HJ 9-2022 生態(tài)環(huán)境檔案著錄細則

標準分享吧中華人民共和國國家生態(tài)環(huán)境標準Descriptiondetailedregulationsforecologicaland2022-03-09發(fā)布20生態(tài)環(huán)境部發(fā)布標準分享吧 1 1 1 2 2 2 3 5 6i——調(diào)整了規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義；——增加了目錄數(shù)據(jù)庫相關(guān)內(nèi)容。生態(tài)環(huán)境檔案著錄細則本標準適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）HJ/T7生態(tài)環(huán)境檔案ecologicalandenvironmentalar14著錄標識符號5.1著錄用漢字應(yīng)當使用規(guī)范化的簡化漢字，外文與少數(shù)民族文字應(yīng)當依照其文字規(guī)則書寫。5.2人名、地名、圖形、符號應(yīng)當按原文照實著錄，無法照實著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并5.3著錄項目中各種編號、代號、時間、數(shù)量中的數(shù)字應(yīng)當采用阿拉伯數(shù)字。27.1.1以“卷”為單位整理的檔案，應(yīng)當建立案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫；以“件”7.1.2為滿足生態(tài)環(huán)境檔案管理需要，應(yīng)當建立符合實際需求的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型機讀目錄數(shù)據(jù)庫，且目3表1案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)123/445678/94表2卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)1234586/7894/44表3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)12345867/894/48.1生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源是被著錄的生態(tài)環(huán)境檔案本身。著錄信息源的確定依據(jù)如下：b）卷內(nèi)文件級著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的文頭d）項目類生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源主要依據(jù)項8.2被著錄檔案本身信息不足時，可參考其他有關(guān)的檔案資59著錄項目細則9.1題名與責任者項9.1.1案卷題名生態(tài)環(huán)境部、XX有限公司關(guān)于審查XX項9.1.2文件題名一般著錄單份文件文首的題目名稱。文件題名分為正題名、副題名、并列題名等，一般應(yīng)當正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名應(yīng)當照副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映檔案中的主題時，副題名不必著并列題名是以第二種語言文字書寫的、與正題名對照并列的題名。生態(tài)環(huán)境檔案的外文題名即為并列題名，應(yīng)當著錄，著錄時應(yīng)當在并列題名前加“=”號。與正題聯(lián)合國開發(fā)署（UNDP）工作組關(guān)于中國臭氧層保護的考察報告（CPR/89/02DEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/0對于題名中的說明題名文字，如在題名前后對檔案文件內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字，應(yīng)第二次全國污染源普查公報：時期資料為XXX無題名的單份文件材料依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號。單份文件材料的正題名有別名者，除著錄正題名外，可將別名在備注項中注明。國務(wù)院關(guān)于印發(fā)《大氣污染防治行動計劃》的通知，在備注項注明：“大氣十條”個附件材料的，應(yīng)當逐一著錄，用“+”連接。正文中包含有附件題名，而歸檔的6應(yīng)當著錄對文件材料負有直接責任的團體或個人。三個及以下責任者，照原文著錄；超過三機關(guān)團體責任者必須著錄全稱或規(guī)范化通用簡稱。機關(guān)團體責任者的名稱在一個全宗內(nèi)應(yīng)當未署責任者的文件，應(yīng)當著錄根據(jù)其內(nèi)容、形成特征考證出的責任者，并加“[]”號。經(jīng)考9.1.4機構(gòu)名稱9.1.5文件編號文件編號是文件材料在制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人編寫的文件材料序號，如發(fā)文字號、技術(shù)鑒定證書編號、科研試驗報告流水號、標準規(guī)著錄文件編號應(yīng)當齊全完整，不得省略。如發(fā)文字號包括機關(guān)代字、年度、順序號。文件材料上有多個文件編號時，一般只著錄一個文件編號；若需著錄多個文件編號，中間用圖紙類材料，其圖號可視為文件編號，予以著錄。但當圖號作為檔號的一部分時，文件編號9.2稿本與文種項9.2.1稿本草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、789.3.1密級9.3.2保密期限9.3.3公開屬性9.3.4控制標識9.3.5保管期限9.4.1一般要求第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位數(shù)用“0”補齊，應(yīng)當省略年、月、日三字，在表示年、一般情況下，文書著錄發(fā)文日期；決議、決定、命令、法律、標準、辦法、規(guī)定、條例、章記錄、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、測定檢驗數(shù)據(jù)報告等著錄記錄日未標明形成日期的文件材料，應(yīng)當根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成日期，并在備92018年5月×日，著錄為“20180500”××××年×月×日，著錄為“00000000”文件材料的形成日期記載有誤的，應(yīng)當著錄正確的日期，并在備注項中說明“原日期記載有9.4.3起止日期9.5載體類型及形態(tài)項9.5.1載體類型頁數(shù)應(yīng)當著錄卷內(nèi)單件文件的實有頁數(shù)，或著錄以“件”為單位整理的檔案9.5.3件數(shù)9.5.4載體數(shù)量9.5.5載體單位9.5.6載體規(guī)格9.6備注項若多個項目需備注時，依各項目順序著錄，項ISBN978-7-5086-3319.8提要項9.9排檢與編號項9.9.3檔號案門類代碼、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、件號。檔號中各組成部分間用“-”全宗號為國家綜合檔案館賦予立檔單位的編號，一般為4位。如果尚未被賦予全宗號，著錄案卷號為每一卷檔案的流水編號，一般為4位阿拉伯件號為案卷內(nèi)每一件文件材料的流水編號，一般為3位阿拉伯數(shù)字；或為以“件”為單位整檔案門類代碼由檔案門類名稱的2位漢語拼音首字母組成，如文書檔案用“WS”標機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸9.9.5縮微號9.9.6