公司檔案資料管理辦法

金自天正管理制度 FILENAME公司檔案資料管理辦法第3頁(yè) DATE\@"yy-M-d"23-6-11JT-GS-05公司檔案資料管理辦法（試行）一、目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及國(guó)家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)各方面的具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物、文字、圖紙、圖片、軟盤(pán)、光盤(pán)、聲、像等資料。三、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)公司設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門(mén)綜合辦公室及專職或兼職檔案員對(duì)本部門(mén)歸檔文件資料進(jìn)行初級(jí)管理。四、檔案歸檔1．歸檔要求歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤(pán)）同存時(shí)，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫(xiě)受控編號(hào)。歸檔的文件和資料要求質(zhì)量?jī)?yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書(shū)寫(xiě)。對(duì)軟盤(pán)、光盤(pán)、聲像、照片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書(shū)寫(xiě)標(biāo)題及編號(hào)，無(wú)涂改。凡對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文件、資料、實(shí)物等，各部門(mén)有責(zé)任及時(shí)歸檔。因歸檔不及時(shí)造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門(mén)須承擔(dān)責(zé)任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門(mén)與檔案室擬定保密級(jí)別和限制查閱使用范圍。2．歸檔時(shí)間工程、研發(fā)項(xiàng)目資料在項(xiàng)目完工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價(jià)值的文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔。3．歸檔程序和手續(xù)各類檔案在歸檔前由各部門(mén)兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時(shí)要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門(mén)雙方當(dāng)面清點(diǎn)簽字后備查。對(duì)不完整、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門(mén)完善達(dá)到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項(xiàng)目的成套資料在歸檔時(shí)要有資料目錄，并按要求提供《圖紙資料存檔清單》。4．歸檔責(zé)任部門(mén)公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會(huì)議材料、外來(lái)文件由公司辦公室負(fù)責(zé)。各職能部發(fā)的文件、管理細(xì)則由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)。技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)。5．歸檔范圍工程類（見(jiàn)附件二）研發(fā)類（見(jiàn)附件三）產(chǎn)品生產(chǎn)類（見(jiàn)附件四）管理類（見(jiàn)附件五）其他類6．管理文件和資料的歸檔凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號(hào)歸檔，不得缺少。公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。7．技術(shù)文件和資料的歸檔凡公司及所屬各部的工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、產(chǎn)品生產(chǎn)、工藝文件、會(huì)鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。八、其他本辦法自公布之日起實(shí)行，解釋權(quán)歸公司辦公室。附件一：有關(guān)表格、清單樣本《受控文件和資料清單》《檔案移交（接收）登記》《文件和資料更改通知單》《文件和資料更改登記表》《設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單》《技術(shù)文件和資料處置表》《終止執(zhí)行文件和資料目錄》《申請(qǐng)銷毀文件和資料目錄》《圖紙資料存檔清單》《文件資料借閱申請(qǐng)單》《文件資料借閱單》附件二：工程項(xiàng)目資料歸檔范圍設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)合同書(shū)及附件、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要系統(tǒng)原理圖、施工圖軟件功能規(guī)格書(shū)、軟件框圖、程序清單、軟件測(cè)試大綱、測(cè)試報(bào)告系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說(shuō)明、系統(tǒng)操作使用說(shuō)明書(shū)調(diào)試過(guò)程中的原始記錄竣工圖用戶驗(yàn)收證明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、向用戶提交資料的交接記錄項(xiàng)目鑒定、獲獎(jiǎng)證書(shū)、用戶感謝信注：除3、4、5、7項(xiàng)要求同時(shí)提供軟盤(pán)及書(shū)面材料外，其余均需提供材料的原件附件三：研發(fā)項(xiàng)目資料歸檔范圍項(xiàng)目提案、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)初步設(shè)計(jì)文檔資料、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔資料測(cè)試記錄、測(cè)試報(bào)告工業(yè)試驗(yàn)報(bào)告、開(kāi)發(fā)中評(píng)報(bào)告生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、銷售準(zhǔn)備文件開(kāi)發(fā)終評(píng)、產(chǎn)品認(rèn)證鑒定、獲獎(jiǎng)證書(shū)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)附件四：產(chǎn)品生產(chǎn)文件資料歸檔范圍產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)）、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品手冊(cè)產(chǎn)品零部件圖、裝