OA系統(tǒng)管理制度

江蘇**（團(tuán)）有限公司OA系統(tǒng)管理制度

文件編號CWQM-2016版

本：生效時(shí)間2016-1-12控制狀態(tài)使用部門編日

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批日2016-1201-12生效江蘇*集團(tuán)）有公司

發(fā)

布

公司OA系統(tǒng)使用管理度一、總則1】為提高公司的整體運(yùn)行工作效率，保障信息傳遞的流暢性、準(zhǔn)確性和高效性，同時(shí)結(jié)合公司的實(shí)際，特制定本制度。2】公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡OA）管理平臺，采用服務(wù)/客戶端瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化辦公和信息資源共享，同時(shí)也是有效降低企業(yè)管理成本的有效工具。系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，提高公司辦公整體管理水平的重要手段。二、組織責(zé)OA系統(tǒng)運(yùn)行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。各職能部門職責(zé)如下：行政部1】行政部是公司OA系統(tǒng)的歸口管理部門主要職責(zé)為：2】負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)建章立制、運(yùn)行監(jiān)管、安全維護(hù)等；3】負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；4】負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計(jì)輸入的審核；5】負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限設(shè)置；6】負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)狀態(tài)；7】負(fù)責(zé)工作流程的歸檔、提供查詢；8】協(xié)助HR培訓(xùn)分支組織操作培訓(xùn)；9】協(xié)助公司各職能信息搜集、提取的需求；10】負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查。11】負(fù)責(zé)OA

系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，服務(wù)器的日常管理維護(hù)。12】負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；13】負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級及數(shù)據(jù)備份；人力資部主要職責(zé)如下：

人力資源部負(fù)責(zé)為OA系統(tǒng)提供現(xiàn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，用戶的流動(dòng)信息。職責(zé)如下：1】負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、新增用戶的權(quán)限審核；2】負(fù)責(zé)提供用戶（變更或注銷）信息提報(bào)至行政部；質(zhì)檢部主要職責(zé)如下：1】負(fù)責(zé)公司及部門規(guī)章制度、文件系統(tǒng)簽發(fā)版本編寫標(biāo)準(zhǔn)的制定；2】負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)簽發(fā)文件、制度版本號、文件號的統(tǒng)一匯編工作；3】負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)簽發(fā)文件、度原件的受控、歸檔等文控工作，不得出現(xiàn)遺失、借閱記錄不清、責(zé)任部門的現(xiàn)象。其它職部門主要職責(zé)如下：1】各職能部門有OA賬戶的每日上班須第一時(shí)間打開系統(tǒng)，進(jìn)行文件審閱、批復(fù)工作；2】各職能部門有戶的若出現(xiàn)出公差的情況，必須用手機(jī)下載OA戶端，OA件批復(fù)效果必須是跟在公司時(shí)效性一致；3各職能部門根據(jù)實(shí)際情況需要更改流程的需按照OA流程更改流程報(bào)批后交由行政部統(tǒng)一更改。三、OA文件及程管理要1】公司各部門發(fā)出、報(bào)送的各類OA文件（含通知、申請、報(bào)告、報(bào)表等信息）原則上統(tǒng)一采用公司統(tǒng)發(fā)出，發(fā)出部門必須負(fù)責(zé)督促整個(gè)OA程及時(shí)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)，時(shí)效性必須符合以下條款。序號12345

流程類型部門內(nèi)未涉及分管領(lǐng)導(dǎo)部門內(nèi)涉及分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出文件涉及總經(jīng)理文件指令督辦部門文件指令督辦部門

批復(fù)時(shí)效8小時(shí)24小時(shí)內(nèi)48小時(shí)內(nèi)批復(fù)結(jié)束24小時(shí)內(nèi)批復(fù)結(jié)束24小時(shí)內(nèi)

管控辦法超出負(fù)激勵(lì)50元超出負(fù)激勵(lì)30元超出負(fù)激勵(lì)10元主觀原因超出負(fù)激勵(lì)100元客觀原因超出執(zhí)行者或部門必須予以郵件回復(fù)

考核對象未批復(fù)者未批復(fù)者未批復(fù)者指令未執(zhí)行者或部門累計(jì)不得超出3次，反正負(fù)激勵(lì)

6OA指令執(zhí)行異常通報(bào)

異常發(fā)生點(diǎn)

由文件發(fā)出部門提報(bào)績效考核主管處按制度處理，監(jiān)管由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)不定期抽查

20元發(fā)現(xiàn)有舞弊現(xiàn)象，舞弊部門負(fù)激勵(lì)100元2】遇特殊情況或緊急事件（來不急O(jiān)A流程）的如銷售接待費(fèi)用等，OA流程發(fā)起部門負(fù)責(zé)人以電話、短信方式報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后補(bǔ)流程，并將手機(jī)短信截圖作為附件一并傳送；3】電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質(zhì)文件，各部門申請報(bào)批后由行政部提取正式文件；4】在OA上發(fā)布的文件各相關(guān)部門會(huì)簽結(jié)束后，由文件發(fā)起部門。四、登陸范1】系統(tǒng)用戶必須建立個(gè)人密鑰，填寫個(gè)人信息，保護(hù)好個(gè)人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計(jì)算機(jī)，如暫停OA辦公需及時(shí)注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境；2】登陸OA統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。五、安全密1】OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得冒用他人賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。2】未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；3】發(fā)生泄密的情況，將按度及保密規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任且處罰權(quán)歸屬公司行政