《Excel應(yīng)用培訓(xùn)》PPT課件

1、培 訓(xùn) 目 的,如何準(zhǔn)確而高效地工作 學(xué)習(xí)使用更為復(fù)雜的公式及函數(shù) 設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔美觀的數(shù)據(jù)表格 提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理技能 發(fā)揮個(gè)人創(chuàng)造能力,目錄,提高效率快捷鍵 格式設(shè)計(jì) 公式和函數(shù) 數(shù)據(jù)處理 其他：時(shí)間、文本、工具欄 叼蟲小技,提高效率快捷鍵,看看我們的鍵盤 在工作表或工作簿中移動(dòng)和滾動(dòng)的按鍵 用于輸入數(shù)據(jù)的按鍵 設(shè)置數(shù)據(jù)格式的按鍵 編 輯 數(shù) 據(jù) 選擇單元格、列或行的按鍵(1)、(2) 分級(jí)顯示數(shù)據(jù)的按鍵 窗口、對(duì)話框和編輯框中的按鍵(1) 、(2),格 式 設(shè) 計(jì),頁(yè) 面 設(shè) 置,數(shù)據(jù)有效性,條 件 格 式,單元格格式,公式函數(shù),基本公式 工作表函數(shù) 錯(cuò)誤跟蹤,錄入原則：永遠(yuǎn)不用鼠標(biāo),數(shù)據(jù)處理,

2、排 序 篩 選 數(shù)據(jù)透視表 使用名稱 使用數(shù)組 分 列,其他,時(shí)間處理 文本處理 工具欄調(diào)整 關(guān)于安全 共享工作簿,看看我們的鍵盤,+ E 打開資源管理器 + D(或M) 清屏 + F 搜索,Alt + F4 關(guān)閉windows任務(wù) Alt + Tab 清屏,在工作表或工作簿中移動(dòng)和滾動(dòng)的按鍵,按下完成 箭頭鍵向上、下、左或右移動(dòng)單元格 CTRL+ 箭頭鍵移動(dòng)到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 CTRL+HOME移動(dòng)到工作表的開頭 CTRL+END移動(dòng)到工作表的最后一個(gè)單元格（右下角） ALT+PAGE DOWN向右移動(dòng)一屏 ALT+PAGE UP向左移動(dòng)一屏 CTRL+PAGE DOWN移動(dòng)到工作簿中下一

3、個(gè)工作表 CTRL+PAGE UP移動(dòng)到工作簿中前一個(gè)工作表 CTRL+F6 或 CTRL+TAB移動(dòng)到下一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6 或 移動(dòng)到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+TAB F5顯示“定位”對(duì)話框 SHIFT+F5或CTRL+F顯示“查找”對(duì)話框 SHIFT+F4重復(fù)上一次“查找”操作（等同于“查找下一個(gè)”） TAB在保護(hù)工作表中的非鎖定單元格之間移動(dòng),用于輸入數(shù)據(jù)的按鍵,請(qǐng) 按如果要 ALT+ENTER在單元格中折行 CTRL+ENTER用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域 TAB完成單元格輸入并在選定區(qū)域中右移 CTRL+DELETE刪除插入點(diǎn)到行末的文本 F

4、4 或 CTRL+Y重復(fù)最后一次操作 F2 (SHIFT+F2)編輯單元格 (編輯單元格批注) CTRL+D (CTRL+R)向下填充 (向右填充) CTRL+F3 (F3)定義名稱 (將定義的名稱粘貼到公式中) CTRL+SHIFT+ENTER以數(shù)組公式形式輸入公式 CTRL+A在公式中鍵入函數(shù)名后顯示公式選項(xiàng)板 CTRL+K插入超級(jí)鏈接 SHIFT+F3將函數(shù)粘貼到公式中 F9 (CTRL+ALT+F9)計(jì)算所有打開(活動(dòng))工作簿中的所有工作表 SHIFT+F9 計(jì)算活動(dòng)工作表ALT+= （等號(hào)）插入“自動(dòng)求和”公式 CTRL+; （分號(hào)） 輸入日期 CTRL+SHIFT+: （冒號(hào)）輸入

5、時(shí)間 CTRL+SHIFT+“ （雙引號(hào)）將上方單元格中數(shù)值復(fù)制到當(dāng)前單元格 CTRL+ （左單引號(hào)）在顯示單元格值和顯示單元格公式間轉(zhuǎn)換 CTRL+ （撇號(hào)）將上方單元格中公式復(fù)制到當(dāng)前單元格 ALT+ 下箭頭鍵顯示“記憶式鍵入”列表,設(shè)置數(shù)據(jù)格式的按鍵,請(qǐng)按如果要 ALT+ （撇號(hào)）顯示“樣式”對(duì)話框 CTRL+1顯示“單元格格式”對(duì)話框 CTRL+SHIFT+應(yīng)用“常規(guī)”數(shù)字格式 CTRL+SHIFT+$應(yīng)用帶兩個(gè)小數(shù)位的“貸幣”格式,括號(hào)為負(fù)數(shù) CTRL+SHIFT+%應(yīng)用不帶小數(shù)位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+應(yīng)用帶兩個(gè)小數(shù)位的“科學(xué)記數(shù)”數(shù)字格式 CTRL+SHIFT+#

6、應(yīng)用年月日“日期”格式 CTRL+SHIFT+應(yīng)用小時(shí)和分鐘“時(shí)間”格式，標(biāo)明上午下午 CTRL+SHIFT+!應(yīng)用這樣的數(shù)字格式：-3,000,000.00 CTRL+SHIFT+ （分號(hào)）只選定當(dāng)前選定區(qū)域中的可視單元格,分級(jí)顯示數(shù)據(jù)的按鍵,請(qǐng)按如果要 ALT + SHIFT + 右箭頭鍵對(duì)行或列分組 ALT + SHIFT + 左箭頭鍵取消行或列分組 CTRL+8顯示或隱藏分級(jí)顯示符號(hào) CTRL+9隱藏選定行 CTRL+SHIFT+( （左括號(hào)）取消隱藏選定行 CTRL+0（零）隱藏選定列 CTRL+SHIFT+)（右括號(hào)）取消隱藏選定列,窗口、對(duì)話框和編輯框中的按鍵（1）,在窗口中按下

7、完成 ALT+TAB切換到下一個(gè)程序 ALT+SHIFT+TAB切換到上一個(gè)程序 CTRL+ESC顯示 Windows“開始”菜單 CTRL+W 或 CTRL+F4關(guān)閉活動(dòng)工作簿窗口 CTRL+F5恢復(fù)活動(dòng)工作簿窗口的大小 F6移動(dòng)到已拆分工作簿的下一窗格 SHIFT+F6移動(dòng)到已拆分工作簿的上一窗格 CTRL+F6切換到下一個(gè)工作簿窗口 CTRL+SHIFT+F6切換到上一個(gè)工作簿窗口 CTRL+F7 執(zhí)行“移動(dòng)”命令（菜單欄中的工作簿圖標(biāo)菜單），或使用箭頭鍵移動(dòng)窗口 CTRL+F8執(zhí)行“大小”命令（菜單欄中的工作簿圖標(biāo)菜單），或使用箭頭鍵調(diào)整窗口的大小 CTRL+F9將工作簿窗口最小化為圖

8、標(biāo) CTRL+F10最大化或恢復(fù)工作簿窗口 PRTSCR將屏幕圖像復(fù)制到剪貼板中 ALT+PRINT SCREEN將活動(dòng)窗口的圖像復(fù)制到剪貼板中,單元格格式,單元格格式概述 單元格格式數(shù)字 單元格格式對(duì)齊 單元格格式字體 單元格格式邊框 單元格格式保護(hù),對(duì)任何選定的單元格區(qū)域設(shè)置格式，只需對(duì)選定區(qū)域按鼠標(biāo)右鍵或鍵盤快捷菜單：設(shè)置單元格格式，包括：,數(shù)據(jù)格式數(shù)字,此處只對(duì)“自定義數(shù)字格式”進(jìn)行說(shuō)明： 設(shè)定常用數(shù)字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345 對(duì)于七位發(fā)票號(hào)碼654可以設(shè)置自定義格式：0000000顯示：0000654 如：#,#0;紅色-#,#0;黃色0;藍(lán)色 和0為數(shù)字占

9、位符，為文本占位符，“，”（逗號(hào)）為千分位符號(hào) d天，m 月，y 年，如：將2003-3-15顯示成：今天是3月15日，用函數(shù)：=TEXT(單元格,“今天是m月d日”)或者自定義格式：今天是m月d日 為在不同工作表中使用自定義格式，只需把含自定義格式的單元格復(fù)制到其他工作表中就可以了。,數(shù)據(jù)格式對(duì)齊,對(duì)橫向合并，一般不用“合并單元格”，用“水平對(duì)齊”中的“跨列居中” 對(duì)豎向合并，可以改變文字方向 對(duì)備注單元格，可以使用“縮小字體填充” 對(duì)大單元格應(yīng)在“垂直對(duì)齊”上選“居中”,數(shù)據(jù)格式字體,只有一句建議 對(duì)表格正文部分，大多數(shù)時(shí)候都不需要改變字體大小，只需要按縮放打印即可實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)格式邊框,表格

10、框內(nèi)線一般用單線，外框一般用雙線， 當(dāng)然可以選擇任意一種線型,數(shù)據(jù)格式保護(hù),鎖定即對(duì)單元格內(nèi)容進(jìn)行鎖定，不允許修改（只有工作表被保護(hù)時(shí)才會(huì)生效） 隱藏即在保護(hù)工作表時(shí)，隱藏工作表中的公式,頁(yè)面設(shè)置,可以在工具欄添加頁(yè)面設(shè)置快捷鍵 任何頁(yè)面設(shè)置，首先必須確定打印機(jī)和紙張類型 頁(yè)邊距：一般應(yīng)選擇水平居中，左右邊距大多數(shù)情況下相等 垂直居中視情況選擇 頁(yè)眉/頁(yè)腳：可以自定義頁(yè)眉/頁(yè)腳 工作表：頂端標(biāo)題行和左端標(biāo)題列,數(shù)據(jù)有效性,可以任意定義序列或范圍并通過(guò)菜單選擇,條件格式,可以輸入公式或數(shù)值 最多可以設(shè)三種條件格式，加無(wú)條件時(shí)的格式，即根據(jù)一個(gè)單元格的內(nèi)容最多可自動(dòng)設(shè)置四種格式,基本公式,1、原則

11、上輸入任何公式，僅使用鍵盤，才能提高速度和準(zhǔn)確性 2、在單元格開始輸入，按“+”、“-”、“=”時(shí)，EXCEL視同輸入公式 3、對(duì)任一單元格，按 F2進(jìn)入編輯狀態(tài)，再按 F2 進(jìn)入選擇單元格 4、例如：輸入 VLOOKUP 或者連接兩個(gè)單元格 6、單元格的引用：絕對(duì)引用和相對(duì)引用，使用 F4 切換 7、對(duì)同一表、不同表、不同工作簿均以鍵盤方式引用,工作表函數(shù),舉例：,工作表函數(shù)SUMIF,功能：根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和 語(yǔ)法：SUMIF(range,criteria,sum_range) SUMIF(條件區(qū)域,判斷條件,求和區(qū)域) 示例：=sumif(c2:c100,”北京”,e2:e10

12、0),工作表函數(shù)VLOOKUP,功能：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。 語(yǔ)法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) VLOOKUP(要找的值,尋找區(qū)域,在第幾列,是否精確查找) Lookup_value 為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。 Table_array 為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表?？梢允褂脤?duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫(kù)或列表。 Range_lookup 為一邏輯值，指明函數(shù) VLOOKUP 返

13、回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說(shuō)，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值；如果 range_value 為FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯(cuò)誤值 #N/A。 例：VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true),工作表函數(shù)TEXT,TEXT(value,format_text) Value 為數(shù)值、計(jì)算結(jié)果為數(shù)字值的公式，或?qū)Π瑪?shù)字值的單元格的引用。 Format_text 為“單元格格式”對(duì)話框中“數(shù)字”選項(xiàng)卡上“分類”框中的文本形式的數(shù)字格式。 說(shuō)明 Format_t

14、ext 不能包含星號(hào) (*)。 通過(guò)“格式”菜單調(diào)用“單元格”命令，然后在“數(shù)字”選項(xiàng)卡上設(shè)置單元格的格式，只會(huì)更改單元格的格式而不會(huì)影響其中的數(shù)值。使用函數(shù) TEXT 可以將數(shù)值轉(zhuǎn)換為帶格式的文本，而其結(jié)果將不再作為數(shù)字參與計(jì)算。 示例 A1=2006-5-1 TEXT(A1,”今天是YY年MM月”) 顯示:今天是05年05月,大表格操作,快速切換到表頭或表的末尾 工作表之間的切換 多個(gè)EXCEL工作簿之間切換（ctrl+pgup） 快速選中某區(qū)域，如選中可見單元格 定位到某一指定單元格 工作表折分,排序,1、建議：僅當(dāng)單一表格，表頭連續(xù)時(shí)，才能用工具條快速排序 2、對(duì)于有較復(fù)雜表頭的表格，

15、一定要選定范圍后才能排序 3、用選定范圍后排序，可針對(duì)任一局部排序，如華南區(qū)域客戶 4、可以按行排序,篩選,1、選定一定范圍后，可在相應(yīng)的地方加入篩選按鈕 2、使用自動(dòng)篩選；,圖表分析,制作標(biāo)準(zhǔn)圖表 制作自定義圖表 如何制作圖表模板 如何將他人的圖表變?yōu)槟０?時(shí)間處理,對(duì)于時(shí)間，系統(tǒng)保存的實(shí)際上是數(shù)字，只是格式不同罷了 比如昨天和今天的時(shí)間差就是1，1900年1月1日是系統(tǒng)的第1天 1、定義時(shí)間格式：yeary,month m,day d，如： 使用函數(shù)定義格式，b2單元格內(nèi)容是：2003年5月31日 text(b2,”今天是yy年mm月dd日”）， 顯示：今天是03年05月31日 2、計(jì)算兩個(gè)時(shí)間單元格之間的天數(shù)差，直接相減 3、計(jì)算A1和A2兩個(gè)時(shí)間單元格之間的月份差： MONTH(A1)-MONTH(A2)+(YEAR(A1)-YEAR(A2)*12 4、在數(shù)據(jù)透視表中，時(shí)間可以按月和按年進(jìn)行組合,文本處理,1、測(cè)試長(zhǎng)度：=len(b2) 2、截取左邊三個(gè)字：=left(b2,3) 3、截取右邊三個(gè)字：=right(b2,3) 4、截取第X個(gè)字開始起N個(gè)字：=MID(b2,X,N) 5