城建檔案的收集與整理課件

1、城建檔案的收集與整理講授人：郭某電話：城建檔案收集一、城建檔案收集的概念 城建檔案收集就是接收和征集具有保存價值的城建檔案，集中統(tǒng)一保管在城建檔案館（室）的一項工作。二、城建檔案收集的意義 1、城建檔案收集是城建檔案工作的基礎(chǔ)； 2、城建檔案收集是貫徹城建檔案工作基本原則的重要手段（科技檔案工作條例規(guī)定-集中統(tǒng)一管理的原則）； 3、城建檔案收集有利于維護國家機密。(城建檔案大量涉及能源、交通、市政、管網(wǎng)等公共安全檔案)城建檔案收集三、 如何做好城市建設(shè)工程檔案的收集 1、提高對城建檔案重要性的認識，加強對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；(規(guī)、建、管理依據(jù)、改擴建及維護依據(jù)、質(zhì)量安全責(zé)任管理基礎(chǔ)、竣工驗收、

2、決算、審計依據(jù)，檔案工作好不好，與工程質(zhì)量安全直接相關(guān)，與企業(yè)效益直接掛鉤。) 2、落實城建檔案工作人員，并持證上崗（包括建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位均應(yīng)配備專職檔案人員）； 3、配備必要的辦公設(shè)備（包括計算機、照像機、攝像機、辦公桌、檔案柜、防火防盜設(shè)備等）；城建檔案收集 4、建立健全制度； 首先應(yīng)制定檔案文件收文、發(fā)文,借閱登記制度。 在此基礎(chǔ)上建設(shè)單位、施工單位還應(yīng)制城建工程檔案收集整理驗收歸檔管理辦法，辦法應(yīng)包括下列內(nèi)容 （1）明確歸檔內(nèi)容：文字、圖紙、聲像、電子檔案；城建檔案收集(的通知（渝建發(fā)（2005）226號文關(guān)于印發(fā)市政工程文件歸檔內(nèi)容一覽表的通知 渝建發(fā)（2010）93號文

3、執(zhí)行。其他專業(yè)工程檔案歸檔內(nèi)容按相關(guān)專業(yè)主管部門歸檔內(nèi)容要求執(zhí)行。例如：交通部、水利部、電力部均有相關(guān)規(guī)定文件。) 城建檔案收集 （2）明確檔案接收管理單位； （3）明確歸檔份數(shù)； （4）明確歸檔責(zé)任者； （5）明確歸檔質(zhì)量； （6）明確歸檔時間；城建檔案收集 （7）竣工圖編制要求；(重編繪竣工圖必須有修改情況說明.) （8）聲像、電子檔案編制要求。 5、納入合同（包括設(shè)計、勘測、施工、監(jiān)理、材料和設(shè)備采購合同）； 6、有獎勵、有處罰。城建檔案整理一、城建檔案整理的概念 城建檔案整理是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中一個項目完成后對全套技術(shù)文件進行系統(tǒng)化，即合理分類、有序排列和案卷編目的具體工作。

4、二、城建檔案整理工作的意義 1、城建檔案整理工作有利于維護和反映城市建設(shè)的歷史面貌； 2、城建檔案整理工作有利于加強城建檔案的科學(xué)管理； 3、城建檔案整理工作是城建檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提條件。 城建檔案整理三、城建檔案整理工作的原則 1、城建檔案整理必須遵循其自然形成規(guī)律的原則； 2、城建檔案整理必須是便于保管、保密和提供利用的原則。四、工程檔案分類 1、工程檔案分類的定義：就是根據(jù)工程檔案的內(nèi)容和性質(zhì)以及相互聯(lián)系，將文件材料劃分為一定類別，它是整理工作的核心；城建檔案整理 2、分類的原則； 以工程檔案的內(nèi)容為基礎(chǔ)，正確選用分類標準。 符合工程檔案形成單位及其專業(yè)活動的性質(zhì)和特點。 分類體系

5、設(shè)置與排列具有邏輯性，橫向、豎向保持從屬性和排列關(guān)系。城建檔案整理五、工程檔案分類的方法 1、按載體類型進行分類；（如：文字、圖紙、照片、錄像、電子檔案等） 2、按專業(yè)進行分類；（如：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、通風(fēng)空調(diào)、電梯等） 3、按文件形成責(zé)任單位進行分類；（如：上級文件、建設(shè)單位文件、設(shè)計文件、監(jiān)理文件、施工單位文件等） 4、按工程建設(shè)程序分類；（如：前期文件 、初步設(shè)計文件、施工設(shè)計圖、施工過程文件、驗收文件等）城建檔案整理 5、按文件形成時間分類；（如：文書檔案按年度整理立卷） 6、按工程部位進行分類；（如：建設(shè)項目、單位工程、分部工程、樁號、標高、軸線等） 7、按文件內(nèi)容特征分類。

6、（如：原材料質(zhì)量證明文件、施工記錄文件、設(shè)計變更文件、鋼筋隱蔽等）城建檔案整理六、組成檔案保管單位的要求 1、必須是一組有機聯(lián)系的文件； 2、一般是保存價值和密級相同的文件；（工程檔案大多數(shù)按項目劃分密級和保管期限，因此，實際工作中可以不考慮此條要求） 3、文件材料應(yīng)有一定的數(shù)量要求，文字不超過2cm，圖紙、照片不超過3cm。（重要的是先劃分類別，然后再考慮厚度控制）城建檔案整理七、工程檔案文件材料在卷內(nèi)的排列 1、文字材料按重要文件在前，次要文件在后；批復(fù)在前，報告在后；施工文件一般按程序和歸檔一覽表順序排列； 2、圖紙按專業(yè)依圖號順序排列； 3、文圖混合卷，（不含附圖），一般在小型工程或?qū)?/p>

7、業(yè)工程使用文字材料在前，圖紙材料在后；（一般不混合裝訂） 4、聲像和電子檔案分別按載體獨立組成保管單位。城建檔案整理八、案卷編目 1、編寫張頁號； (每卷獨立編號、書寫頁面編號、位置、雙頁號、裱糊文件編號、拆疊文件編號等) 2、填寫卷內(nèi)目錄 （附卷內(nèi)目錄表-序號-責(zé)任者-文件材料題名編制日期-起止頁號）； 城建檔案整理 3、填寫案卷封面:包括分類號、檔號、檔案館代號、微縮號、項目代號，案卷題名、責(zé)任者、編制日期、移交單位、密級、保管期限等 （附案卷封面表）； 4、填寫備考表（附備考表-說明填寫注意事項）。城建檔案整理九、案卷的裝訂 1、裱糊大小不統(tǒng)一或破損紙張，大于A4紙張進行折疊； 2、去掉

8、金屬物； 3、裝訂。（必須采用重慶市城建檔案館監(jiān)制規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒夾）謝謝合作！復(fù)習(xí)題一、填空題 1、城建檔案收集是接收和征集具有(保存)和(利用)價值的城建檔案，集中保存在城建檔案館（室）的一項工作； 2、城建檔案收集是城建檔案工作的(基礎(chǔ))； 3、城建檔案收集是貫徹城建檔案工作基本原則的(重要手段)； 4、城建檔案收集有利于維護(國家機密)； 5、城建檔案的編目工作城建檔案整理的最后一道(工序)； 6、城建檔案整理工作有利于維護和反映城市建設(shè)的(歷史面貌)； 7、城建檔案整理工作有利于加強城建檔案的(科學(xué)管理)； 8、城建檔案整理工作是城建檔案提供利用的(基礎(chǔ)和前提)； 9、城建檔案整理必

9、須遵循其(自然形成)規(guī)律的原則； 10、城建檔案整理便于(保管、保密)和(提供利用)的原則。二、選擇題 （一）單選題 1、城建檔案的分類原則之一是（A）； A、以城建檔案的內(nèi)容為基礎(chǔ)，正確選用分類標準；B、按照載體不同分類。 2、城建檔案的分類原則之一是（A）； A、城建檔案分類要符合城建檔案形成單位及專業(yè)專業(yè)活動的性質(zhì)和特點；B、分為市政工程和建筑安裝工程。 3、城建檔案的分類原則之一是(B ) ； A、分類方法可以反復(fù)運用；B、分類類目體系設(shè)置與排列具有邏輯性。 4、城建檔案案卷封面移交單位，交城建檔案館(室)填寫為(B)； A、施工單位；B、建設(shè)單位；C監(jiān)理單位。 5、城建檔案卷內(nèi)目錄的

10、責(zé)任者應(yīng)是( B)； A、城建檔案員個人；B、該項文件形成的主要責(zé)任單位。 6、城建檔案案卷封面編制日期是指(B)； A、城建檔案裝訂整理的曰期；B、卷內(nèi)城建文件形成的起止日期。 7、城建檔案卷內(nèi)目錄的序號每卷應(yīng)(B)； A、連續(xù)編號，例如第一卷112編序號，則第二卷應(yīng)從13開始編序號；B、從1開始編序號。 8、城建檔案卷內(nèi)目錄的起止頁號應(yīng)是(A)； A、每卷應(yīng)獨立從“1”開始編號；B、卷與卷之間應(yīng)連續(xù)編寫張頁號。 9、城建檔案卷內(nèi)目錄的編制日期是指(B)； A、城建檔案裝訂整理的曰期；B、該項城建文件形成的起止日期。 10、城建檔案卷內(nèi)備考表的立卷人和審核人是指(B)； A、城建檔案裝訂整理

11、的檔案員；B、城建檔案員和該工程技術(shù)負責(zé)人。 （二）多選題 1、工程檔案分類的方法有( A、B、C、D、E )等。 A、按程序和階段分類，B、按專業(yè)分類C、按載體分類D、按時間分類E、按責(zé)任者分類。 2、組成城建檔案保管單位的要求有(A、B、D )； A、必須是一組有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料所組成；B、不同保存價值和密級的各種城建文件材料，要在保持其固有內(nèi)在聯(lián)系的前提下，適當?shù)胤謩e組成的保管單位；C、照片單獨組卷；D、保管單位內(nèi)的城建文件材料有一定相對數(shù)量界限。 3、為了便于查閱利用和保管存放，每卷厚度為(B、D、E )； A 、光盤播放時間不超過30分鐘； B、圖紙卷不超過30mm；C、照片不超過

12、40mm、D、文字材料立卷凈厚度不宜超過20mm；E、文字和照片材料必須裝訂。 4、城建檔案的案卷編目包括的內(nèi)容有(B、C、D、E )； A、竣工圖的拆疊；B、卷內(nèi)文件編寫張頁號；C、案卷封面的編制；D、卷內(nèi)目錄的編制；E、卷內(nèi)備考表的編制。 5、工程檔案案卷題名應(yīng)包括的內(nèi)容有(A、B、C、D、E )； A、建設(shè)項目名稱(包括工程地址)；B、單位工程名稱；C、專業(yè)名稱；D、程序(階段)；E、文件內(nèi)容特征揭示；F、時間。 6、城建檔案館收集工作的方法和手段有( A、B、C、D) ； A、按有關(guān)章制度進行收集；B、采用社會征集的形式進行收集；C、通過協(xié)商辦法進行收集；D、建立健全城建檔案的補報制度

13、；E、基層檔案室收集工作；F、城建檔案館收集工作。 7、城建檔案文件排列方法有(ABC)； A、來文在前，復(fù)文在后；B、主件在前，附件在后；C、正本在前，原稿在后；D、圖紙在前，文字有后。 8、城建檔案裝訂要求有(A、C、D)； A、要整齊、美觀、牢固、便于保管和利用；B、所有圖紙必須裝訂；C、交城建檔案館(室)的必須使用重慶市城建檔案館監(jiān)制的規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒夾；D、小于A4的應(yīng)用A4復(fù)印紙裱糊。 9、卷內(nèi)備考表主要標明( A、B、C ) ； A、案卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)；B、各類文件材料負頁數(shù)；C、立卷單位對案卷完整、準確情況的審核說明；D、檔案是否經(jīng)過專項驗收。 10、城建檔案案卷封面的責(zé)任者是指( A、D )； A文件材料形成單位或主要責(zé)任者；B，只能填寫一個責(zé)任者；C、只能填寫施工單位；D、一般工程照片的責(zé)任者應(yīng)填寫單位，而不是攝影者個人。三、判斷題 1、工程檔案中，照片卷內(nèi)目錄的責(zé)任者應(yīng)填寫攝影人。(錯) 2、案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。(對) 3、兩面書寫的城建文件材料，只在正面編頁號，背面不編寫頁號。(錯) 4、城建檔案張頁號位置是正面右上角，反面左上角。(錯) 5、城建檔案案卷封面的責(zé)任者全部填寫施工單位。(錯) 6、城建檔案在裝訂前應(yīng)剔除金屬物。(對) 7、卷內(nèi)備考