公司采購管理制度范本

公司采購管理制度范本一、采購管理制度目的為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部采購管理，規(guī)范采購申報程序、統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格控制成本、合理調(diào)配、利用物質(zhì)資源、嚴(yán)明采購紀(jì)律，特制定本制度。做到有章可循，以保證各項生產(chǎn)、業(yè)務(wù)工作的正常進(jìn)行，下面是某地產(chǎn)集團(tuán)有限公司采購管理制度范本。二、本公司采用統(tǒng)一采購方式，以期發(fā)揮下列優(yōu)勢1.節(jié)省相關(guān)人力、物力，簡化或合并相關(guān)業(yè)務(wù)。2.有效統(tǒng)一管制各項物品、物料用量，降低庫存量，減少資金積壓。3.利用群組技術(shù)以降低材料采購成本。4.加強(qiáng)采購稽查，以確保采購品質(zhì)及成本目標(biāo)。三、采購管理制度原則1.嚴(yán)格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則。2.嚴(yán)格遵守集團(tuán)采購配送中心統(tǒng)一詢價定標(biāo)的原則。3.嚴(yán)格遵守“三個三”原則。1）選購三原則。（1）一種物品采購各部分別找三家。（2）一種物品分別報三家。（3）一種物品最后定一到三家。2）定購三原則。（1）同類物品質(zhì)量最優(yōu)。（2）同類物品價格最低。（3）同類物品的供應(yīng)商服務(wù)最好。3）驗收三原則管理制度。（1）由集團(tuán)采購管理制度配送中心、使用部門、資產(chǎn)管理部門等部門共同參與驗收。（2）經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效。（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅決退換。四、采購申請審批制度1.原材料或零配件的請購。1）需求部門請購。（1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單。（2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。（3）當(dāng)生產(chǎn)所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數(shù)量時，則同意請購。2）倉儲部門請購。（1）倉庫部門在庫存材料已達(dá)到最低庫存量時提出請購申請。（2）倉庫主管簽字的請購單需要通過審批。①采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認(rèn)為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預(yù)算。②經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進(jìn)行審核，如果該項請購在經(jīng)營目標(biāo)和采購預(yù)算范圍內(nèi)，財務(wù)部簽字確認(rèn)后可交采購部門辦理手續(xù)。③采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。2.臨時性商品的請購。（1）臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。（2）使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其具體目的和實際用途。（3）請購單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并須經(jīng)財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)和總裁簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。3.經(jīng)常性服務(wù)項目的請購。（1）經(jīng)常性服務(wù)項目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項目，例如公用事業(yè)、期刊、保安等服務(wù)項目。（2）使用部門需要這些服務(wù)時，提出請購單，由財務(wù)部、總裁進(jìn)行審核、審批。4.特殊服務(wù)項目的請購。（1）特殊服務(wù)項目請購是指保險、廣告、法律和審計等服務(wù)采購申請。（2）總裁、董事會或股東大會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。（3）審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，分析申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù)所及費(fèi)用水平是否合理等，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，這些特殊服務(wù)項目才能進(jìn)行采購。5.請購單規(guī)定。1）請購單的開列。（1）請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)庫存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算以及庫存情況開立請購單。（2）請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單。（3）各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支，都必須按計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單所列內(nèi)容填報。（4）請購單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請購核準(zhǔn)權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。2）需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)根據(jù)請購單附表，以一單多品方式，提出請購。3）緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4）材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進(jìn)行的，請購部門應(yīng)于請購單上注明要求。5）物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。6.免開請購單部分。（1）總務(wù)性用品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理采購。（2）零星采購及小額零星采購材料項目。7.請購事項的撤銷。1）撤銷請購事項時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第一二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。2）采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項。（1）采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。（2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門。（3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。五、統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)范圍1.辦公事務(wù)用品及文具用品、表單印制。2.生產(chǎn)所用原物料、物品（含直接材料、間接材料、消耗品）。3.機(jī)器、儀器設(shè)備、工具（含零配件、量具、夾具、模具、檢查儀器）。4.廠房設(shè)備營繕及修繕工程。5.開發(fā)新廠商，以降低成本，提高品質(zhì)，確保交期。6.國外進(jìn)口零件。六、采購管理制度范本立項程序1.固定資產(chǎn)（含車輛）。申購部門/單位填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”f主管領(lǐng)導(dǎo)審批f集團(tuán)資產(chǎn)管理部門意見f集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示f集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ簧曩彶块T（單位）辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。2.低值易耗品。申購部門（單位）填寫“低值易耗品購置審批表”一中心（部門）負(fù)責(zé)人審批f主管領(lǐng)導(dǎo)審批f集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ簧曩彶块T（單位）辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。3.辦公文具、耗材類。1）辦公文具類申購流程：集團(tuán)采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應(yīng)商：（1）計劃內(nèi)：申購部門/單位每月初填寫“XX集團(tuán)月份文具用品/申購表”（辦公文具限額每人每月10元）f部門負(fù)責(zé)人審核一由總裁辦匯總審核后實施采購、辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù);（2）計劃外：申購部門/單位填寫呈批報告一集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審核f集團(tuán)采購配送中心詢價定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ簧曩彶块T/單位辦理結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。2）耗材類申購流程。（1）計劃內(nèi)：申購部門/單位每月初填寫“集團(tuán)耗材申購表”f部門負(fù)責(zé)人審核f信息中心匯總審核f集團(tuán)總裁審批f集團(tuán)采購配送中心詢價、定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ挥缮曩彶块T/單位辦理結(jié)算手續(xù)。（2）計劃外；申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”f部門負(fù)責(zé)人審核f主管領(lǐng)導(dǎo)審批f集團(tuán)采購配送中心詢價、定標(biāo)，并下發(fā)采購?fù)ㄖ挥缮曩彶块T/單位辦理合同及結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。4.綠化、飲用水、印刷制品、廣告制品、辦公家具與電腦等設(shè)備、樣板房家私與飾品、車輛保險等共享物資，集團(tuán)采購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應(yīng)商。5.采購?fù)ㄖ毺峁┮环萁o價格監(jiān)督部。該部有權(quán)對價格進(jìn)行抽查，對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進(jìn)行查處。6.采購時除參考上列資料外，另需準(zhǔn)備相關(guān)圖示、質(zhì)量指標(biāo)、驗收基準(zhǔn)等。七、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購案件”開始進(jìn)行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進(jìn)行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。八、進(jìn)口物資采購供應(yīng)工作制度1.根據(jù)各部門上報的年度工程、維護(hù)所需要的進(jìn)口物資計劃，結(jié)合倉庫現(xiàn)有物資庫存情況，擬訂年度進(jìn)口物資采購計劃，上報公司領(lǐng)導(dǎo)審批下達(dá)進(jìn)口物資的采購任務(wù)。2.加強(qiáng)進(jìn)口物資采購工作的管理，切實做好公司引進(jìn)小組確定的各項進(jìn)口設(shè)備、物資的招標(biāo)、詢價、合同起草、批文的申請、物資報關(guān)、到貨處理和貨款結(jié)算等各項工作。3.認(rèn)真執(zhí)行公司部門擬訂的合同、單證審批會簽手續(xù)，增加進(jìn)口物資在采購過程中的透明度。對進(jìn)口物資的合同簽訂、貨款預(yù)付、到貨后的檢查驗收以及貨款支付各個環(huán)節(jié)的工作，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，萬無一失。4.執(zhí)行對大宗進(jìn)口物資實行招標(biāo)，小宗進(jìn)口物資進(jìn)行多家報價的詢價原則，選擇供貨時間短、產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良、價格條件合理的供應(yīng)商，購買物美價廉的進(jìn)口物資，保障工程和維護(hù)生產(chǎn)的需要。5.嚴(yán)格執(zhí)行國家發(fā)布的“進(jìn)口物資管理規(guī)定”、“申報進(jìn)口物資批文規(guī)定”以及“進(jìn)口物資報關(guān)管理制度”等。遵守公司的各項規(guī)章制度，做到有令即行，有禁即止。全體進(jìn)口物資采購員、辦事員、業(yè)務(wù)員必須牢固樹立企業(yè)主人翁的思想，盡職盡責(zé)，在商務(wù)工作和對外業(yè)務(wù)工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。九、采購控制制度1.采購方式控制。1）訂單采購方式。（1）采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量以及交貨時間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿。（2）供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。（3）訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財務(wù)部門檢查訂單的合理性。2）合同訂貨方式。（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。（2）供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗收貨物并支付款項。3）直接采購方式。采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。4）比質(zhì)比價采購方式。選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進(jìn)行對比分析，在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價格最低的供應(yīng)商。5）緊急采購方式。因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在出現(xiàn)臨時、突發(fā)狀況時方可采用。6）采購方式選擇。（1）根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。（2）一般商品或勞務(wù)的采購應(yīng)采用采購訂單或合同訂貨等方式。小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。（4）重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。（5）大宗原料、燃料和輔料的采購，基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。2.采購數(shù)量控制。（1）采購數(shù)量應(yīng)該嚴(yán)格按照采購計劃進(jìn)行確定。（2）采購員應(yīng)審查每份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。（3）檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意采購。（4）對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算成本。（5）對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。3.采購時間控制。1）采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運(yùn)貨時間、驗收時間和入庫時間等。2）根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。（1）現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)。從實際使用或需要日期算起，計算出合理的采購時間。（2）以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟(jì)的訂貨方式。采購時間通常是按照庫存量控制的方法來確定的。（3）保險儲備量和定量。當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點時就是采購時間。3）對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。4）采購時間的控制由倉庫管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。4.供應(yīng)商選擇。1）采購部與使用部門根據(jù)企業(yè)實際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。2）采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價，挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。3）選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)。（1）供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。（2）供應(yīng)商按國家（國際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。（3）有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。（5）同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。（6）采購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。4）供應(yīng)商現(xiàn)場評審。采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的意見和建議。5）供應(yīng)商評價內(nèi)容。（1）采購部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。（2）財務(wù)部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商要求的付款條件等。（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進(jìn)行評價。6）適用范圍。（1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。（2）必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。（3）對于普通物資的供應(yīng)商，無須進(jìn)行現(xiàn)場評審。（4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進(jìn)行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進(jìn)行采購。7）“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽訂。（1）采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽訂“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。（2）“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。8）樣品需求與供應(yīng)商送樣。（1）如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。（2）樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。9）樣品確認(rèn)。（1）樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。（2）經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標(biāo)簽”，并注明合格或不合格，標(biāo)志檢驗狀態(tài)。（3）合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。10）確定合格供應(yīng)商名單。（1）采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交采購經(jīng)理審核。（2）采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。（3）原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。（4）唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可列入“合格供應(yīng)商名單”。5.訂單的控制。1）采購價格審核。（1