會計檔案整理操作步驟

會計檔案整理操作步驟對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。（1）會計憑證的整理。會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應按照有關規(guī)定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。（2）會計憑證的歸檔。首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上“×年×月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。（3）會計賬簿的整理。（4）會計報表的整理。會計報表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構負責人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機構負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。（5）其他會計資料的整理。其他財會資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經(jīng)濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內(nèi)，由財會部門保存。這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。會計檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標準。拓展：會計登賬的四個步驟一、編制憑證由于實踐單位是餐飲類，因此業(yè)務沒有一些大企業(yè)的那么繁瑣，對于憑證，財務通常是全部使用“記賬憑證”，在右上角注明“現(xiàn)收”“現(xiàn)付”“銀收”“銀付”，就不用像大企業(yè)一樣用不同的憑證了，一般大企業(yè)里會使用“收款憑證”“付款憑證”“轉賬憑證”。而關于憑賬的編制方面，由于我們的理論知識基本上是工業(yè)會計，所以在科目上會所不同。比如收取了客人的訂金，是借：現(xiàn)金貸：其他應付款。而且在發(fā)放工資上也沒有工業(yè)會計那么復雜，工業(yè)會計要計件或者計時來算員工的工資，比較復雜，而這是的工資發(fā)放主要依據(jù)員工的出勤率來算的，正式員工每個月有四天假，放假不扣工資，一個月除開休假出勤滿的話，有出勤獎30元，如果是住在員工宿舍的話，每個月還要扣水電費，憑證如下：借：應付職工薪酬管理費用(租金水電、社保紅字沖減)營業(yè)費用(沖減扣款)其他應付款(退員工培訓費)貸：現(xiàn)金。二、登賬其實第一次接觸賬本時，我有點傻眼。因為賬本很大，很重，最主要的是很多，一共是六本，進銷存明細賬(也就是庫存物資)，銷售明細賬(也就是主營業(yè)收入)，應收應付三欄明細賬，資產(chǎn)負債三欄明細賬，費用十七欄借貸明細賬，總分類賬。這里邊比較簡單的就是進銷明細賬，銷售明細賬，因為進銷明細賬只是記錄購進的物資，銷售明細賬主要是記錄主營業(yè)務收入，而由于餐飲類有業(yè)務不多就是重復，因此可以依據(jù)公司的.具體情況來選擇記賬，本公司是按星期記賬，也就是說7-9天的一起做，這樣也大大減少了工作量，而且簡單明了。而應收應付三欄賬，它分兩個部分，前面的一半是應收，后面的全是應付，應收應付再分不同的供應商，應收的話主要就是針對掛賬的公司或客戶，凡是掛賬的通通都要有簽單合同以及單位負責人的簽名，公司的公章等等，一般的私人就采用臨時掛賬，但須本公司經(jīng)理以上的人擔保：應付的分類是按供應商來分的，比如廣州市百福，莫海彬蔬菜，利豐廚具等等……資產(chǎn)負債就要復雜一點，它里面還要分很多，具體有現(xiàn)金，銀行存款，其他應收款，營業(yè)外支出，營業(yè)外收入，待攤費用，固定資產(chǎn)，累計折舊，長期待攤費，短期借款，應付工資，應付福利，應交稅金，其他應付款，預提費用，實收資本，本年利潤，未分配利潤等。費用明細賬就是財務費用，管理費用，以及營業(yè)費用。登賬過程中如果出了錯只要劃掉重寫就可以了，文字錯了用筆劃去，數(shù)字錯了就用紅筆劃去再用黑筆寫上就成，從“現(xiàn)收”開始，每一張憑證都要編號，一般順序是“現(xiàn)收”“銀收”“銀付”“現(xiàn)付”，這個沒有明文規(guī)定，怎么方便就用哪種，一個月的登入完畢后就要本月合計，累計，有的還要結轉，比如費用，收入。賬本在登賬時一定要蓋好章，行一蓋上上年結轉，行末蓋上過次頁，然后再是承前頁，月末再合計，累計就可以了，結轉的數(shù)用紅筆寫。三、匯總、試算平衡做好科目匯總后就編一個試算平衡表