公司公文管理制度9

1、公文管理制度第一章總則一、目的為提高辦文質(zhì)量，促進(jìn)公文管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)國(guó)務(wù)院、浙江省政府辦公廳關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。三、職責(zé)1、人力資源部（行政部）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度，主管全公司的公文處理工作并指導(dǎo)各部門的公文處理工作。2、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并結(jié)合部門實(shí)際制定本部門的公文管理范本，加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。3、各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)本部

2、門公文處理工作。第二章管理規(guī)定一、常用公文種類根據(jù)公司實(shí)際情況，常用公文主要有以下4類9種：（一）上行文1、請(qǐng)示，向主管上級(jí)（各部門向公司）請(qǐng)示事項(xiàng)并要求批復(fù)（答復(fù)）、指示的。2、報(bào)告，向主管上級(jí)報(bào)告工作，匯報(bào)情況，以便于上級(jí)了解、掌握情況，但不要求批復(fù)（答復(fù)）、指示的。（二）平行文函，向不相隸屬的單位、部門（各部門之間）相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（三）下行文主要是對(duì)下屬各單位（公司或行政職能部門對(duì)各部門，各部門對(duì)專柜）的行文，使用的文種主要有：通知、通報(bào)、決定、批復(fù)、意見等。1、通知，適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理

3、和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。2、通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。3、決定，適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。4、批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。5、意見，適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法（也可用于上行文和平行文）。（四）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。公文管理制度HZDY-BG-01-01-00二、行文規(guī)則1、公司公文（包括傳真、重要電話記錄等）是傳達(dá)貫徹公司規(guī)定、決定，向下級(jí)發(fā)布公司經(jīng)營(yíng)管理規(guī)章制度、措施，布置工作，向上級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告工作及與不相錄屬單位聯(lián)系、商洽工作、交流經(jīng)驗(yàn)

4、等的工具。行文要少而精，講求實(shí)效。2、行文應(yīng)按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。3、請(qǐng)示應(yīng)一文一事，請(qǐng)示與報(bào)告必須分開。需要上級(jí)部門明確答復(fù)的，應(yīng)使用“請(qǐng)示”，不得把請(qǐng)示解決的問(wèn)題夾雜在一般的情況報(bào)告中。4、除各職能部門依據(jù)職權(quán)范圍可就分管業(yè)務(wù)線上的事宜經(jīng)公司審核后在全公司范圍內(nèi)正式行文（發(fā)通知、通報(bào)等）外，其余各部門間只能以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)，一般不得正式行文。5、除總經(jīng)理室（不包括經(jīng)總經(jīng)理室特別授權(quán)）外不得對(duì)外正式行文。三、公文格式1、公司公文和各部門自制公文一般需包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送單位、正文、發(fā)文單位（要有領(lǐng)導(dǎo)簽署或單位蓋章）、成文日期等要素。

5、2、秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用”隔開。3、緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。2行（白頭文件時(shí)標(biāo)注于”括入，序號(hào)不編虛4、字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成，紅頭文件在發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空標(biāo)題下方）居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)

6、碼標(biāo)識(shí)，年份標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“位（即1不編為001）,不加“第”字。聯(lián)合行文時(shí)，標(biāo)主辦單位的發(fā)文字號(hào)。以公司名義內(nèi)發(fā)的重要文件編“杭迪”，2008年第1號(hào)文件編例：杭迪20081號(hào);（內(nèi)部普發(fā)性文件也可考慮單獨(dú)編制為“杭迪發(fā)”，編例：杭迪發(fā)20081號(hào)）；外發(fā)的文件編“杭迪字”，2008年第1號(hào)外發(fā)文件編例：杭迪字20081號(hào);各部門主辦的上行文和平行文編“杭迪X”加編部門名稱前兩字），下行文編“杭迪X發(fā)”（杭迪+部門簡(jiǎn)稱第一個(gè)字，如遇部門間第一個(gè)字重的,。如人力資源部文件分別編為“杭迪人X”“杭迪人發(fā)X”。人力資源部上行文和平行文件編“杭迪人”,編例：杭迪人20081號(hào)；人力資源部下行文件

7、編“杭迪人發(fā)”，編例：杭迪人發(fā)20081號(hào);市場(chǎng)部上行文和平行文件編“杭迪市”，編例：杭迪巾20081號(hào)；市場(chǎng)部下行文件編“杭迪市發(fā)”，編例：杭迪巾發(fā)20081號(hào);培訓(xùn)部上行文和平行文件編“杭迪培”，編例：杭迪培20081號(hào)；培訓(xùn)部下行文件編“杭迪培發(fā)”，編例：杭迪培發(fā)20081號(hào);財(cái)務(wù)部上行文和平行文件編“杭迪財(cái)”，編例：杭迪財(cái)20081號(hào)；財(cái)務(wù)部下行文件編“杭迪財(cái)發(fā)”，編例：杭迪財(cái)發(fā)20081號(hào);5、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；分一行或多行居中排布，回行時(shí)，做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。第1頁(yè)共7頁(yè)公文管理

8、制度HZDY-BG-01-01-006、主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。位于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。7、文件正文主送單位下1行，每自然段左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不回行。8、附件公文如有附件，在正文之下空1行并在左邊空2字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和序號(hào)、名稱（如“附件：1.XXXXX”）。附件名稱回行時(shí)，與冒號(hào)后的文字對(duì)齊。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件與文件正文一起裝訂的，應(yīng)在附件左上角第1行頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)“附件”和序號(hào)；不能一起裝訂的，則在附件上標(biāo)識(shí)文件的發(fā)文字號(hào)。9、成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月

9、、日標(biāo)全，“零”寫為。10、公司紅頭文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，“主題詞”用4號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用4號(hào)宋體字，t目間空1字。11、抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，對(duì)上級(jí)、同級(jí)或下級(jí)均用“抄送”，標(biāo)注在公文末頁(yè)的左下角，左空1字，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送單位之間不同系統(tǒng)或不同層次的用逗號(hào)隔開，同一系統(tǒng)或同一層次的用頓號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊，最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。12、公文頁(yè)碼用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于頁(yè)面右下角，數(shù)碼左右各放一條一字線。13、公文一律用A4紙，文字一律從左向右木It排；文件標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體，正文及其他要素（除有明確規(guī)定外）一般用4號(hào)仿

10、宋體；行間距一般為1.25倍，可根據(jù)公文實(shí)際情況作適當(dāng)調(diào)整，上下、左右邊距適當(dāng)。四、發(fā)文辦理1、發(fā)文辦理指以公司或部門名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、分發(fā)、用?。舸鏆w檔文件）等程序。2、以公司名義行文的文件，屬于職能部門職權(quán)、職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)由部門自行擬文；其余由總經(jīng)理室指定負(fù)責(zé)人擬文核定。由主辦部門擬稿并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核同意后（涉及其他部門的應(yīng)發(fā)送至相關(guān)部門會(huì)簽），報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。職能部門依據(jù)授權(quán)在全公司范圍內(nèi)的發(fā)文程序同上。以各部門名義行文的請(qǐng)示、報(bào)告、內(nèi)部通知、通報(bào)及部門間的工作聯(lián)系函要求須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、兼職公文管理員編寫文號(hào)、登記后行文。給部門的公文如有明確接收人的

11、直接發(fā)給接收人，無(wú)明確規(guī)定的發(fā)給“X部”。3、公司各種臨時(shí)形成的小組、委員會(huì)等非常設(shè)機(jī)構(gòu)，在其職責(zé)范圍內(nèi)作出工作部署、會(huì)議所形成的會(huì)議紀(jì)要可以公司名義行文。4、草擬公文要求做到：1）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。2）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。4）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。5）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第

12、二層為“（一）”，第三層為“1."，第四層為“（1）”。6）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。7）擬文時(shí)，涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方第2頁(yè)共7頁(yè)公文管理制度HZDY-BG-01-01-00可行文。5、總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)對(duì)外文件內(nèi)容的最終審核，由公文秘書（兼）對(duì)文稿的行文形式、政策依據(jù)以及格式，根據(jù)公文處理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行復(fù)核、修改、編文號(hào)、標(biāo)注主題詞等。6、簽發(fā)后的公文，以公司名義發(fā)文的由主辦人按“發(fā)文單位”發(fā)送，在公文秘書（兼）

13、處歸檔；以部門名義發(fā)文的由辦文部門指定專人發(fā)送，并由主辦部門將公文終稿打印一式二份蓋章，自行歸檔，年度統(tǒng)一歸檔于公文秘書（兼）處。五、收文辦理1、收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、批辦、承辦、催辦等程序。2、公司所有外來(lái)公文和各部門上報(bào)公司的公文一律由總經(jīng)理室兼職公文秘書簽收。兼職公文秘書收到公文，登記后送相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人閱批；相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人須提出明確的“擬辦”意見并送總經(jīng)理批示，兼職公文秘書將總經(jīng)理批示作簡(jiǎn)要摘錄登記后將公文分轉(zhuǎn)相關(guān)部門承辦。3、對(duì)公司發(fā)放的公文，各部門要嚴(yán)格控制傳閱范圍，有密級(jí)的嚴(yán)格按發(fā)文范圍傳閱，無(wú)密級(jí)的部門負(fù)責(zé)人收文后根據(jù)發(fā)文范圍和文件內(nèi)容確定傳閱范

14、圍，向下流轉(zhuǎn)，以主管級(jí)為下限。需普通員工了解或辦理的事項(xiàng)，應(yīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)貫徹，不得全文轉(zhuǎn)發(fā)，不得擅自復(fù)印或傳真，若因工作需要復(fù)印的，應(yīng)妥善保管，注意保密。對(duì)傳閱的各級(jí)政府發(fā)至公司文件，根據(jù)規(guī)定不得擅自復(fù)印。4、承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回發(fā)文單位并說(shuō)明理由。5、公文辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商，如不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理室協(xié)調(diào)或裁定。6、送負(fù)責(zé)人批示或者交相關(guān)部門辦理的公文，公文主辦人要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公

15、文定期催辦。7、對(duì)交由各部門“閱”或“閱辦”的政府部門公文，承辦部門辦完后應(yīng)將公文及辦理結(jié)果報(bào)兼職公文秘書歸檔；對(duì)指明要求匯報(bào)結(jié)果的公文，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果報(bào)總經(jīng)理室；對(duì)各部門在工作中產(chǎn)生的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函、會(huì)議紀(jì)要等公文，由各部門自行歸檔，年度統(tǒng)一交由兼職公文秘書歸檔。六、公文歸檔、管理1、各部門歸檔范圍內(nèi)的公文，按照公司有關(guān)規(guī)定定期向公司歸口管理部門移交紙質(zhì)文件和電子文件。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。2、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。3、不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別

16、并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理室備案，可以銷毀。4、部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交歸口部門。5、工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存的公文列一清單，連同公文向接交人移交；接交人、監(jiān)交人應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)缺失的應(yīng)及時(shí)向移交人追回；移交雙方在清單上簽字。借用的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)清退。第三章業(yè)務(wù)程序一、發(fā)文程序（一）公司發(fā)文1、總經(jīng)理室指定專人擬文一兼職公文秘書校核一總經(jīng)理簽發(fā)一兼職公文秘書登記、編寫文號(hào)-蓋章發(fā)文一留存一份歸檔第3頁(yè)共7頁(yè)公文管理制度HZDY-BG-01-01-002、部門擬文一部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽一兼職公文秘書校核一總經(jīng)理簽發(fā)一兼職公文秘書登記、編寫文號(hào)-蓋章發(fā)文一留存一份歸檔（二）部門發(fā)文擬稿一部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)一部門公文兼職管理員登記、編寫文號(hào)一蓋章發(fā)文-留存一份歸檔二、收文程序（一）公司收文兼職公文秘書登記-相關(guān)部門擬辦-總經(jīng)理批辦-兼職公文秘書登記-分發(fā)辦理-歸檔（二）部門收文指定收文人簽收、登記-部門領(lǐng)導(dǎo)批辦-分發(fā)辦理-辦理結(jié)果記錄-歸檔第四章作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一、公文管理不善的扣罰1、沒(méi)有專職或兼職公文管理員，收發(fā)文登記不符要求，每項(xiàng)扣20元。2、未按要求及時(shí)處理公司發(fā)文和外來(lái)公文、函件，或公文