《計(jì)算機(jī)操作與應(yīng)用》課件——2.5制作商務(wù)信函與信封

1、Po計(jì) 算 機(jī) 操 作 與 應(yīng) 用任 務(wù) 描 述工 作 情 境 撰寫撰寫制作商務(wù)信函并特質(zhì)信封傳遞至企制作商務(wù)信函并特質(zhì)信封傳遞至企業(yè)好友是表示誠(chéng)意與邀請(qǐng)時(shí)的敲門磚，辦公業(yè)好友是表示誠(chéng)意與邀請(qǐng)時(shí)的敲門磚，辦公室耿秘書正在籌備此項(xiàng)工作，由于外聯(lián)的客室耿秘書正在籌備此項(xiàng)工作，由于外聯(lián)的客戶較多，因此采用戶較多，因此采用Word 2007Word 2007中的郵件合并中的郵件合并功能可批量制作，方便快捷。功能可批量制作，方便快捷。商 務(wù) 信 函 釋 義 商務(wù)商務(wù)信封與信函是商務(wù)活動(dòng)中專用的、信封與信函是商務(wù)活動(dòng)中專用的、帶有公司名稱和公司標(biāo)志的信封與信函，是帶有公司名稱和公司標(biāo)志的信封與信函，是商務(wù)

2、活動(dòng)中互通通信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)和商洽合商務(wù)活動(dòng)中互通通信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)和商洽合作的一種手段作的一種手段。商務(wù)。商務(wù)信封與信函可以保證企信封與信函可以保證企業(yè)信件的外觀一致，是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)標(biāo)志。業(yè)信件的外觀一致，是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)標(biāo)志。1任 務(wù) 展 示“商務(wù)信函與信封”批量制作樣文展示21 0 0 7 0 01 0 0 7 0 01 0 0 7 4 11 0 0 7 4 1北京市城區(qū)北新倉(cāng)13號(hào)張宏艷張宏艷北京市海淀區(qū)北京市海淀區(qū) 信信康威康威網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)技術(shù)有限公司技術(shù)有限公司 秦晶晶秦晶晶1 0 0 0 2 71 0 0 0 2 71 0 0 7 4 11 0 0 7 4 1北京市海淀區(qū)北京市海淀區(qū) 信信

3、康威康威網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)技術(shù)有限公司技術(shù)有限公司 秦晶晶秦晶晶郭文華郭文華北京市東城區(qū)朝陽(yáng)門北大街888號(hào)完 成 思 路Category 2寫 作 事 項(xiàng)寫 作 分 析制 作 流 程商務(wù)信函商務(wù)信函寫作事項(xiàng)寫作事項(xiàng)內(nèi)內(nèi) 容容準(zhǔn)準(zhǔn) 確確內(nèi)內(nèi) 容容簡(jiǎn)簡(jiǎn) 潔潔內(nèi)內(nèi) 容容具具 體體禮禮 貌貌用用 語(yǔ)語(yǔ)體體 諒諒對(duì)對(duì) 方方3Category 2寫 作 分 析寫 作 事 項(xiàng)制 作 流 程完 成 思 路正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。向收信人問(wèn)候；寫信的事由；該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問(wèn)有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問(wèn)題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?wèn)，又要回

4、答對(duì)方的詢問(wèn)，則先答后問(wèn)，以示尊重；提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。落款： 署名：署名即寫信人簽名，以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。 日期：寫信日期般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號(hào)。結(jié)尾：結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)。”同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。4Category 2寫

5、作 事 項(xiàng)寫 作 分 析制 作 流 程完 成 思 路信函主文檔制作信函主文檔制作信函數(shù)據(jù)源制作信函數(shù)據(jù)源制作合并文檔合并文檔信封制作信封制作打印信封打印信封保存文檔保存文檔5相 關(guān) 知 識(shí)重點(diǎn)知識(shí) 郵件合并基礎(chǔ)知識(shí)教師演示教師演示知 識(shí) 列 表擴(kuò)展知識(shí) 宏的使用 域的使用課下練習(xí)課下練習(xí) 自主學(xué)習(xí)自主學(xué)習(xí)6相 關(guān) 知 識(shí)郵 件 合 并 基 礎(chǔ) 知 識(shí)郵 件 合 并 定 義“郵件合并”的釋義適 用 范 圍“適用范圍”的分析制 作 過(guò) 程“郵件合并”的制作過(guò)程 “郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料

6、（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。 適用范圍：打印請(qǐng)貼、邀請(qǐng)函或信封、工資條、成績(jī)單、請(qǐng)柬、獎(jiǎng)狀等。 郵件合并的原理是將發(fā)送的文檔中相同的重復(fù)部分保存為一個(gè)文檔，稱為主文檔；將不同的部分，保存為數(shù)據(jù)源；然后將主文檔與數(shù)據(jù)源合并起來(lái)。步驟一：制作主文檔； 利用Word 2007創(chuàng)建。步驟二：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源； 選擇Word 2007創(chuàng)建； 選擇Excel 2007創(chuàng)建； 選擇Access 2007創(chuàng)建； 選擇Outlook 2007創(chuàng)建；步驟三：將數(shù)據(jù)源合并至主文檔中。7相 關(guān) 知 識(shí)郵 件 合 并 基 礎(chǔ) 知 識(shí)步驟一：步驟一：選擇

7、選擇文檔類型文檔類型步驟二：步驟二：將將文檔與數(shù)據(jù)源連接文檔與數(shù)據(jù)源連接 步驟三：步驟三：精簡(jiǎn)收件人精簡(jiǎn)收件人 單擊單擊功能區(qū)上的【郵件】選項(xiàng)卡，再功能區(qū)上的【郵件】選項(xiàng)卡，再單擊【開始郵件合并】分組中的開始郵件單擊【開始郵件合并】分組中的開始郵件合并按鈕，然后選擇要?jiǎng)?chuàng)建的文檔類型。合并按鈕，然后選擇要?jiǎng)?chuàng)建的文檔類型。 在【郵件】選項(xiàng)卡上的【開始郵件合在【郵件】選項(xiàng)卡上的【開始郵件合并】分組中，單擊【選擇收件人】按鈕。并】分組中，單擊【選擇收件人】按鈕。 在【郵件】選項(xiàng)卡上的【開始郵件合在【郵件】選項(xiàng)卡上的【開始郵件合并】分組中，單擊【編輯收件人列表】按并】分組中，單擊【編輯收件人列表】按鈕。

8、鈕。 步驟四：步驟四：插入合并域插入合并域 步驟五：步驟五：預(yù)覽信函預(yù)覽信函 步驟六：步驟六：完成合并完成合并 將插入點(diǎn)置于要插入合并域的位置，將插入點(diǎn)置于要插入合并域的位置，使用【郵件】選項(xiàng)卡上】寫入和插入域】使用【郵件】選項(xiàng)卡上】寫入和插入域】分組中的命令。分組中的命令。 在【郵件】選項(xiàng)卡上的【預(yù)覽結(jié)果】在【郵件】選項(xiàng)卡上的【預(yù)覽結(jié)果】分組中，單擊預(yù)覽結(jié)果按鈕。分組中，單擊預(yù)覽結(jié)果按鈕。 在【郵件】選項(xiàng)卡上的【完成】分組在【郵件】選項(xiàng)卡上的【完成】分組中，單擊【完成和合并】按鈕，從列表中中，單擊【完成和合并】按鈕，從列表中選擇一個(gè)選項(xiàng)。選擇一個(gè)選項(xiàng)。數(shù) 據(jù) 源 合 并 到 主 文 檔 操

9、作 步 驟 簡(jiǎn) 述8任 務(wù) 實(shí) 施建 立 “邀 請(qǐng) 函” 主 文 檔啟動(dòng)Word應(yīng)用程序，將自動(dòng)生成的文檔保存為“邀請(qǐng)函”。根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)頁(yè)面尺寸進(jìn)行設(shè)置，此處設(shè)置為“l(fā)etter”。利用繪制表格的方法來(lái)安排頁(yè)面的布局。打開【插入】選項(xiàng)卡，單擊【表格】組中的【表格】按鈕，在彈出的列表中選擇【繪制表格】命令后，光標(biāo)呈 狀。拖動(dòng)光標(biāo)，在文檔中繪制一個(gè)表格，從而將頁(yè)面分為三部分：上部用來(lái)插入圖片，左側(cè)用來(lái)輸入會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等信息，右側(cè)用來(lái)輸入邀請(qǐng)函的主要內(nèi)容。輸入內(nèi)容后，對(duì)字體格式和段落格式進(jìn)行設(shè)置。制作完成的邀請(qǐng)函效果如左圖所示。9任 務(wù) 實(shí) 施建 立 “通 訊 錄” 數(shù) 據(jù) 源 在在“通訊錄

10、通訊錄”工作表中，工作表中，“姓名姓名”和和“性性別別”字段將作為合并域插入到字段將作為合并域插入到“邀請(qǐng)函邀請(qǐng)函”主控主控文檔中，郵件合并完成后，將顯示具體的內(nèi)容；文檔中，郵件合并完成后，將顯示具體的內(nèi)容； “通訊地址通訊地址”和和“郵政編碼郵政編碼”字段將作為字段將作為合并域插入到信封封面中；合并域插入到信封封面中； “電子郵件地址電子郵件地址”字段將在批量發(fā)送電子字段將在批量發(fā)送電子郵件時(shí)用到。郵件時(shí)用到。10任 務(wù) 實(shí) 施步 驟 0101步 驟 0202步 驟 0303 在“邀請(qǐng)函”Word文檔中，打開【郵件】選項(xiàng)卡，如上圖所示。從【郵件】選項(xiàng)卡中，此時(shí)【編寫和插入域】組中的按鈕呈現(xiàn)灰

11、色，需要激活才能進(jìn)行郵件合并的操作。 在【開始郵件合并】組中，單擊【開始郵件合并】右側(cè)的下三角按鈕，從彈出的菜單中，選擇“信函”命令，在【開始郵件合并】組中，單擊【選擇聯(lián)系人】右側(cè)的下三角按鈕，從彈出的菜單中，選擇【使用現(xiàn)有列表】命令，如圖所示。 在彈出的【選擇數(shù)據(jù)源】對(duì)話框中，選擇數(shù)據(jù)源文件，打開“通訊錄” 單擊【打開】按鈕，如上圖所示。單擊【確定】按鈕，此時(shí)【編寫和插入域】組中的大部分按鈕都被激活了。11郵 件 合 并 選 擇 數(shù) 據(jù) 源任 務(wù) 實(shí) 施步 驟 0404步 驟 0505步 驟 0606 將光標(biāo)定位于“邀請(qǐng)函”的Word文檔中“尊貴的”之后，在【編寫和插入域】組中，單擊【插入合

12、并域】右側(cè)的下三角按鈕，從彈出的列表中，選擇【姓名】，松開鼠標(biāo)后，即可看到在“尊貴的”后面插入了“姓名”。 接著在“姓名”的后面加上稱謂。將光標(biāo)定位于“姓名”之后，在【編寫和插入域】組中，單擊【規(guī)則】按鈕，從彈出的菜單中，選擇“如果那么否則”，設(shè)置效果如上圖所示。 在【完成】組中，單擊【完成并合并】按鈕，在彈出菜單中，選擇【編輯單個(gè)文檔】，如圖2-204所示。單擊【確定】按鈕，即可生成一個(gè)包含多頁(yè)信函并設(shè)置好了姓名和稱謂的新文檔“信函1”。12郵 件 合 并 設(shè) 置 郵 件 合 并任 務(wù) 實(shí) 施步 驟 0101步 驟 0202步 驟 0303 新建一個(gè)Word文檔，打開【郵件】選項(xiàng)卡，在【創(chuàng)建

13、】組中，單擊【中文信封】按鈕，彈出“信封制作向?qū)А睂?duì)話框。單擊【下一步】按鈕，打開如上圖所示的對(duì)話框。選擇“基于地址簿文件，生成批量信封”，單擊【下一步】按鈕，在彈出的對(duì)話框中，單擊【選擇地址簿】按鈕，彈出【打開】對(duì)話框，在對(duì)話框的右下角選擇文件類型為“Excel”，然后選擇所需的“通訊錄”工作簿，如上圖所示。 單擊【打開】按鈕，返回到【信封制作向?qū)А繉?duì)話框。在【匹配收件人信息】列表中進(jìn)行相應(yīng)的配置，。單擊【完成】按鈕，即生成一個(gè)含有大量填寫好信封的文檔，如上圖所示。13郵 件 合 并 批 量 制 作 信 封任 務(wù) 總 結(jié)14技 能 總 結(jié)能創(chuàng)新批量制作常用公文能創(chuàng)新批量制作常用公文能能使用使

14、用“WordWord域域”命令命令完成完成制作文檔制作文檔能使用郵件合并功能制作類似文檔能使用郵件合并功能制作類似文檔隨 堂 實(shí) 訓(xùn)15制作企業(yè)員工胸卡步驟01步驟02步驟03步驟04步驟05創(chuàng)建以“員工胸卡”命名的Word文檔；添加文檔背景為“紅色漸進(jìn)色”，添加文本框，插入圖片域，制作圖文混排的主文檔；制作數(shù)據(jù)源，字段為“姓名，部門，職位，照片”；使用“郵件合并”合并主文檔和數(shù)據(jù)源；保存文檔。隨 堂 實(shí) 訓(xùn)文檔整文檔整體設(shè)計(jì)體設(shè)計(jì)合合 并并文文 檔檔數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源制制 作作文體文體搭搭配配設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)“企業(yè)員工胸卡”制作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)此項(xiàng)滿分此項(xiàng)滿分40分，對(duì)文本初步排分，對(duì)文本初步排版，具有藝術(shù)性、實(shí)用性、創(chuàng)版，具有藝術(shù)性、實(shí)用性、創(chuàng)新性較強(qiáng)。新性較強(qiáng)。此項(xiàng)滿分此項(xiàng)滿分20分，批量制作成功分