行政部采購(gòu)管理制度

行政部采購(gòu)管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司行政部負(fù)責(zé)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、勞保用品、日常維修材料等各類(lèi)物資的采購(gòu)。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)渠道和談判方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，杜絕不正當(dāng)交易。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。

二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策小組組成：由公司管理層、行政部負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)代表組成。職責(zé)：審議采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，包括采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等。監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。2.行政部采購(gòu)崗位采購(gòu)專(zhuān)員職責(zé)：根據(jù)公司需求，制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，并提交采購(gòu)決策小組審議。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的具體實(shí)施，包括尋找供應(yīng)商、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購(gòu)合同等。跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)款項(xiàng)的結(jié)算和支付。權(quán)限：在采購(gòu)決策小組確定的采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)方式范圍內(nèi)，有權(quán)選擇供應(yīng)商和簽訂采購(gòu)合同。對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等有建議權(quán)。采購(gòu)審核人員職責(zé)：對(duì)采購(gòu)專(zhuān)員提交的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票等進(jìn)行審核。檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)物資是否符合公司要求。協(xié)助采購(gòu)專(zhuān)員處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。權(quán)限：對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同等有權(quán)提出修改意見(jiàn)或拒絕審核通過(guò)。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為有監(jiān)督和報(bào)告權(quán)。

三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給行政部采購(gòu)專(zhuān)員。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)分類(lèi)編號(hào)，建立采購(gòu)申請(qǐng)臺(tái)賬，以便跟蹤和查詢(xún)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)專(zhuān)員收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交采購(gòu)決策小組審議。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)決策小組批準(zhǔn)后實(shí)施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)重新提交采購(gòu)決策小組審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商尋找采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本資料、產(chǎn)品信息、價(jià)格信息、交貨期、售后服務(wù)等情況。供應(yīng)商篩選根據(jù)采購(gòu)物資的要求和供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合條件的供應(yīng)商名單。對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平、信譽(yù)等情況。供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、合作態(tài)度等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為A、B、C三類(lèi)。A類(lèi)供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類(lèi)供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，C類(lèi)供應(yīng)商為需改進(jìn)供應(yīng)商。對(duì)于連續(xù)兩次評(píng)估結(jié)果為C類(lèi)的供應(yīng)商，應(yīng)暫停與其合作，直至其改進(jìn)并重新評(píng)估合格后再恢復(fù)合作。4.采購(gòu)詢(xún)價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專(zhuān)員向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)送詢(xún)價(jià)單，詢(xún)價(jià)單應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商收到詢(xún)價(jià)單后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異原因。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)比價(jià)，確保采購(gòu)價(jià)格合理。5.采購(gòu)議價(jià)根據(jù)比價(jià)結(jié)果，采購(gòu)專(zhuān)員選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。在議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤(rùn)空間，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格。對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，可以通過(guò)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條件，如批量折扣、延長(zhǎng)付款期等。6.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)價(jià)格和條款確定后，采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交采購(gòu)審核人員進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，由采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商簽訂合同，并加蓋公司公章。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。7.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)合同，下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和供應(yīng)物資。8.物資驗(yàn)收物資到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。物資到貨時(shí)，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行仔細(xì)檢查。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或補(bǔ)貨。驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》?！段镔Y驗(yàn)收單》應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。9.采購(gòu)付款采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等憑證，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)憑證，審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在付款前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估，確保預(yù)付款的安全。

四、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制行政部采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類(lèi)采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按照部門(mén)、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)匯總。采購(gòu)預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交采購(gòu)決策小組審議。采購(gòu)決策小組根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，最終確定年度采購(gòu)預(yù)算。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序重新提交采購(gòu)決策小組審批。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。3.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化等原因?qū)е虏少?gòu)預(yù)算需要調(diào)整，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并提交采購(gòu)決策小組審議。采購(gòu)決策小組根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。預(yù)算調(diào)整批準(zhǔn)后，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。

五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。行政部采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解采購(gòu)物資的價(jià)格走勢(shì)和供應(yīng)情況，通過(guò)合理安排采購(gòu)時(shí)間、批量采購(gòu)等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條件，如價(jià)格調(diào)整條款、供應(yīng)保障條款等。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并定期對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行抽檢。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或補(bǔ)貨，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商。與多家供應(yīng)商保持聯(lián)系，避免過(guò)度依賴(lài)單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和付款時(shí)間付款，避免逾期付款給公司帶來(lái)的信用風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，對(duì)信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)謹(jǐn)慎付款或采取其他風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督行政部采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)定期向行政部負(fù)責(zé)人匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同簽訂和執(zhí)行情況等。行政部負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促采購(gòu)專(zhuān)員整改。公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)行為是否規(guī)范，采購(gòu)成本是否合理等