企業(yè)信息管理的體系規(guī)劃.doc

此文檔收集于網絡，如有侵權，請聯系網站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632企業(yè)信息管理的體系規(guī)劃一、信息和信息管理的概念1. 信息和數據數據是對物體和活動描述記錄所形成的文字或數字，數據不完全都是有用的。把數據加工處理就形成了信息。數據和信息統稱信息資源。信息資源和人力資源、自然資源一起被作為社會的三大資源之一，是企業(yè)最重要的資源之一。2. 信息管理的概念信息管理是為了達到預定目的，綜合運用各種手段，對信息活動中的各要素實施全面管理的一種管理思想和管理模式。3. 信息管理的作用信息管理所關注的是信息資源的經濟效益，是如何使信息資源實現價值最大化。信息管理是提高企業(yè)效益的捷徑之一。提高信息資源的利用效率。提高企業(yè)的對外反應速度和能力。為企業(yè)的經營決策、業(yè)務活動提供支持。改變企業(yè)的組織結構和業(yè)務過程，改進企業(yè)的工作方式和工作過程。 二、信息管理體系設計的思路1. 信息管理設計的目標、依據和原則1) 信息管理體系目標在企業(yè)總體發(fā)展目標下，建立完善、規(guī)范的信息管理體系，對企業(yè)的信息資源進行科學管理和利用，為企業(yè)的業(yè)務活動、經營管理和決策提供強有力的信息支持。2) 信息管理體系設計的依據從企業(yè)總體戰(zhàn)略目標出發(fā)，確定實現總體戰(zhàn)略目標的信息需求，再分析目前企業(yè)信息管理的現狀問題，依據信息管理的理論和科學分析，從而設計提出的企業(yè)的信息管理體系。3) 信息管理體系設計的原則信息管理體系的設計遵照可操作性、經濟性、科學性、適用性原則進行。2. 信息管理體系構架信息管理體系結構圖1) 信息管理體制信息需求結構：通過對企業(yè)經營管理活動的分析，確定企業(yè)所需求信息的結構。信息管理職能結構：通過對信息管理職能、使用權限的分析，確定為完成信息管理職能所需要的組織結構。信息管理的技術實現：實現企業(yè)的信息管理的技術建設。2) 信息系統：決策支持信息系統：建立決策支持信息系統的工作流程與組織結構。管理信息系統：建立市場信息系統、財務信息系統和制造信息系統。3) 信息管理體制與信息系統的關系信息管理體制是信息系統的基礎；信息系統是信息管理體制的延伸和發(fā)展；三、信息需求結構1) 企業(yè)管理結構層次按照工作類型企業(yè)的組織結構可以分為三個層次：高層管理者、中層管理層和操作層，三個層次有不同的業(yè)務活動與信息需求，層次模型如下：不同層次的工作內容不同，需要不同的信息作支持，二者關系如下：決策層業(yè)務活動：企業(yè)戰(zhàn)略的制定，重大投資決策，其它重大事項的評估、選擇、決策和監(jiān)督執(zhí)行信息需求：國家政策、行業(yè)信息、產品信息、市場狀況、決策執(zhí)行信息信息來源：更多地依賴外部信息需求重點：外部信息資源建設，內部信息資源的充分利用管理層業(yè)務活動：計劃、管理控制、關鍵問題分析活動信息需求；計劃信息、業(yè)務活動信息等信息來源：外部信息和內部信息需求重點：管理信息的分析，信息共享和信息溝通操作層業(yè)務活動：主要是訂單處理，更多地與業(yè)務數據打交道信息需求：訂單、會計記錄、生產記錄等信息來源：以內部信息為主需求重點：信息處理過程的規(guī)范化、內部信息的及時溝通和業(yè)務信息的分析2) 信息需求結構按照信息的性質可以分為市場信息、財務信息、生產信息、人力資源信息等多種信息，用于不同方面的企業(yè)經營管理活動。企業(yè)信息需求結構如下表： 企業(yè)信息需求結構宏觀信息 包括國內外政治、經濟、文化、法律等各方面的信息國際信息包括：國際投資環(huán)境、國際市場的需求信息。3) 信息來源外部信息：外部信息的收集方式主要有情報收集、調研和咨詢。情報收集：通過所有可以利用的渠道和途徑收集與公司有關的情報。調研：通過調研活動獲得某一個專題的有關信息。咨詢：請外部中介機構進行咨詢。內部信息：來自于企業(yè)內部的業(yè)務活動，在活動中產生的各種數據記錄、文件，通過內部記錄活動收集。四、信息管理組織結構企業(yè)信息管理職能需要一個健全、有力的組織結構來保障完成。企業(yè)的每一個部門都要承擔一定的信息管理職能。1. 設計依據1) 信息管理職能確定程序 2) 信息使用權限信息的使用權限規(guī)定信息權限，包括信息的獲得權、數據庫的訪問權、數據信息的處理權，以及使用條件和使用方式。規(guī)定信息使用權限的目的是為了防止商業(yè)秘密的非法擴散，給公司造成損失。使用權限確定的原則是信息的充分利用和有效控制。使用權限確定的依據是工作需要和決策需要。工作需要是根據工作性質和職能范圍，通過工作分析確定各個崗位為有效開展工作而需要的信息，確定其使用權限，作為該崗位從業(yè)人員獲取相關信息作為的依據。決策需要是指參與決策活動需要使用決策支持信息，根據決策需要授予相應的決策信息使用權。3) 信息處理流程分析：信息處理流程如下圖所示：信息管理流程主要職責的確定方法：4) 信息流分析通過信息流分析明確各部門在信息管理方面的職責，具體到需要傳遞的信息，使信息管理工作職責更加明確，更具可操作性。信息流可以從縱向和橫向兩個方向進行分析?？v向包括與上級部門之間的信息交流和與下級部門之間的信息交流。下級部門向上級主管部門和企業(yè)計劃部匯報工作計劃；下級部門向上級主管或主管部門傳遞業(yè)務活動信息和提交工作報告；上級部門向下級部門傳達工作計劃；上級部門向下級部門傳達決策信息； 橫向是指與同級部門之間的信息交流。橫向信息流主要有以下內容：業(yè)務信息的橫向傳遞給相關業(yè)務部門；財務信息在四大中心及職能部門與財務部之間傳遞；2. 信息管理的組織結構信息管理的組織結構如下圖：企劃部及其下屬的信息中心是企業(yè)的信息綜合管理部門。調研小組是臨時性的機構，是從事專項調研活動的組織。營銷中心是市場信息的綜合管理部門。生產中心是生產信息的綜合管理部門。供應中心是供應信息的綜合管理部門。技術質檢中心是技術信息、產品信息和質量檢驗信息的綜合管理部門。四大中心通過供應鏈連接起來，訂單信息在四者之間傳遞。人力資源部是人力資源信息的綜合管理部門。財務部是財務信息的綜合管理部門。法律審計部負責整個企業(yè)財務信息的審查和法律信息的綜合管理。辦公室是企業(yè)行政信息的綜合管理部門。1) 企劃部企劃部信息管理的職能有：企業(yè)的信息規(guī)劃，信息的集中管理，信息分析，為企業(yè)的經營決策提供信息支持。企業(yè)的綜合信息管理：企業(yè)信息規(guī)劃，信息政策的制定。信息的集中管理：對分布在企業(yè)各部門的信息統籌規(guī)劃，集中管理，統一分配。信息的綜合分析：對外部信息進行研究與分析，決策支持：參與決策重大決策活動，為決策委員會制定戰(zhàn)略提供建議，為投資項目的決策進行可行性分析和并提出建議。 向決策委員會提供企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的意見和方案。參與投資決策：搜集外部信息，尋找投資機會，并對投資項目進行前期調研、可行性分析。2) 信息中心企劃部下屬信息中心，信息中心的工作接受企劃部領導，向企劃部負責。信息中心是企業(yè)信息管理工作的綜合管理部門，是信息資源統一管理與配置的中心，負責保障信息渠道暢通，為組織內外各層次的需要提供服務。 信息中心的主要職能制訂企業(yè)信息規(guī)劃。負責企業(yè)信息管理制度的制訂、執(zhí)行與監(jiān)督。負責企業(yè)內部信息標準的制訂、調試、實施和監(jiān)督。負責國內外產業(yè)政策、經濟形勢、行業(yè)等外部信息的收集、分析與處理；對各部門提出的信息要求進行合理性、可行性進行審查并提出意見；對分散于各部門的信息資源進行集中管理。對公司各部門的信息工作進行協調、指導與監(jiān)督。為職能部門的信息管理工作提供設備、技術和培訓等方面的服務支持。參與企業(yè)各種類型信息系統的建設，包括需求分析、設計、選擇供應商、系統建設、調試、投入使用到系統維護等信息系統建設的全部過程。負責企業(yè)內部網絡的建設和維護，使各部門實現在內部網絡上就能進行信息傳遞。負責企業(yè)網站的設計、管理和維護。負責企業(yè)信息的網上發(fā)布。負責企業(yè)辦公自動化系統的建設。組織企業(yè)各部門的信息培訓；負責企業(yè)信息的保密工作，對企業(yè)內部信息進行分級管理 崗位設置信息中心主任全面負責企業(yè)的信息資源管理，向企劃部部長負責。主要職責如下： 組織制訂企業(yè)的信息技術、信息資源和信息系統的戰(zhàn)略規(guī)劃；組織制定企業(yè)的信息管理制度；組織企業(yè)內部信息標準的制定和調試。組織和指導信息部門內的業(yè)務活動；組織制訂部門工作計劃；組織制訂部門考核方案并監(jiān)督實施；協調企業(yè)各部門負責人處理有關信息需求、技術進步等方面的問題；為各部門提供信息管理服務和問題解答；與社會信息服務機構溝通，以便最大限度地利用社會信息資源。任職資格：具有較強的管理能力，至少3年的工作經驗，曾主持過項目經理或擔任過部門領導的職務。具有很強的人際溝通能力和協調能力。良好的人員管理能力。具有深厚的專業(yè)技術技能和知識，了解網絡與信息技術發(fā)展趨勢，要求具有信息管理專業(yè)或相關專業(yè)背景。具有主動性、創(chuàng)造性和靈活性的素質。具有強烈的敬業(yè)精神和良好的心態(tài)。資深網絡管理主要職責；企業(yè)內部整體網絡的策劃、設計及實施，統籌管理，網絡優(yōu)化；任職資格：4年以上的計算機網絡管理經驗，通過相關資格認證，熟悉網絡業(yè)務。數據庫管理主要職責：數據庫的規(guī)劃和設計、軟硬件的選擇、數據庫的維護、根據信息中心主管的命令發(fā)布使用權限。任職資格：熟悉數據庫原理，精通數據庫設計，具有相應的資格和23年的相關工作經驗，本科以上。網頁制作主要職責：負責企業(yè)對外網絡的設計。任職資格：熟練使用網頁制作程序和軟件進行網頁制作，具有相應資格和23年的相關工作經驗，本科以上。設備管理主要職責：負責企業(yè)網絡的建設和維護、計算機的采購和維護。任職資格：熟悉各種網絡設備、計算機設備的管理與維護，具有相應資格和23年的相關工作經驗，本科以上。信息采編主要職責：負責與企業(yè)有關的國家政策、宏觀經濟形勢等信息的采集；負責企業(yè)內部信息的收集與發(fā)布。任職資格：熟悉網絡信息資源，熟練操作網絡與電腦，專科以上。文案主要職責：信息的編輯、匯總、報導；任職資格：熟悉計算機的基本操作，有較高的文化修養(yǎng)，?？埔陨蠈W歷；3) 各職能部門各個職能部門有明確的信息管理職能，有明確的崗位和人員，要嚴格執(zhí)行企業(yè)的信息管理制度。職能部門既是各種信息的生產者，也是內部信息的使用者。因此既有信息的使用權，又負有提供相關信息的責任。各部門在信息管理方面的職能主要有這幾個方面的共同職責有： 根據業(yè)務需要提出信息需求計劃，報信息中心審查，由高層管理者批準； 制定本部門的信息規(guī)劃； 遵守企業(yè)和本部門的信息管理制度； 完成與所管理業(yè)務相關的數據和信息的數據采集、數據處理、信息分析、信息傳遞和信息反饋等信息處理工作； 組織或參與與本部門相關的信息系統的建設； 組織或參與制訂與部門業(yè)務相關的信息管理制度和信息標準； 組織本部門員工參與信息管理培訓。不同業(yè)務部門信息管理的重點不同，各部門信息管理的具體重點如下： 營銷中心是市場信息的樞紐，負責各種市場信息的統一處理、管理和分配。營銷中心主要負責各種市場信息的收集、處理與分析。 分公司主要負責訂單、客戶信息的收集與處理，國外分公司還要負責所在國家和地區(qū)全方位的信息收集工作，包括產業(yè)政策、財稅政策、行業(yè)狀況、經濟形勢等多方面的住信息。 財務部主要負責企業(yè)內部財務信息、各國財稅政策的收集、處理與分析。 生產中心主要負責生產信息、產品技術信息的收集、處理與分析。 供應中心主要負責供應市場信息、庫存信息的收集與處理。 技術質檢中心主要負責新產品信息、新技術信息的收集與處理分析，提供供應中心和生產中心產品的質量檢驗信息。 調研小組。調研小組是非常設機構，負責專項調研活動，為特殊決策活動提供信息支持，一般由企劃部根據需要組織各部門人員參與組成、協調其工作。業(yè)務部門從事信息管理工作的崗位主要有這幾種：信息采集者：負責采集原始的數據，按照操作程序、業(yè)務規(guī)定采集數據并記錄成數據文件。一般由一線工作人員（如分公司的員工、生產部門的工人）來擔任。信息輸入人員：按照操作程序把采集來的數據輸入計算機系統，可以由信息采集者兼任。一般由一線工作人員兼任。數據處理人員：負責各種數據的處理工作，把數據按照要求的程序和方法進行處理。信息分析人員：按照業(yè)務規(guī)定對信息進行分析，并寫作分析報告。一般由各部門的部長或主要領導擔任。數據庫維護人員：負責本部門數據庫的維護和管理。由專業(yè)的技術人員擔任。不同部門對崗位的種類、所需人員的數量及素質要求各不相同，可根據具體情況確定。3. 信息溝通渠道信息溝通分為有正式溝通與非正式溝通兩種方式。正式信息溝通渠道又包括縱向溝通和橫向溝通。企業(yè)的內部溝通應建立立體的溝通體系，既有規(guī)范、正式的溝通渠道，作為企業(yè)內部的信息交流創(chuàng)造有效的溝通方式，同時以非正式溝通渠道為補充，使信息溝通效率更高。信息溝通體系建設的重點是例會制度和報告制度。企業(yè)的溝通體系如下：1) 報告制度下級部門要向給上級部門和高層管理者提供業(yè)務和管理方面的報告，反映企業(yè)經營管理中的各種情況，主要適用于