會(huì)計(jì)檔案整理操作步驟

會(huì)計(jì)檔案整理操作步驟對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。（1）會(huì)計(jì)憑證的整理。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。（2）會(huì)計(jì)憑證的歸檔。首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“×年×月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。（3）會(huì)計(jì)賬簿的整理。（4）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月（季）度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄，逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。（5）其他會(huì)計(jì)資料的整理。其他財(cái)會(huì)資料，包括年（季）度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。拓展：會(huì)計(jì)登賬的四個(gè)步驟一、編制憑證由于實(shí)踐單位是餐飲類，因此業(yè)務(wù)沒有一些大企業(yè)的那么繁瑣，對(duì)于憑證，財(cái)務(wù)通常是全部使用“記賬憑證”，在右上角注明“現(xiàn)收”“現(xiàn)付”“銀收”“銀付”，就不用像大企業(yè)一樣用不同的憑證了，一般大企業(yè)里會(huì)使用“收款憑證”“付款憑證”“轉(zhuǎn)賬憑證”。而關(guān)于憑賬的編制方面，由于我們的理論知識(shí)基本上是工業(yè)會(huì)計(jì)，所以在科目上會(huì)所不同。比如收取了客人的訂金，是借：現(xiàn)金貸：其他應(yīng)付款。而且在發(fā)放工資上也沒有工業(yè)會(huì)計(jì)那么復(fù)雜，工業(yè)會(huì)計(jì)要計(jì)件或者計(jì)時(shí)來算員工的工資，比較復(fù)雜，而這是的工資發(fā)放主要依據(jù)員工的出勤率來算的，正式員工每個(gè)月有四天假，放假不扣工資，一個(gè)月除開休假出勤滿的話，有出勤獎(jiǎng)30元，如果是住在員工宿舍的話，每個(gè)月還要扣水電費(fèi)，憑證如下：借：應(yīng)付職工薪酬管理費(fèi)用(租金水電、社保紅字沖減)營(yíng)業(yè)費(fèi)用(沖減扣款)其他應(yīng)付款(退員工培訓(xùn)費(fèi))貸：現(xiàn)金。二、登賬其實(shí)第一次接觸賬本時(shí)，我有點(diǎn)傻眼。因?yàn)橘~本很大，很重，最主要的是很多，一共是六本，進(jìn)銷存明細(xì)賬(也就是庫(kù)存物資)，銷售明細(xì)賬(也就是主營(yíng)業(yè)收入)，應(yīng)收應(yīng)付三欄明細(xì)賬，資產(chǎn)負(fù)債三欄明細(xì)賬，費(fèi)用十七欄借貸明細(xì)賬，總分類賬。這里邊比較簡(jiǎn)單的就是進(jìn)銷明細(xì)賬，銷售明細(xì)賬，因?yàn)檫M(jìn)銷明細(xì)賬只是記錄購(gòu)進(jìn)的物資，銷售明細(xì)賬主要是記錄主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，而由于餐飲類有業(yè)務(wù)不多就是重復(fù)，因此可以依據(jù)公司的.具體情況來選擇記賬，本公司是按星期記賬，也就是說7-9天的一起做，這樣也大大減少了工作量，而且簡(jiǎn)單明了。而應(yīng)收應(yīng)付三欄賬，它分兩個(gè)部分，前面的一半是應(yīng)收，后面的全是應(yīng)付，應(yīng)收應(yīng)付再分不同的供應(yīng)商，應(yīng)收的話主要就是針對(duì)掛賬的公司或客戶，凡是掛賬的通通都要有簽單合同以及單位負(fù)責(zé)人的簽名，公司的公章等等，一般的私人就采用臨時(shí)掛賬，但須本公司經(jīng)理以上的人擔(dān)保：應(yīng)付的分類是按供應(yīng)商來分的，比如廣州市百福，莫海彬蔬菜，利豐廚具等等……資產(chǎn)負(fù)債就要復(fù)雜一點(diǎn)，它里面還要分很多，具體有現(xiàn)金，銀行存款，其他應(yīng)收款，營(yíng)業(yè)外支出，營(yíng)業(yè)外收入，待攤費(fèi)用，固定資產(chǎn)，累計(jì)折舊，長(zhǎng)期待攤費(fèi)，短期借款，應(yīng)付工資，應(yīng)付福利，應(yīng)交稅金，其他應(yīng)付款，預(yù)提費(fèi)用，實(shí)收資本，本年利潤(rùn)，未分配利潤(rùn)等。費(fèi)用明細(xì)賬就是財(cái)務(wù)費(fèi)用，管理費(fèi)用，以及營(yíng)業(yè)費(fèi)用。登賬過程中如果出了錯(cuò)只要?jiǎng)澋糁貙懢涂梢粤?，文字錯(cuò)了用筆劃去，數(shù)字錯(cuò)了就用紅筆劃去再用黑筆寫上就成，從“現(xiàn)收”開始，每一張憑證都要編號(hào)，一般順序是“現(xiàn)收”“銀收”“銀付”“現(xiàn)付”，這個(gè)沒有明文規(guī)定，怎么方便就用哪種，一個(gè)月的登入完畢后就要本月合計(jì)，累計(jì)，有的還要結(jié)轉(zhuǎn)，比如費(fèi)用，收入。賬本在登賬時(shí)一定要蓋好章，行一蓋上上年結(jié)轉(zhuǎn)，行末蓋上過次頁，然后再是承前頁，月末再合計(jì)，累計(jì)就可以了，結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)用紅筆寫。三、匯總、試算平衡做好科目匯總后就編一個(gè)試算平衡表