檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)2017.5.12

1、檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn) 主講人：王燕英 2017.5.12目錄目錄一、什么是檔案一、什么是檔案二、檔案的分類二、檔案的分類三、檔案的歸檔范圍三、檔案的歸檔范圍四四、歸檔期限、歸檔期限五、歸檔份數(shù)五、歸檔份數(shù)六、檔案管理流程六、檔案管理流程七七、測(cè)繪成果檔案電子化歸檔、測(cè)繪成果檔案電子化歸檔 一、檔案的定義一、檔案的定義（一）什么是檔案？（一）什么是檔案？檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織形成的有價(jià)值的各種形式（保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄）的歷史記錄。 一、檔案的定義一、檔案的定義（二）檔案的含義：（二）檔案的含義：（檔案是再現(xiàn)歷史、真實(shí)面貌、原始文獻(xiàn)）主要有三個(gè)方面：其一，檔案是各種機(jī)

2、關(guān)組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄；其二，檔案的形式是多種多樣的；（文字、圖像、聲音等）其三，檔案是歷史的原始記錄。（歷史：文件已經(jīng)辦結(jié)的，非現(xiàn)行的；第一手資料，非拷貝） （一）檔案的分類：按性質(zhì)和內(nèi)容可劃分為：（一）檔案的分類：按性質(zhì)和內(nèi)容可劃分為：1、文書檔案2、科技檔案3、專門檔案 （1）定義：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政事務(wù)活動(dòng)各種產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那部分檔案的習(xí)慣稱謂。（2）包含的表現(xiàn)形式：命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、會(huì)議記錄、總結(jié)等（企業(yè)管理制度屬于文書的范疇）（3）保管期限：檔案八號(hào)令：永久、30年、10年 （1）定義： 科

3、技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。（2）包含的類型：基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、地質(zhì)測(cè)繪檔案、氣象檔案等。（3）表現(xiàn)形式：圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等（3）保管期限：短期、長(zhǎng)期、永久 科技電子檔案屬于歸檔范圍重要部分（1）定義：專門檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”），在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)

4、的歷史記錄。（2）包含范圍：包括會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案、病歷檔案等（3）保管期限：按國(guó)家規(guī)定 二、偉志公司檔案的分類：根據(jù)二、偉志公司檔案的分類：根據(jù)檔案管理制度檔案管理制度2.12.1條規(guī)定條規(guī)定（一）黨群資料、公司行政管理（一）黨群資料、公司行政管理（二二）經(jīng)營(yíng)管理）經(jīng)營(yíng)管理（三）技術(shù)管理、質(zhì)量管理（三）技術(shù)管理、質(zhì)量管理（四）人事檔案（四）人事檔案（五）財(cái)會(huì)檔案（五）財(cái)會(huì)檔案（六）工程項(xiàng)目成果資料（六）工程項(xiàng)目成果資料（七）科學(xué)技術(shù)研究（七）科學(xué)技術(shù)研究（八）基建檔案（八）基建檔案（九）設(shè)備儀器檔案（九）設(shè)備儀器檔案（十）其他檔案（十）其他檔案 （一）黨群資料、公司行政管理檔案（類

5、目分類代碼）（一）黨群資料、公司行政管理檔案（類目分類代碼）1 1、 一級(jí)類目一級(jí)類目一一級(jí)級(jí)代代碼碼二級(jí)類目二級(jí)類目二級(jí)代碼二級(jí)代碼三級(jí)類目三級(jí)類目三級(jí)代碼三級(jí)代碼備注備注黨群、行政黨群、行政管理管理DX黨群1三會(huì)資料01其它資料02行政管理2收發(fā)文01會(huì)議紀(jì)要02規(guī)章制度03車輛管理04固定資產(chǎn)05外事活動(dòng)06其他07（二）經(jīng)營(yíng)管理類（類目分類代碼）（二）經(jīng)營(yíng)管理類（類目分類代碼） 一級(jí)類目一級(jí)類目一級(jí)一級(jí)代碼代碼二級(jí)類目二級(jí)類目二級(jí)代碼二級(jí)代碼三級(jí)類目三級(jí)類目三級(jí)代碼三級(jí)代碼備注備注經(jīng)經(jīng)營(yíng)營(yíng)管管理理類類JG經(jīng)營(yíng)決策1企業(yè)改革，重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃2

6、企業(yè)中、長(zhǎng)期計(jì)劃，年(季)度計(jì)劃，各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃，全面計(jì)劃管理工作等統(tǒng)計(jì)工作3各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等財(cái)務(wù)管理4資金管理，價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理，資金流通等。物資管理5物資供應(yīng)，倉(cāng)庫(kù)管理，廢舊物資回收與修舊利廢等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理6市場(chǎng)分析，用戶調(diào)查，業(yè)務(wù)拓廣，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。合同管理7合同正本及其補(bǔ)充件，客戶資信調(diào)查材料等。采購(gòu)合同1（11數(shù)據(jù)采購(gòu)、12設(shè)備采購(gòu)、13材料采購(gòu)） 銷售合同2（測(cè)繪產(chǎn)品分類設(shè)置。21 控制測(cè)量 22 地形測(cè)量、23地籍測(cè)量、24房產(chǎn)測(cè)繪25地理信息系統(tǒng)）信用管理8企業(yè)認(rèn)證，達(dá)標(biāo)等活動(dòng)材料，企業(yè)形象宣傳、展覽會(huì)材料，企業(yè)獲得的資質(zhì)、信譽(yù)材料等。知識(shí)

7、產(chǎn)權(quán)管理9企業(yè)標(biāo)識(shí)，商標(biāo)，專利和其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)材料。（二）技術(shù)和質(zhì)量管理類（類目分類代碼）（二）技術(shù)和質(zhì)量管理類（類目分類代碼） 技術(shù)管理文件：包括質(zhì)量管理部、技術(shù)部有關(guān)測(cè)繪成果管理、工程技術(shù)管理方面的形成的文件及資料。 質(zhì)量管理文件：包括公司及質(zhì)量管理部對(duì)測(cè)繪成果、產(chǎn)品質(zhì)量管理過(guò)程中形成的文件及資料 一級(jí)類目一級(jí)類目一級(jí)代一級(jí)代碼碼二級(jí)類目二級(jí)類目二級(jí)代碼二級(jí)代碼三級(jí)類目三級(jí)類目三級(jí)代碼三級(jí)代碼備注備注技術(shù)管理質(zhì)量技術(shù)管理質(zhì)量管理管理JZ技術(shù)管理1質(zhì)量管理2（三）人事檔案（類目分類代碼）（三）人事檔案（類目分類代碼） 一級(jí)類目一級(jí)類目一級(jí)一級(jí)代碼代碼二級(jí)類目二級(jí)類目二級(jí)代碼二級(jí)代碼三級(jí)類目三級(jí)

8、類目三級(jí)代碼三級(jí)代碼備注備注人事人事資料資料RS公司1個(gè)人2人事類RS人員規(guī)劃與配置RS110年秘密培訓(xùn)RS25年秘密薪酬福利RS3永久秘密績(jī)效考核RS410年機(jī)密員工關(guān)系 （入職、晉升、離職）RS5永久秘密員工個(gè)人資料RS6永久機(jī)密其它RS75年秘密（四）人事檔案（類目分類代碼）（四）人事檔案（類目分類代碼） 一級(jí)類目一級(jí)類目一級(jí)一級(jí)代碼代碼二級(jí)類目二級(jí)類目二級(jí)代碼二級(jí)代碼三級(jí)類目三級(jí)類目三級(jí)代碼三級(jí)代碼備注備注人事人事資料資料RS公司1個(gè)人2人事類RS人員規(guī)劃與配置RS110年秘密培訓(xùn)RS25年秘密薪酬福利RS3永久秘密績(jī)效考核RS410年機(jī)密員工關(guān)系 （入職、晉升、離職）RS5永久秘密員

9、工個(gè)人資料RS6永久機(jī)密其它RS75年秘密（五）財(cái)會(huì)檔案（類目分類代碼）（五）財(cái)會(huì)檔案（類目分類代碼） 一級(jí)類目一級(jí)類目一一級(jí)級(jí)代代碼碼二級(jí)類目二級(jí)類目二二級(jí)級(jí)代代碼碼三級(jí)類目三級(jí)類目三級(jí)代碼三級(jí)代碼備注備注財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)檔檔案案CK憑證1賬簿2報(bào)表3報(bào)告4管理文件5財(cái)務(wù)類CW會(huì)計(jì)憑證CW115年機(jī)密原始憑證，記賬憑證，匯總憑證會(huì)計(jì)賬簿CW215年絕密總賬，明細(xì)賬，日記賬，卡片，輔助賬等會(huì)計(jì)報(bào)表CW3機(jī)密財(cái)務(wù)報(bào)告CW43年機(jī)密月報(bào)，季報(bào)永久機(jī)密年度報(bào)告財(cái)務(wù)管理文件CW515年機(jī)密移交清冊(cè)永久機(jī)密會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久機(jī)密會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)5年機(jī)密銀行余額調(diào)節(jié)表5年機(jī)密銀行對(duì)賬單其它會(huì)計(jì)核算資料CW63年

10、機(jī)密（六）設(shè)備儀器檔案（類目分類代碼）（六）設(shè)備儀器檔案（類目分類代碼） 儀器設(shè)備儀器設(shè)備YS全站儀全站儀ETSGPS接收機(jī)RTK水準(zhǔn)儀L手持測(cè)距儀HLR無(wú)人機(jī)SUAU測(cè)深儀ES管線探測(cè)儀PD反光服FGF手電筒SDT基座JZ腳架JJ其他QT（七）工程項(xiàng)目成果檔案（類目分類代碼）（七）工程項(xiàng)目成果檔案（類目分類代碼） 工程項(xiàng)目工程項(xiàng)目成果資料成果資料GC攝影測(cè)量與遙攝影測(cè)量與遙感感HY項(xiàng)目合同項(xiàng)目合同01中標(biāo)通知書02技術(shù)方案03外業(yè)記錄手簿04內(nèi)業(yè)成果資料05內(nèi)外業(yè)過(guò)程檢查記錄06中間成果資料07最終成果數(shù)據(jù)08成果驗(yàn)收資料09測(cè)繪項(xiàng)目總結(jié)10測(cè)繪檔案移交記錄11不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪BDC 地籍測(cè)繪DC

11、同上HS房產(chǎn)測(cè)繪FC同上HS行政區(qū)域界線測(cè)繪QC同上HS地理信息系統(tǒng)工程DX同上HS工程測(cè)量GC同上HS大地測(cè)量DC同上HS海洋測(cè)繪HC同上HS測(cè)繪航空攝影HS同上HS地圖編制DT同上HS（八）科學(xué)技術(shù)研究檔案（類目分類代碼）（八）科學(xué)技術(shù)研究檔案（類目分類代碼） 科學(xué)技術(shù)科學(xué)技術(shù)研究研究KY地理信息系統(tǒng)開發(fā)01地籍軟件開發(fā)02三四等水準(zhǔn)測(cè)量系統(tǒng)開發(fā)03確權(quán)登記軟件系統(tǒng)開發(fā)04 確權(quán)登記軟件開發(fā)農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記系統(tǒng)開發(fā)數(shù)碼智能管網(wǎng)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)開發(fā)05 測(cè)繪航空攝影采集處理軟件06 數(shù)據(jù)處理軟件、平臺(tái)開發(fā)07 INSA提取DEM數(shù)據(jù)處理軟件開發(fā)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)開發(fā)城市綜合管理平臺(tái)開發(fā)三維

12、建模數(shù)據(jù)處理軟件開發(fā)地下管線探測(cè)數(shù)據(jù)處理平臺(tái)開發(fā)FLIS地下管網(wǎng)信息系統(tǒng)開發(fā)市政管網(wǎng)檢測(cè)處理軟件開發(fā)智慧城市信息管理平臺(tái)軟件開發(fā)多源影像數(shù)據(jù)軟件開發(fā)監(jiān)測(cè)、監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)08 水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)開發(fā)工程與地質(zhì)災(zāi)害監(jiān)測(cè)系統(tǒng)開發(fā)計(jì)算機(jī)監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)視頻監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)空間規(guī)劃基礎(chǔ)平臺(tái)09 （九）基建檔案（類目分類代碼）（九）基建檔案（類目分類代碼） 基建檔案基建檔案JJ工程準(zhǔn)備文件工程準(zhǔn)備文件01項(xiàng)目拆遷02立項(xiàng)、規(guī)劃等報(bào)批文件03三通一平04初步設(shè)計(jì)文件、勘察文件05進(jìn)場(chǎng)前準(zhǔn)備文件工程施工文件06施工組織方案07施工計(jì)劃08施工日志09施工圖紙及技術(shù)文件10工程聯(lián)系單11簽證單12施工內(nèi)業(yè)資料13其他施工資料竣

13、工資料14竣工圖紙15竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告16城建歸檔資料17綜合備案資料.（十）其他檔案（十）其他檔案1 1、實(shí)物檔案：除了儀器設(shè)備外的實(shí)物檔案如固定資產(chǎn)、實(shí)物檔案：除了儀器設(shè)備外的實(shí)物檔案如固定資產(chǎn)、榮譽(yù)證書等榮譽(yù)證書等2 2、聲像檔案：公司重大活動(dòng)、慶典的影音資料、聲像檔案：公司重大活動(dòng)、慶典的影音資料3 3、照片檔案：有關(guān)公司發(fā)展的重要?dú)v史照片、活動(dòng)照片、照片檔案：有關(guān)公司發(fā)展的重要?dú)v史照片、活動(dòng)照片、領(lǐng)導(dǎo)來(lái)項(xiàng)目考察、調(diào)研等珍貴照片領(lǐng)導(dǎo)來(lái)項(xiàng)目考察、調(diào)研等珍貴照片4 4、電子檔案：包含縮微電子檔案、電子檔案：包含縮微電子檔案 5 5、其他軟拷貝、其他軟拷貝檔案，如光盤檔案、軟盤檔案檔案，如光盤檔

14、案、軟盤檔案 思考：什么是歸檔范圍？ 各部門應(yīng)移交檔案室哪些資料呢 什么是歸檔范圍？凡是反映公司工作活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的公文、凡是反映公司工作活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的公文、圖紙、圖片、合同、技術(shù)資料、薄冊(cè)、圖表、報(bào)表、圖紙、圖片、合同、技術(shù)資料、薄冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、音像、電腦、刻盤、榮譽(yù)證書、實(shí)物等各種門憑證、音像、電腦、刻盤、榮譽(yù)證書、實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔類和各種載體檔案均屬歸檔范圍范圍。 具體包括：具體包括：辦公室、財(cái)務(wù)、外聯(lián)部等部門留存的辦公室、財(cái)務(wù)、外聯(lián)部等部門留存的“三三會(huì)會(huì)”資料、公司章程、內(nèi)資企業(yè)情況表、驗(yàn)資報(bào)告、資料、公司章程、內(nèi)資企業(yè)情況表、驗(yàn)資報(bào)告、

15、開戶許可證、信用代碼證、印簽卡、公司各種資質(zhì)證開戶許可證、信用代碼證、印簽卡、公司各種資質(zhì)證書或資質(zhì)認(rèn)定證書、人員證書（畢業(yè)證、學(xué)位證、職書或資質(zhì)認(rèn)定證書、人員證書（畢業(yè)證、學(xué)位證、職稱證、培訓(xùn)證等）、企業(yè)信用證書、各種榮譽(yù)證書稱證、培訓(xùn)證等）、企業(yè)信用證書、各種榮譽(yù)證書（如科技進(jìn)步獎(jiǎng)證書、優(yōu)秀測(cè)繪地理信息工程獎(jiǎng)等）、（如科技進(jìn)步獎(jiǎng)證書、優(yōu)秀測(cè)繪地理信息工程獎(jiǎng)等）、ISO質(zhì)量管理體系證書、環(huán)境管理體系證書、職業(yè)健質(zhì)量管理體系證書、環(huán)境管理體系證書、職業(yè)健康安全管理系統(tǒng)證書康安全管理系統(tǒng)證書等等。 總經(jīng)辦檔案歸檔范圍：企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃、企業(yè)年總經(jīng)辦檔案歸檔范圍：企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃、企業(yè)年度計(jì)劃

16、、項(xiàng)目方案、重大決議案、總結(jié)報(bào)告、各種重度計(jì)劃、項(xiàng)目方案、重大決議案、總結(jié)報(bào)告、各種重要通知以及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、外事大事記等要通知以及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、外事大事記等 （1）項(xiàng)目合同（2）生產(chǎn)任務(wù)通知單（3）踏勘情況說(shuō)明（4）資料收集清單及現(xiàn)有資料分析（5）測(cè)繪儀器檢測(cè)、領(lǐng)取、使用臺(tái)賬（6）測(cè)繪技術(shù)方案（7）外業(yè)原始數(shù)據(jù)采集記錄手簿（控制點(diǎn)、像控點(diǎn)點(diǎn)之記；導(dǎo)線測(cè)量，水準(zhǔn)測(cè)量；界址點(diǎn)測(cè)量，定線測(cè)量，縱、橫斷面測(cè)量，管線、檢查井檢查測(cè)量等細(xì)部測(cè)量；飛行日志，航片成果等資料以及相關(guān)指界通知書、調(diào)查簿、宗地圖、結(jié)合圖、記錄草圖、示意圖等） （8）內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)計(jì)算書、成果表、調(diào)繪成果、觀測(cè)中間成果資料（

17、9）內(nèi)、外業(yè)過(guò)程檢查和最終檢查記錄（10）成果數(shù)據(jù)（11）成果移交單（12）測(cè)繪項(xiàng)目總結(jié)（13）測(cè)繪檔案簽收、移交表 各種有關(guān)項(xiàng)目質(zhì)量信息收集、質(zhì)量回訪、反饋處理、質(zhì)量抽查、質(zhì)量考核評(píng)定與分析、工程質(zhì)量事故處理等方面形成的文件，質(zhì)量檢測(cè)成果。具體為：質(zhì)量月報(bào)、年報(bào)；質(zhì)量回訪記錄、客戶滿意度調(diào)查、設(shè)備儀器質(zhì)量管理文件等。 公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)務(wù)報(bào)公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)務(wù)報(bào)表及原始證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)管理方面的文件材料表及原始證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)管理方面的文件材料。包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、會(huì)計(jì)

18、移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)銷毀清冊(cè)等。資報(bào)告、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)銷毀清冊(cè)等。 1、文書文書類資料類資料:包括各收文和發(fā)文。即收到外部各相包括各收文和發(fā)文。即收到外部各相關(guān)單位（包括分公司）的公文、公司內(nèi)部發(fā)布的由總關(guān)單位（包括分公司）的公文、公司內(nèi)部發(fā)布的由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)的規(guī)章制度、各部門的計(jì)劃、方經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)的規(guī)章制度、各部門的計(jì)劃、方案、規(guī)劃、重大決議案、總結(jié)報(bào)告、各種重要通知以案、規(guī)劃、重大決議案、總結(jié)報(bào)告、各種重要通知以及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記等。及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記等。 2、人力資源人力資源管理資料：包括企業(yè)人員規(guī)劃、招聘與人管理資料：包括企業(yè)人員規(guī)劃、招聘與人員選拔、薪

19、酬福利、績(jī)效考核、員工培訓(xùn)、勞動(dòng)關(guān)系員選拔、薪酬福利、績(jī)效考核、員工培訓(xùn)、勞動(dòng)關(guān)系管理等方面的資料。整理時(shí)，個(gè)人與公司部分資料分管理等方面的資料。整理時(shí)，個(gè)人與公司部分資料分開管理。在職與離職員工資料應(yīng)分開建檔。開管理。在職與離職員工資料應(yīng)分開建檔。 3、前臺(tái)應(yīng)移交的歸檔資料：不動(dòng)產(chǎn)登記、過(guò)戶、抵押、辦證等業(yè)務(wù)過(guò)程形成的應(yīng)存檔資料、辦公用品出入庫(kù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、客戶檔案等。 包括新增各人員職稱證書、培訓(xùn)證書、企業(yè)資質(zhì)證書、包括新增各人員職稱證書、培訓(xùn)證書、企業(yè)資質(zhì)證書、各種榮譽(yù)證書、儀器購(gòu)置發(fā)票、儀器檢測(cè)證書等，以各種榮譽(yù)證書、儀器購(gòu)置發(fā)票、儀器檢測(cè)證書等，以及在辦證外聯(lián)辦事過(guò)程中形成的重要的需歸檔

20、的其它及在辦證外聯(lián)辦事過(guò)程中形成的重要的需歸檔的其它資料。資料。 包括包括招標(biāo)文件、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書中標(biāo)通知書、企業(yè)業(yè)績(jī)、外簽訂的商、企業(yè)業(yè)績(jī)、外簽訂的商業(yè)合同、招標(biāo)合同、其他重要文件。業(yè)合同、招標(biāo)合同、其他重要文件。 產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生產(chǎn)生有關(guān)地理信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目需求有關(guān)地理信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目需求研究分析報(bào)告，有關(guān)信息系統(tǒng)產(chǎn)品的規(guī)劃、跟蹤監(jiān)督、研究分析報(bào)告，有關(guān)信息系統(tǒng)產(chǎn)品的規(guī)劃、跟蹤監(jiān)督、項(xiàng)目開發(fā)驗(yàn)收及測(cè)試等過(guò)程形成的文件，新產(chǎn)品技術(shù)項(xiàng)目開發(fā)驗(yàn)收及測(cè)試等過(guò)程形成的文件，新產(chǎn)品技術(shù)交底，新產(chǎn)品培訓(xùn)記錄等原始記錄。交底，新產(chǎn)品培訓(xùn)記錄等原始記錄。 設(shè)備設(shè)備儀器及其配件、儀器及其

21、配件、檢定檢定證書證書、校準(zhǔn)證書、合格證、校準(zhǔn)證書、合格證、使用說(shuō)明書等使用說(shuō)明書等隨機(jī)資料隨機(jī)資料、維修記錄、保養(yǎng)記錄、借用、維修記錄、保養(yǎng)記錄、借用登記記錄登記記錄。 1、實(shí)物檔案（固定資產(chǎn)）、實(shí)物檔案（固定資產(chǎn)）2、聲像檔案、聲像檔案3、圖片檔案、圖片檔案4、電子檔案、電子檔案 四、四、歸檔期限歸檔期限參照參照檔案管理制度檔案管理制度2.22.2（一）定期歸檔（一）定期歸檔（二）不定期歸檔（二）不定期歸檔 1、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進(jìn)行整理，第二年4月底前移交檔案室。2、經(jīng)營(yíng)管理、組織類檔案由總經(jīng)辦按年度進(jìn)行整理，第二年4月底前移交檔案室。3、技術(shù)管理類檔案、科研檔案由總工辦指

22、定專人負(fù)責(zé)整理，每一科技成果完成的兩個(gè)月內(nèi)，按分類規(guī)則整理組卷，并移交檔案室。 4、工程項(xiàng)目成果資料由各項(xiàng)目部進(jìn)行收集整理，以承接項(xiàng)目全部完工后，以測(cè)繪產(chǎn)品驗(yàn)收時(shí)間為準(zhǔn)兩個(gè)月內(nèi)整理、移交檔案室。 5、基建檔案，在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、城建歸檔、綜合驗(yàn)收備案完成的15天內(nèi)向公司檔案室移交。（國(guó)家規(guī)定：竣工驗(yàn)收后90天內(nèi)必須向城建檔案館歸檔）6、會(huì)計(jì)檔案按年度進(jìn)行整理，在會(huì)計(jì)年度終了后在本部門保存一年后移交檔案室保管。 1、商務(wù)合同、項(xiàng)目合同等企業(yè)經(jīng)濟(jì)類和非經(jīng)濟(jì)類合同，檔案室必須保留一份原件，由承辦部門辦結(jié)后，當(dāng)天移交檔案室。2、公司資質(zhì)證件、人員證書（職稱證書、學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書等）、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)?wù)?/p>

23、等由承辦部門辦結(jié)后，當(dāng)天移交檔案室。3、儀器設(shè)備檔案，由質(zhì)檢、計(jì)量員、儀器管理員共同參與開箱驗(yàn)收后，設(shè)備及隨機(jī)資料隨時(shí)歸檔。4、公司內(nèi)控文件、規(guī)章制度、技術(shù)性規(guī)程、規(guī)范、圖書購(gòu)買后登記歸入檔案室。5、其他應(yīng)及時(shí)歸檔的資料。 四、四、歸檔期限歸檔期限注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：1 1、重要文件歸檔具有及時(shí)性，文件一旦取得，、重要文件歸檔具有及時(shí)性，文件一旦取得，當(dāng)即入檔當(dāng)即入檔。（。（及時(shí)歸檔及時(shí)歸檔）2 2、歸檔文件必須是、歸檔文件必須是原件原件。無(wú)原件的必須。無(wú)原件的必須加蓋加蓋文件責(zé)任者單位公章文件責(zé)任者單位公章。3 3、專門檔案歸檔期限參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。、專門檔案歸檔期限參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 1、

24、商務(wù)合同、項(xiàng)目合同等企業(yè)經(jīng)濟(jì)類和非經(jīng)濟(jì)類合同，檔案室必須保留一份原件，由承辦部門辦結(jié)后，當(dāng)天移交檔案室。2、公司資質(zhì)證件、人員證書（職稱證書、學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書等）、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)?wù)碌扔沙修k部門辦結(jié)后，當(dāng)天移交檔案室。3、儀器設(shè)備檔案，由質(zhì)檢、計(jì)量員、儀器管理員共同參與開箱驗(yàn)收后，設(shè)備及隨機(jī)資料隨時(shí)歸檔。4、技術(shù)性規(guī)程、規(guī)范、圖書購(gòu)買后登記歸入檔案室。5、其他應(yīng)及時(shí)歸檔的資料。 五、五、歸檔份數(shù)歸檔份數(shù)（一）移交相關(guān)辦事部門的，按規(guī)定執(zhí)行（一）移交相關(guān)辦事部門的，按規(guī)定執(zhí)行（二）移交公司檔案室：（二）移交公司檔案室：1 1、紙質(zhì)文件、紙質(zhì)文件：1 1份份原件原件2 2、聲像、電子檔案：、聲像、電

25、子檔案：2 2份份 六、六、檔案整理流程檔案整理流程 各部門收集各部門整理業(yè)務(wù)過(guò)程分類規(guī)則鑒定、分類按制度規(guī)定，移交檔案室組織案卷裝盒編制卷內(nèi)目錄、備考表按分類規(guī)則，確定歸檔范圍、保管期限編制檔號(hào)、檢索目錄上架、歸檔提供利用編制案卷目錄、案卷標(biāo)簽按分類、題名、文件形成規(guī)律（一）檔案整理的幾個(gè)表（一）檔案整理的幾個(gè)表1 1、卷內(nèi)文件目錄（著錄若干個(gè)文件的目錄）、卷內(nèi)文件目錄（著錄若干個(gè)文件的目錄）（1 1）文書）文書件號(hào)：一件一號(hào)件號(hào)：一件一號(hào)責(zé)任責(zé)任者：發(fā)文單位者：發(fā)文單位文文號(hào)：發(fā)文編號(hào)號(hào)：發(fā)文編號(hào)題名：文件名，概括文章中心意思題名：文件名，概括文章中心意思根據(jù)國(guó)家令8號(hào)文規(guī)定，文書按件整理，每件編制件號(hào)（歸檔號(hào)）（2 2）科技檔案卷內(nèi)目錄）科技檔案卷內(nèi)目錄包括：保管期限、項(xiàng)目名稱、包括：保管期限、項(xiàng)目名稱、序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等備注等（3 3）會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄）會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄包含：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任包含：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、保管期限、者、題名、日期、保