物業(yè)公司服務(wù)溝通制度

1、溝通分為公司內(nèi)部溝通和公司外部溝通,公司外部溝通即與客戶的溝通.公司內(nèi)部溝通一、公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?保證積極的交流和有效的溝通.溝通傳遞信息,交流意見.有效溝通利于灌輸企業(yè)精神、增進(jìn)相互理解,充分的理解是做好工作的必要前提,明確了工作的目的,消除了熟悉的偏差,提升了企業(yè)效率.二、治理者代表負(fù)責(zé)保證溝通渠道的建立,匯總各單位的溝通信息.溝通方式有文件、 、會議、座談、局域網(wǎng)等.三、品質(zhì)治理部是信息交流和溝通的綜合部門,對外負(fù)責(zé)與行業(yè)主管部門、環(huán)保部門及客戶的信息收集、傳遞和處理.四、單位主管負(fù)責(zé)單位內(nèi)部溝通,并積極與相關(guān)單位進(jìn)行有效溝通.員工應(yīng)注意日常的信息收集和處理,為交流和內(nèi)部溝通提供

2、良好的素材.五、溝通的層次一總裁辦公會議由總裁組織,每月月初3個工作日內(nèi)召開,參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)層,主要采用會議形式.對現(xiàn)階段的開展進(jìn)行總結(jié),提出下一階段的開展方向.必要時,由行政人事部負(fù)責(zé)會議記錄.二訓(xùn)話晨會每周一、周四上午8:308:50,地點在公司正門口,由公司領(lǐng)導(dǎo)輪流執(zhí)行,參加人員為公司機(jī)關(guān)所有人員.如遇有當(dāng)值領(lǐng)導(dǎo)外出,自動由順延領(lǐng)導(dǎo)替代執(zhí)行.會議內(nèi)容為檢查儀容儀表、公司開展?fàn)顟B(tài).三部門例會各部門應(yīng)建立每周一次的例會制度,會議由部門主管負(fù)責(zé)召開.例會內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主,并以簽到的形式保存相關(guān)記錄.四部門間的交流1、部門間因工作關(guān)系的原因,在有必要時應(yīng)對下周開展

3、工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系.2、各部門保存本部主動溝通的有關(guān)記錄,對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的會議記錄上簽字認(rèn)可.3、溝通的形式有以下幾種：參與對方例會,需要簽到；與對方主管人員信息傳遞；由副總裁組織相關(guān)部門主管的會議,應(yīng)有簽到.4、部門主管在接收任務(wù)后,對任務(wù)進(jìn)行識別和評審,并在對方要求時間內(nèi)給予確定性的時間承諾和完成情況承諾.5、各部門應(yīng)對本部門接手的事項按時、認(rèn)真處理,并將處理結(jié)果反應(yīng)到傳遞部門.五部門與治理處的交流1、在治理處發(fā)現(xiàn)不能解決的問題后,對一般的問題由治理處 通知或上訪部門即可.2、對較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題,由治理處填寫?故障轉(zhuǎn)呈單?,并及時反應(yīng)到相關(guān)部門.3、相關(guān)部門應(yīng)

4、迅速處理,并及時反應(yīng)到治理處.4、部門主動反應(yīng)到治理處的信息,接聽 人員必須及時將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記；屬內(nèi)部事務(wù)的登記在工作日志上,屬客戶信息類的應(yīng)登記在?與客戶溝通登記表?中,并加以注明由部門轉(zhuǎn)遞.5、公司與治理處之間每兩月進(jìn)行一次的主任論壇,探討近來工作中出現(xiàn)的問題,提出改良方案,對好的經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)并推廣.六治理處內(nèi)部的溝通1、治理處晨會.每日進(jìn)行一次,由治理處主任識別是否有必要即時開展.晨會參與者為治理層員工,主要是人員考勤、了解狀態(tài)、布置工作,練習(xí)根本禮儀,調(diào)整效勞心態(tài),保證以最正確精神狀態(tài)投入到工作中.2、員工大會.每月月底召開一次員工大會,參與者為治理處全體員工,由治理處主任組織,主

5、要采用會議形式.會議內(nèi)容為月度工作方案的實施情況及相關(guān)治理信息.七治理處問的溝通1、治理處間應(yīng)主動增強(qiáng)交流和溝通,方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行.2、治理處問的溝通應(yīng)記錄在主任的工作記錄上,接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上,如員工培訓(xùn)記錄、人員簽到表等.八信息調(diào)查通過建立總裁信箱、每年一次的員工需求普查等方式增強(qiáng)員工與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通,對員工普遍的需求應(yīng)以公司文件的形式予以回復(fù),對個別員工提出的較鋒利的問題,應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面與之溝通.六、信息分為內(nèi)部信息和外部信息兩類,識別有價值的信息予以登記,并以“*表示外來信息.治理層員工都應(yīng)建立自己的信息記錄,操作層可將有關(guān)信息記錄在對應(yīng)表格上1、信息記

6、錄以工作日志、值班記錄的形式存在,應(yīng)做到記錄及時、準(zhǔn)確、清楚.2、對于內(nèi)部有價值的信息,如報告、問題處理結(jié)果、法規(guī)變更后的內(nèi)部傳遞過程,相關(guān)人員應(yīng)在對應(yīng)的表格中予以登記.3、對于特殊的或緊急狀態(tài)的信息由發(fā)生部門立即傳遞到品質(zhì)治理部,由其進(jìn)行登記或組織成立,并報治理者代表.事后填寫相關(guān)糾正預(yù)防舉措報告.4、對于外部信息,如法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)變更、相關(guān)方供方、開發(fā)商、客戶的信息,在品質(zhì)部收集匯總后按時給予分發(fā)或通報.對于客戶的投訴問題詳見程序文件16中有關(guān)處理規(guī)Mo5、全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息,各單位應(yīng)將信息的處理情況在例會上進(jìn)行有關(guān)評審,并將評審和處理情況作為會議記錄輸出.6、品質(zhì)治理部將有

7、關(guān)內(nèi)部和外部信息交流的情況登記在?信息交流表?.七、會議制度1、對有主題和材料的會議,會前與會人員應(yīng)準(zhǔn)備相關(guān)資料,以免空口講白話.2、一般會議時間為二小時以內(nèi),準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束.3、每人每次發(fā)言時間限制在5-8分鐘之內(nèi),言簡意賅,掌握重點,不偏離主題.4、虛懷假設(shè)谷,認(rèn)真傾聽,尊重別人不同的意見,分享他人的想法與感受.5、主持人應(yīng)帶動討論,激發(fā)創(chuàng)意,限制論題偏差,立場中立,化解沖突.6、會議務(wù)必達(dá)成決議,決議之事指派專人負(fù)責(zé)提供行動方案.7、會議記錄要準(zhǔn)確和完整,三天內(nèi)分發(fā)給每位與會者及相關(guān)人士.8、相關(guān)單位負(fù)責(zé)追蹤會后各項決議的行動及結(jié)果.A、董事會目的：對公司的開展戰(zhàn)略和方針或重大決策進(jìn)

8、行評議和決議.責(zé)任部門：指定一位副總負(fù)責(zé)會議的準(zhǔn)備工作和相關(guān)紀(jì)要頻次：半年一次人員：公司董事成員形式：事前責(zé)任部門負(fù)責(zé)將會議議題于兩周前發(fā)放到與會人員,與會人員進(jìn)行準(zhǔn)備.會議后,進(jìn)行整理形成議案.B、總裁辦公會目的：處理和確定部門協(xié)作有關(guān)事項,討論人事、行政、市場、治理方面的工作.責(zé)任部門：人事行政部頻次：每月一次人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員形式：由行政人事部列出會議議題并于一周前發(fā)放到與會人員,與會人員進(jìn)行準(zhǔn)備.會議后,進(jìn)行整理形成決議或紀(jì)要.C、部門之間的交流會目的：以工作溝通,信息傳遞為主,實現(xiàn)資源共享,提升工作效率.責(zé)任部門：人事行政部人員：相關(guān)部門主管及人員頻次：不定期一般每月一次形式：主

9、導(dǎo)部門在相關(guān)問題提出后,提升報告給行政人事部,由其籌劃組織實施；部門信息交流的結(jié)果以會議記錄的形式保存,對相關(guān)結(jié)論報總裁辦公會審批.D主任論壇目的：制定新制度、新規(guī)定,與治理處溝通后進(jìn)行推廣實施.人員：品質(zhì)治理部、相關(guān)部門主管、公司領(lǐng)導(dǎo)、治理處主任頻次：兩個月一次責(zé)任部門：品質(zhì)治理部形式：在新規(guī)定、制度、治理方法出臺前,由品質(zhì)部組織實施；并以會議記錄的形式保存結(jié)果,對相關(guān)結(jié)論報總裁辦公會審批.與客戶的溝通與客戶溝通的目的在于從客戶的角度和觀點來分析考慮客戶的需求,更好地滿足客戶的需求,最終到達(dá)客戶滿意,從而建立良好的客戶關(guān)系,建立一個強(qiáng)大的具有親和力的公司.增強(qiáng)與客戶的溝通,更好地理解客戶,能

10、提升客戶對效勞的滿意程度,建立和穩(wěn)固客戶忠誠度,樹立公司品牌.溝通的意義：為客戶提供了什么效勞、就什么效勞進(jìn)行溝通是次要的,重要的是在這一過程中與他建立的良好關(guān)系,這就是品牌.品牌構(gòu)成了公司的資產(chǎn),通過公司的品牌,可以交叉向他提供幾乎所有適合他的效勞/產(chǎn)品,也就是向客戶提供360.延伸效勞,在提供效勞的過程中,可以不斷滿足并超越客戶的期望需求,進(jìn)一步穩(wěn)固客戶忠誠度,公司的品牌也將延伸得更為深遠(yuǎn).溝通方式：24小時效勞熱線分別為受理投訴、提供效勞、24小時值班、上門效勞及回訪等.溝通分為：效勞前的溝通、效勞中的溝通、效勞后的溝通.1、效勞前的溝通公司及治理處通過告示、通知、網(wǎng)絡(luò)等方式將治理、效勞

11、信息向客戶傳遞.治理、效勞信息包括效勞工程、客戶公約、客戶手冊、客戶須知、政府文件、社團(tuán)信息等.公司及治理處將所有能提供的效勞工程、效勞時間、聯(lián)系 、效勞價格等信息,匯編成?效勞指南?派發(fā)給客戶,既能加大治理與效勞的透明度,又方便了客戶的查詢與聯(lián)系,增加客戶信賴感.也可以通過舉辦形式多樣的社區(qū)活動與客戶作專題溝通.如：“熟悉我們的家園-治理處開放日,客戶可以與治理員一起參觀自己的小區(qū)如設(shè)備房等,甚至參與小區(qū)的治理.專項社區(qū)活動：如文化娛樂、幼兒教育、旅游常識、股票知識等.效勞前就客戶的需求進(jìn)行溝通,對客戶的問詢,應(yīng)詳細(xì)予以解答,最后確認(rèn)客戶需求的內(nèi)容及相關(guān)要求,超出效勞范圍應(yīng)及時說明.治理處必

12、須在客戶要求的期限內(nèi)解決問題,如需延期,應(yīng)主動進(jìn)行溝通,以得到客戶的諒解.如需收費,應(yīng)在效勞前將收費標(biāo)準(zhǔn)明示客戶.2、效勞過程中的溝通員工在提供效勞過程中,嚴(yán)格根據(jù)公司的程序和標(biāo)準(zhǔn)來操作,使客戶感受優(yōu)質(zhì)效勞.詳見?效勞的提供?.3、效勞后的溝通溝通的方式有：客戶回訪、投訴處理、網(wǎng)上論壇、客戶需求資訊等.客戶回訪分為定期和不定期.定期回訪主要是公司每周對客戶維修情況進(jìn)行抽樣回訪、每半年的客戶滿意率調(diào)查.維修回訪：公司專人每周對各治理處維修派工單抽樣20%進(jìn)行 回訪.對房屋大的缺陷如屋面洗手間漏水、外墻開裂等維修后,應(yīng)隨時觀察效果,由治理處派專人上門定期檢查回訪,并作專項記錄.如收到客戶對維修后仍

13、存在缺陷的投訴時,應(yīng)立即派人返修,并在24小時內(nèi)進(jìn)行特殊回訪.每半年客戶滿意率調(diào)查：公司每年于六月和十一月對治理轄區(qū)范圍內(nèi)的客戶進(jìn)行全面的滿意率調(diào)查.由治理處協(xié)助公司向所有客戶發(fā)放、回收調(diào)查表,公司在到達(dá)回收率要求和回收期限后的一周內(nèi)開展統(tǒng)計、分析、回訪等事后工作.集中反映的問題要認(rèn)真做出公開答復(fù),對提出意見和建議的客戶應(yīng)逐戶回訪,重要客戶應(yīng)登門拜訪投訴處理：公司、治理處設(shè)專線投訴 ,受理投訴時,應(yīng)耐心傾聽,在客戶渲瀉完牢騷后,首先對客戶的觀點表示理解,然后再做出相應(yīng)的正確的解釋.公司由品質(zhì)治理部負(fù)責(zé)投訴問題的處理；凡涉及經(jīng)濟(jì)賠償/補(bǔ)償、針對治理處主任的投訴,應(yīng)上報公司領(lǐng)導(dǎo)解決；相關(guān)治理處必須按品質(zhì)治理部的糾正方案徹底解決問題,最后由品質(zhì)部回訪客戶.治理處由效勞中央負(fù)責(zé)投訴問題的處理,不能處理的