文件管理規(guī)范

文獻(xiàn)管理規(guī)范編制/日期審核/日期同意/日期文獻(xiàn)修訂履歷日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容編寫(xiě)人審核人同意人1。目的：規(guī)范質(zhì)量體系文獻(xiàn)和資料的管理。2.合用范疇：本規(guī)范合用于質(zhì)量體系文獻(xiàn)和資料的日常管理。3.文獻(xiàn)根據(jù)：3.1《質(zhì)量手冊(cè)》3.2《文獻(xiàn)控制程序》3.3《文獻(xiàn)編寫(xiě)規(guī)范》4。職責(zé)：4.1文控中心：負(fù)責(zé)對(duì)公司受控的文獻(xiàn)和資料實(shí)施規(guī)范管理,具體執(zhí)行《文獻(xiàn)管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定。4。2各部門(mén):按照《文獻(xiàn)管理規(guī)范》操作,負(fù)責(zé)本部門(mén)文獻(xiàn)和資料的規(guī)范管理.5.文獻(xiàn)的管理5.1文獻(xiàn)的接受5.1.1接受新文獻(xiàn)后，應(yīng)分類(lèi)在《文獻(xiàn)記錄表》和《表單記錄表》上進(jìn)行登記.5。1.2接受、更改或作廢文獻(xiàn)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。5.1.3部門(mén)文員接受文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)對(duì)照《文獻(xiàn)新制/更改/作廢申請(qǐng)》、《技術(shù)資料發(fā)放清單》的發(fā)放內(nèi)容，進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)后簽字接受5.2文獻(xiàn)的受控發(fā)放5.2。1質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè)、程序文獻(xiàn)按管理者代表擬定的《研祥質(zhì)量/環(huán)境管理體系一、二級(jí)文獻(xiàn)發(fā)放范疇一覽表》發(fā)放.5.2。2三級(jí)文獻(xiàn)（除技術(shù)資料外）和環(huán)境統(tǒng)計(jì)按同意人擬定的《文獻(xiàn)新制/更改/作廢申請(qǐng)》的發(fā)放范疇發(fā)放。5。2。3技術(shù)資料按《電子類(lèi)技術(shù)資料發(fā)放范疇》、《機(jī)械類(lèi)技術(shù)資料發(fā)放范疇》發(fā)放。5.2。4四級(jí)表單實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)上共享，其更新以文控中心的告知郵件為準(zhǔn)。5。2.6文獻(xiàn)的執(zhí)行日期以文獻(xiàn)的受控日期為準(zhǔn)。5.2。5全部受控的文獻(xiàn)在發(fā)放前要按規(guī)定進(jìn)行審核,必須有編寫(xiě)、審核、同意人的簽名或加蓋有效名章。5。2。8經(jīng)審核、同意后的受控文獻(xiàn)，發(fā)放前由發(fā)文部門(mén)向文控中心同時(shí)提供內(nèi)容一致的紙質(zhì)文檔和電子文檔。5.2.9全部受控發(fā)放的文獻(xiàn)一律由文控中心復(fù)制、裝訂,并在復(fù)制件蓋上紅色“受控文獻(xiàn)”或“試制文獻(xiàn)”印章（印章樣式見(jiàn)附圖）.其它人不允許在受控文獻(xiàn)上私自加蓋圖章.5.2。10文控文員必須先對(duì)發(fā)放的文獻(xiàn)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),做到精確無(wú)誤.5.2。11部門(mén)文員在接受文獻(xiàn)時(shí)，必須當(dāng)場(chǎng)根據(jù)發(fā)放清單清點(diǎn)核對(duì)，簽字確認(rèn)。新制的文獻(xiàn)登記后立刻下發(fā)傳閱；更改的文獻(xiàn)登記后立刻換下對(duì)應(yīng)的舊版文獻(xiàn)，以確保文獻(xiàn)現(xiàn)行有效。5。3文獻(xiàn)的更改、回收和作廢5.3。1體系文獻(xiàn)(技術(shù)資料類(lèi)除外）需要更改和作廢時(shí),必須填寫(xiě)《文獻(xiàn)新制/更改/作廢申請(qǐng)》。技術(shù)資料類(lèi)文獻(xiàn)需要更改和作廢時(shí)，必須填寫(xiě)DCN（設(shè)計(jì)更改告知)或ECN（工程更改告知)。5.3。2對(duì)已定型（鑒定)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)更改,應(yīng)征得顧客的同意，并由有關(guān)部門(mén)作好設(shè)計(jì)更改統(tǒng)計(jì)的保存。5.3.3文控中心負(fù)責(zé)一、二、三、四級(jí)文獻(xiàn)目錄的共享。部門(mén)文員負(fù)責(zé)核對(duì)，以確保本部門(mén)使用的文獻(xiàn)資料為最新版本.5。3。4文獻(xiàn)的作廢由文控中心執(zhí)行。作廢的正本舊版文獻(xiàn)加蓋藍(lán)色“作廢文獻(xiàn)”印章（印章樣式見(jiàn)附圖），裝入文獻(xiàn)作廢袋保存，其作廢的年限按《受控文獻(xiàn)保密管理方法》執(zhí)行。5。3.5各部門(mén)退回的密級(jí)為公司秘密以上（含公司秘密)的舊版文獻(xiàn),登記后全部予以銷(xiāo)毀.其它的舊版文獻(xiàn)加蓋作廢章后,能夠整頓運(yùn)用。5.3。6部門(mén)文員負(fù)責(zé)把應(yīng)退的舊版文獻(xiàn)和填寫(xiě)的《舊版本文獻(xiàn)記錄表》準(zhǔn)時(shí)退回文控中心。因故不能將舊版文獻(xiàn)準(zhǔn)時(shí)退回時(shí),要向文控中心申報(bào)并闡明因素，否則一律視為沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)退回。5.4文獻(xiàn)的保存5。4.1文控中心將文獻(xiàn)的正本復(fù)制發(fā)放后，負(fù)責(zé)正本的及時(shí)歸檔保存。5.4.2文獻(xiàn)要分類(lèi)裝訂，建立目錄，標(biāo)記規(guī)范，易于查找。5.4.3文獻(xiàn)在歸檔保存時(shí)，5.4.4文控中心檔案室閑人免進(jìn),嚴(yán)禁他用。5.4.5文控中心檔案室應(yīng)：防盜、防蛀、防火、防潮、防塵。5.5。文獻(xiàn)的借閱(用)和傳閱5。5。15.5。2受控文獻(xiàn)在使用過(guò)程中不許添加、涂刮、劃改；要確保文獻(xiàn)完好無(wú)損、及時(shí)償還.5。5。3公司絕密級(jí)文獻(xiàn)借用需填寫(xiě)《受控文獻(xiàn)借用審批單》；原理圖紙質(zhì)件和樣板借用需填寫(xiě)《原理圖紙質(zhì)件、樣板借用審批單》，經(jīng)審批后予以辦理。其它文獻(xiàn)借用填寫(xiě)《文獻(xiàn)借閱記錄表》后可辦理借用。5。5.4部門(mén)的《文獻(xiàn)借閱記錄表》、《文獻(xiàn)傳閱記錄表》定時(shí)由文員整頓裝訂后，送文控中心存檔。5.5.5為確保電子檔文檔在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中的安全性，電子檔文獻(xiàn)收到后應(yīng)從郵箱中立刻去除,嚴(yán)禁轉(zhuǎn)發(fā)別人。5.5。6受控樣品只限借用人本人使用，嚴(yán)禁私自拆裝，償還時(shí)必須確保完好。5.5.7借閱部門(mén)文獻(xiàn)資料時(shí)，應(yīng)按下列程序辦理：5。5.7。1填寫(xiě)該部門(mén)的《文獻(xiàn)借閱記錄表》。5。5。7.2由部門(mén)文員查取所借文獻(xiàn)資料交給借閱者本人.5.5。7.3對(duì)償還的文獻(xiàn)資料，文員必須進(jìn)行認(rèn)真檢查核對(duì)，待精確無(wú)誤后再銷(xiāo)帳歸檔.如事后有誤，則由該文員承當(dāng)全部責(zé)任。5.5。7。4因需向供應(yīng)商等外部人員提供技術(shù)資料時(shí),由部門(mén)指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)登記、5.5.8文獻(xiàn)的傳閱5.5。8。1文獻(xiàn)發(fā)放到部門(mén)后，文員必須立刻登記并填寫(xiě)《文獻(xiàn)傳閱記錄表》,把新發(fā)的文獻(xiàn)送給有關(guān)人員傳閱?！段墨I(xiàn)傳閱記錄表》應(yīng)按體系文獻(xiàn)類(lèi)和技術(shù)資料類(lèi)分開(kāi)登記。5.5。8.2傳閱人應(yīng)立刻傳閱并在《文獻(xiàn)傳閱記錄表》上簽名和日期。5。6文獻(xiàn)的增發(fā)和補(bǔ)發(fā)5。6。1在文獻(xiàn)發(fā)放范疇內(nèi)已發(fā)放的文獻(xiàn)，因故丟失、損壞而需要文控中心重新發(fā)放的文獻(xiàn)為補(bǔ)發(fā)。5。6。2不在文獻(xiàn)發(fā)放范疇內(nèi)發(fā)放的文獻(xiàn),需要文控中心增加發(fā)放的文獻(xiàn)為增發(fā)。5。6。3增發(fā)和補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《增發(fā)資料申請(qǐng)單》、《補(bǔ)發(fā)資料申請(qǐng)單》,經(jīng)各級(jí)核準(zhǔn)后、由文控中心同意發(fā)放。5。7DCN/ECN的管理5。7。1DCN（設(shè)計(jì)更改告知）、ECN（工程更改告知）的編寫(xiě)應(yīng)精確、清晰,編寫(xiě)、審核、同意簽名齊全.5.7.2DCN/ECN由文控中心加蓋紅色“DCN/ECN專(zhuān)用”圖章（印章樣式見(jiàn)附圖）。5.7.3受控下發(fā)的DCN/ECN應(yīng)按5.4.2保存，部門(mén)不能自行作廢。5.7。4部門(mén)根據(jù)需要只能復(fù)制加蓋紅色“DCN/ECN專(zhuān)用"圖章的DCN和ECN。5.7.5部門(mén)復(fù)制使用后不需要保存的DCN/ECN，必須由文員統(tǒng)一整頓、核對(duì)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、同意后作廢。5.8磁、光盤(pán)等電子文獻(xiàn)的管理5。8.1磁盤(pán)、光盤(pán)等電子文獻(xiàn)的正本由文控中心保存,其拷貝的副本應(yīng)加蓋紅色“受控文獻(xiàn)”或“試制文獻(xiàn)”印章.5.8。2磁盤(pán)、光盤(pán)等電子文獻(xiàn)必須標(biāo)記清晰。給磁盤(pán)文獻(xiàn)加標(biāo)簽時(shí)，應(yīng)先在標(biāo)簽上寫(xiě)好字，再貼到磁盤(pán)上，不要直接按觸磁盤(pán)的磁表面.5.8。3磁盤(pán)、光盤(pán)等電子文獻(xiàn)要放在遠(yuǎn)離磁源的位置。5。8。4磁盤(pán)、光盤(pán)等電子文獻(xiàn)的寄存應(yīng)立放、防塵、通風(fēng)、干燥.5.8.5磁盤(pán)文獻(xiàn)要進(jìn)行寫(xiě)保護(hù),以避免使用時(shí)數(shù)據(jù)被意外覆蓋而丟失.5.9外來(lái)文獻(xiàn)的管理5.9。1國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則、設(shè)備類(lèi)操作闡明書(shū)等外來(lái)文獻(xiàn)，應(yīng)先送文控中心登記受控，加蓋紅色“受控外來(lái)文獻(xiàn)”印章(印章樣式見(jiàn)附圖）,再辦理借閱.5.9.2顧客的資料（顧客對(duì)產(chǎn)品性能規(guī)定的需要等）、客戶(hù)或供應(yīng)商提供的檢查、測(cè)試、制造等資料,各部門(mén)收集整頓后，送文控中心登記受控。5.10網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)的管理5.10。1網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)的具體管理由網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé).5。10.2網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)的安全由網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)設(shè)立使用授權(quán)人，用以防毒及避免丟失。5。11文獻(xiàn)管理的有關(guān)規(guī)定5。11。1文員交接規(guī)定5.11。1.1部門(mén)文員因故辭職或換崗時(shí)，新老文員必須對(duì)部門(mén)的受控文獻(xiàn)按照目錄清單進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并由新老文員、部門(mén)負(fù)責(zé)人在交接清單上簽字確認(rèn)。5.11.1.2由文控中心提供交接清單。5.11.1.3文獻(xiàn)交接工作由老文員負(fù)責(zé)，應(yīng)在2周內(nèi)完畢。如有其它因素不能準(zhǔn)時(shí)完畢應(yīng)提前向文控中心申報(bào)。5。11。1.4交接工作按規(guī)定完畢后，文控中心在《員工辭工（調(diào)崗）表》簽字。5.11。1.5部門(mén)文員工作發(fā)生變動(dòng)或增設(shè)新文員時(shí)，應(yīng)告知文控中心。因文員工作變動(dòng)造成的文獻(xiàn)交接規(guī)定按5。11.1。1、2、3執(zhí)行。5。11.1。6新文員因故未到崗時(shí)，部門(mén)負(fù)責(zé)人必須安排人員進(jìn)行交接并臨時(shí)接替原文員的文獻(xiàn)管理工作;否則由此產(chǎn)生的后果由部門(mén)負(fù)責(zé)人承當(dāng).5。11.2對(duì)沒(méi)有執(zhí)行文獻(xiàn)借閱制度和傳閱制度者,發(fā)現(xiàn)一次每人罰款5元.5。11.3對(duì)于丟失的文獻(xiàn):技術(shù)資料類(lèi)文獻(xiàn)每張罰款5元,其它文獻(xiàn)每份罰款20元;磁盤(pán)、色板每張罰款10元，光盤(pán)20元.罰款由丟失人承當(dāng).當(dāng)查找不到具體丟失人時(shí),罰款由該部門(mén)文員或負(fù)責(zé)人承當(dāng)。當(dāng)已被罰款的文獻(xiàn)資料找到交回文控中心后，返原罰款金額的二分之一。5.11。4對(duì)于丟失原理圖等密級(jí)為公司機(jī)密（含公司機(jī)密）以上的技術(shù)資料者，其罰款額按5.11.3的規(guī)定加大10倍,并予以當(dāng)事人有關(guān)處分，另視輕重程度予以辭退、降職解決，情節(jié)嚴(yán)重者將進(jìn)行法律訴訟.5.11。5對(duì)于丟失的外來(lái)文獻(xiàn)，其原件按5倍、其復(fù)制件按2倍罰款；對(duì)沒(méi)有明確價(jià)格的文獻(xiàn)資料，視輕重程度罰款從50元起.5.11.6對(duì)于丟失的樣品,除當(dāng)事人按照樣品單價(jià)的十倍價(jià)格罰款外，另視輕重程度予以辭退、降職解決，情節(jié)嚴(yán)重者將進(jìn)行法律訴訟。5。11.7對(duì)于損壞文獻(xiàn)的當(dāng)事人和有關(guān)負(fù)責(zé)人,視輕重程度罰款10-1000元。5.11。8發(fā)現(xiàn)丟失文獻(xiàn)和樣品應(yīng)及時(shí)上報(bào).對(duì)于隱瞞不報(bào)、弄虛作假和丟失整套文獻(xiàn)資料的當(dāng)事人及有關(guān)負(fù)責(zé)人，視輕重程度予以辭退、降職、罰款解決，情節(jié)嚴(yán)重者將進(jìn)行法律訴訟。5.11.9文員若發(fā)現(xiàn)或找回應(yīng)退的舊幅員紙資料,應(yīng)立刻主動(dòng)退回文控中心作廢。文控中心一旦發(fā)現(xiàn)該部門(mén)還存有遺漏的舊幅員紙資料，每張罰款55。11。10對(duì)把文獻(xiàn)資料私自外拿、翻錄復(fù)制者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)一律予以辭退開(kāi)除，并視輕重程度予以罰款解決5.11。11罰（獎(jiǎng)）款單由文控中心負(fù)責(zé)開(kāi)具，交財(cái)務(wù)部門(mén)扣(發(fā)）。對(duì)拒交罰款者，按公司有關(guān)規(guī)定解決。6.質(zhì)量統(tǒng)計(jì)6。1《文獻(xiàn)新制/更改/作廢申請(qǐng)》6.2《文獻(xiàn)記錄表》6。3《表單記錄表》6.4《技術(shù)資料發(fā)放清單》6.5《技術(shù)資料發(fā)放范疇》6.6