湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南耕農(nóng)水果有限公司的基本情況..................................1

2湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀........................1

2.1公司管理費(fèi)用變化情況........................................1

2.2公司管理費(fèi)用具體費(fèi)用支出....................................2

2.3公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀....................................3

3湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問(wèn)題..................3

3.1公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)存在不按流程報(bào)銷(xiāo)情況............................3

3.2公司預(yù)算編制不切實(shí)際........................................4

3.3公司管理人員管理知識(shí)匱乏....................................4

3.4公司辦公環(huán)境浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重....................................4

4湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)....................5

4.1嚴(yán)格控制報(bào)銷(xiāo)流程，核實(shí)信息..................................5

4.2科學(xué)編制費(fèi)用預(yù)算............................................6

4.3對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)..................................8

4.4實(shí)行低碳化辦公環(huán)境..........................................9

5總結(jié).............................................................11

參考資料..........................................................12

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南耕農(nóng)水果有限公司的基本情況

湖南耕農(nóng)水果有限公司于2017年成立，主要從事生果經(jīng)營(yíng)。公司經(jīng)營(yíng)宗旨

是“為綠色健康代言”，經(jīng)營(yíng)思想就是“綠色健康”，這是對(duì)顧客的承諾，更

是對(duì)綠色生態(tài)的回應(yīng)。公司擁有專業(yè)的農(nóng)業(yè)技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)，有現(xiàn)代化種植園基

地，采用智慧化新型零售方式，致力于可持續(xù)發(fā)展的鮮果供應(yīng)鏈。

2湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀

根據(jù)對(duì)該公司進(jìn)一步調(diào)查，我們知道該公司的管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀，具

體內(nèi)容如下所示。

2.1公司管理費(fèi)用變化情況

表12018-2021年公司管理費(fèi)用單位：元

季度2018年2019年2020年2021年

1季度71231.2170131.6175500.4495050.30

2季度74330.7379150.9083160.13100232.10

3季度68790.1173160.3279130.6395621.40

4季度74870.5769570.3192110.1296639.90

合計(jì)289222.62292013.14329901.32387543.70

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圖12018-2021年公司管理費(fèi)用趨勢(shì)圖

由表1可知該公司近幾年的管理費(fèi)用在不斷地上升，各季度費(fèi)用有明顯地

增多，管理費(fèi)用1、2季度比3、4季度的多，占年度管理費(fèi)用總和比更高。這

些費(fèi)用支出必然會(huì)給公司帶來(lái)更多的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。

由圖1可知該公司管理費(fèi)由2018年289222.62元到2021年387543.70元，

公司管理費(fèi)用整體呈上升趨勢(shì)，在2019年至2021年里，管理費(fèi)用的增長(zhǎng)變化

是顯而易見(jiàn)的。

從上面圖表中，我們發(fā)現(xiàn)該公司的管理費(fèi)用控制制度存在不少問(wèn)題。

2.2公司管理費(fèi)用具體費(fèi)用支出

以2021年公司管理費(fèi)用支出為例，我們可以根據(jù)以下數(shù)據(jù)做出一定的分析。

表22021年管理費(fèi)用支出表單位：元

序號(hào)項(xiàng)目名稱計(jì)劃金額實(shí)際金額結(jié)余金額

1員工工資180000.00185323.00-5323.00

2差旅費(fèi)3600.004963.50-1363.50

3辦公費(fèi)48000.0049823.60-1823.60

4租賃費(fèi)96000.00102000.00-6000.00

5水電費(fèi)36000.0036750.60-750.60

6商品損失3200.003180.8019.20

7其他4800.005502.20-702.20

8合計(jì)371600.00387543.70-15,943.70

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據(jù)表2可知該公司管理費(fèi)用主要是由員工工資、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、租賃費(fèi)、

水電費(fèi)、商品損失、其他組成的。大部分費(fèi)用項(xiàng)目計(jì)劃金額比實(shí)際金額少，尤

其是租賃費(fèi)、工資費(fèi)用、辦公費(fèi)和差旅費(fèi)這些費(fèi)用，這說(shuō)明該公司預(yù)算編制制

度不符合現(xiàn)狀。

2.3公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀

該公司費(fèi)用管理主要分為辦公管理、員工管理、出差管理、食宿管理。辦

公管理是對(duì)辦公生活用品、相關(guān)系統(tǒng)修護(hù)進(jìn)行管理，公司辦公用品非正常耗費(fèi)

較多，員工無(wú)低碳意識(shí)。員工管理是對(duì)員工福利進(jìn)行管理，但公司未對(duì)其給出

實(shí)際預(yù)算。出差管理是對(duì)出差食宿、車(chē)費(fèi)等進(jìn)行管理，公司在出差費(fèi)用上做得

不到位，員工有多報(bào)、漏報(bào)行為。食宿管理是對(duì)員工就餐住宿進(jìn)行管理。公司

對(duì)各項(xiàng)管理費(fèi)用開(kāi)支實(shí)施計(jì)劃管理，各項(xiàng)開(kāi)支原則上必須先上報(bào)，再按批準(zhǔn)的

計(jì)劃進(jìn)行。各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支必須取得合法原始憑證，經(jīng)辦人要在原始憑證上標(biāo)明

用途，財(cái)務(wù)部對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審核要保證其真實(shí)、準(zhǔn)確、合法。但在實(shí)際工作中，

公司存在不少不按流程辦事、無(wú)管理制度意識(shí)的職工。

3湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問(wèn)題

從對(duì)該公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀的了解分析中，我們可知該公司在對(duì)管

理費(fèi)用的管控上存在很多問(wèn)題，接下來(lái)我們對(duì)此做出進(jìn)一步討論解析。

3.1公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)存在不按流程報(bào)銷(xiāo)情況

公司對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)有制定專門(mén)的流程和制度，要求每位職員嚴(yán)格按流程和制

度進(jìn)行操作。公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程如圖2。

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圖2費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

在費(fèi)用管理中，特別是出差、辦公管理中，有職員在工作費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)不按

流程辦事，認(rèn)為自己和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系好，縮減環(huán)節(jié)直接找領(lǐng)導(dǎo)簽字。有職員在工作

時(shí)把費(fèi)用單據(jù)遺失、甚至忘記把單據(jù)拿回，這使他們?cè)谫M(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，總找理由

敷衍報(bào)銷(xiāo)時(shí)粘貼費(fèi)用單據(jù)這一流程。這些不合規(guī)矩的操作會(huì)給公司帶來(lái)更多不

可控的資金損失，也會(huì)影響公司后面費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)結(jié)算的真實(shí)性。

3.2公司預(yù)算編制不切實(shí)際

該公司各部門(mén)在每年9月根據(jù)部門(mén)預(yù)算目標(biāo)和公司編制要求，組織開(kāi)展所

屬部門(mén)預(yù)算編制工作；各部門(mén)10月底將部門(mén)整體預(yù)算方案上報(bào)公司審核。從表

2中可以看出公司2021年計(jì)劃金額371600元，實(shí)際金額為387543.7元，差額

為15943.7元，預(yù)算金額比實(shí)際金額少。這些與公司現(xiàn)狀不相符，大部分費(fèi)用

項(xiàng)目實(shí)際金額比計(jì)劃金額要多，說(shuō)明該公司低估了費(fèi)用成本，每季度的預(yù)算金

額未根據(jù)實(shí)際變化做出變動(dòng)，做出的預(yù)算不符合業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)，不利于公司發(fā)

展。

3.3公司管理人員管理知識(shí)匱乏

現(xiàn)代企業(yè)管理是有體系、集中系統(tǒng)化的，一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)離不開(kāi)專業(yè)的機(jī)

制運(yùn)作。如果管理人員缺乏所處領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，那他們的管

理肯定會(huì)迷失方向。如果他們未針對(duì)薄弱點(diǎn)去改進(jìn)，將很難在這一領(lǐng)域長(zhǎng)久發(fā)

展下去。該公司處于起步階段，大部分管理人員都屬于新手，不懂自己所管理

領(lǐng)域的專業(yè)。公司制定的費(fèi)用管理制度本來(lái)就是為了可持續(xù)發(fā)展下去，但在辦

公、員工、出差、食宿管理模塊中都存在一些問(wèn)題，其中問(wèn)題來(lái)源之一就是管

理人員管理知識(shí)匱乏。當(dāng)他們需要進(jìn)一步推進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)以下幾方

面的問(wèn)題：一是很難理解項(xiàng)目目標(biāo)；二是沒(méi)有能夠很好實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的專業(yè)知識(shí)能

力；三是不懂該專業(yè)的人去做管理，很難栽培出有能力的員工。

3.4公司辦公環(huán)境浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重

該公司辦公管理模塊處理不到位，辦公室浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，少有人會(huì)勤儉節(jié)

約，如：公司飲水機(jī)全天運(yùn)作；員工用完水后水龍頭不及時(shí)關(guān)閉；公司電腦一

直處于待機(jī)狀態(tài)；公司四季開(kāi)空調(diào)且溫度調(diào)的過(guò)高或過(guò)低；員工下班后未關(guān)燈；

辦公紙張浪費(fèi)嚴(yán)重。這都使公司管理費(fèi)用不斷增加。

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4湖南耕農(nóng)水果有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

管理費(fèi)用的管理控制是企業(yè)財(cái)務(wù)控制中的一個(gè)重要內(nèi)容，企業(yè)管理費(fèi)用控

制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)對(duì)優(yōu)化企業(yè)費(fèi)用管理、提高企業(yè)財(cái)務(wù)效益有激勵(lì)作用。所以針

對(duì)該公司相關(guān)情況，我們制定了下面的管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)。

4.1嚴(yán)格控制報(bào)銷(xiāo)流程，核實(shí)信息

公司應(yīng)加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程執(zhí)行管理，嚴(yán)格監(jiān)督工作人員費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)按流程辦

事。如圖3、4，報(bào)銷(xiāo)人應(yīng)將主管審批后單據(jù)交到會(huì)計(jì)審核，再到總經(jīng)理審批簽

字，最后由出納簽字付款。對(duì)需要預(yù)支費(fèi)用的，經(jīng)辦人填寫(xiě)借款單、必要文件

等，后由部門(mén)經(jīng)理審核真實(shí)后簽字，再由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字上交，正副總經(jīng)

理審批通過(guò)后簽字，最后出納辦理支付，經(jīng)辦人事情辦完后需費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，多退

少補(bǔ)。

對(duì)無(wú)視費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度的員工，公司應(yīng)設(shè)立如表3的懲罰機(jī)制。員工費(fèi)用報(bào)

銷(xiāo)未填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)單和借支單就去財(cái)務(wù)部領(lǐng)用現(xiàn)金、財(cái)務(wù)人員未核實(shí)信息的處

以小額罰款，前者單次罰50元、后者單次罰150元。單憑領(lǐng)用人口述就支錢(qián)給

領(lǐng)用人的處以批評(píng)罰款200元。對(duì)虛報(bào)費(fèi)用真實(shí)性的記過(guò)罰款1000元并由其承

擔(dān)費(fèi)用，給公司帶來(lái)嚴(yán)重后果的將解除雇傭關(guān)系。要嚴(yán)格按照費(fèi)用制度規(guī)定辦

事，加強(qiáng)出差審批，從嚴(yán)控制出差人數(shù)和出差天數(shù)。

圖3先墊支后報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

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圖4先借款后報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

表3費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)懲罰

懲罰

具體說(shuō)明單次罰金

類(lèi)型

未填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)單或借支單就領(lǐng)錢(qián)1-2次50元

小額

口頭費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，多次費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)未填相關(guān)單據(jù)100元

罰款

審核人員未辨別費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)真實(shí)性150元

批評(píng)弄丟費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，口頭表達(dá)且拿到錢(qián)，由相關(guān)工作

200元

罰款人員承擔(dān)費(fèi)用金額，公司對(duì)其進(jìn)行通報(bào)批評(píng)

記過(guò)虛報(bào)費(fèi)用金額、真實(shí)性，由相關(guān)人員承擔(dān)費(fèi)用，公司

1000元

解雇對(duì)其記過(guò)處理，給公司帶來(lái)嚴(yán)重后果的將被解雇

4.2科學(xué)編制費(fèi)用預(yù)算

預(yù)算管理由若干個(gè)相互密切聯(lián)系環(huán)節(jié)構(gòu)成，預(yù)算管理的每一部分都很重要，

在這些部分里面預(yù)算編制是其出發(fā)點(diǎn)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)精心準(zhǔn)備的合理貼切的預(yù)算文

件，各個(gè)環(huán)節(jié)在后面也難以展開(kāi)。

公司應(yīng)科學(xué)編制費(fèi)用預(yù)算：

（1）公司應(yīng)按圖5所制定的預(yù)算步驟來(lái)實(shí)施，這不僅讓公司更有條理化、

預(yù)算編制和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)一致，還使其效率增長(zhǎng)。而非像之前公司一樣，費(fèi)用預(yù)算

6

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制定流程不嚴(yán)謹(jǐn)、存在很多漏洞，比如預(yù)算和業(yè)務(wù)目標(biāo)不相符導(dǎo)致業(yè)務(wù)發(fā)展滯

留不前。

圖5預(yù)算編制流程圖

（2）公司管理費(fèi)用預(yù)算要有具體方法去測(cè)算，各部門(mén)每月根據(jù)變化做出改

變。從前面公司預(yù)算費(fèi)用編制現(xiàn)狀和問(wèn)題中我們了解到，該公司每季度預(yù)算費(fèi)

用都一樣，并未根據(jù)具體情況而修改，這限制了公司費(fèi)用管控。所以公司需要

一個(gè)靈活的管理費(fèi)用預(yù)算編制方法，能解決大部分管理費(fèi)用預(yù)算編制，比如可

以根據(jù)表4去進(jìn)行預(yù)算編制，這樣一來(lái)無(wú)論是差旅費(fèi)、交通費(fèi)，還是工資、水

電費(fèi)等都通過(guò)系統(tǒng)的計(jì)算，得出科學(xué)的預(yù)算結(jié)果。

表4管理費(fèi)用預(yù)算編制依據(jù)

項(xiàng)目具體內(nèi)容編制依據(jù)

據(jù)崗位職級(jí)、入職時(shí)間明確薪資總額，若無(wú)詳細(xì)招聘計(jì)

員工基本工資

劃則按平均工資計(jì)算

工資

五險(xiǎn)一金按五險(xiǎn)一金占工資比例算

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

按企業(yè)人數(shù)、人均支出算，福利費(fèi)稅前扣除有限額標(biāo)準(zhǔn)

福利費(fèi)不超過(guò)薪金總額14%的部分準(zhǔn)予扣除，在預(yù)算時(shí)予以考

慮

績(jī)效獎(jiǎng)、

按企業(yè)績(jī)效提成制度確定

提成

差旅費(fèi)

按收入預(yù)算乘以占收入比例確定，占收入比例按歷史數(shù)

營(yíng)銷(xiāo)交通費(fèi)

據(jù)或同行數(shù)據(jù)確定。業(yè)務(wù)招待費(fèi)稅前扣除有限額標(biāo)準(zhǔn)，

支出業(yè)務(wù)招待

應(yīng)在預(yù)算時(shí)考慮

費(fèi)

行政水電費(fèi)、通常變化不大，按歷史支出編制。若發(fā)生較大變動(dòng)，如

管理租賃費(fèi)等更換辦公場(chǎng)所、員工大幅增加等，應(yīng)重新計(jì)算水電、租

費(fèi)日常費(fèi)用賃費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用開(kāi)支

4.3對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)

公司管理人員缺乏管理知識(shí)儲(chǔ)備、難以理解項(xiàng)目目標(biāo)、無(wú)法培養(yǎng)出人才，

公司應(yīng)針對(duì)這一情況做出改變。一是讓管理人員去學(xué)習(xí)全方位的管理知識(shí)，如

圖6公司對(duì)員工素質(zhì)培訓(xùn)分為培訓(xùn)目標(biāo)、時(shí)間、對(duì)象、方式、內(nèi)容五個(gè)模塊；

二是管理人員應(yīng)找相關(guān)學(xué)習(xí)資料去學(xué)習(xí)管理領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)、通過(guò)和他人探討交

流進(jìn)行更深入理解；三是公司應(yīng)對(duì)管理人員每月進(jìn)行素質(zhì)考核，流程如圖7，過(guò)

關(guān)的員工繼續(xù)學(xué)習(xí)，幾次未過(guò)關(guān)員工進(jìn)行降級(jí)處理。第一點(diǎn)是為了使管理人員

有能力從事該崗位工作；第二點(diǎn)可以防止管理人員因?qū)υ擃I(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)不了

解而做出錯(cuò)誤決策；第三點(diǎn)是通過(guò)優(yōu)勝劣汰的方式增加員工的積極性，同時(shí)也

可以給其他員工晉升的機(jī)會(huì)。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖6管理人員培訓(xùn)具體內(nèi)容

圖7素質(zhì)考評(píng)流程圖

4.4實(shí)行低碳化辦公環(huán)境

該公司要實(shí)現(xiàn)低碳化辦公環(huán)境，首先應(yīng)就辦公室出現(xiàn)浪費(fèi)嚴(yán)重現(xiàn)象制定如

下表5所示的具體獎(jiǎng)罰機(jī)制。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表5公司辦公室管理獎(jiǎng)懲

獎(jiǎng)懲單次獎(jiǎng)

具體說(shuō)明

類(lèi)型懲金額

對(duì)有利于公司行為的給予鼓勵(lì)，以激發(fā)其他員工積極

100元

小額性

獎(jiǎng)勵(lì)

正

激給辦公室管理提出有用意見(jiàn)的員工經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)50元

勵(lì)

通告

對(duì)有益公司行為的員工進(jìn)行通告表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì)450元

獎(jiǎng)勵(lì)

對(duì)公司有重大突出貢獻(xiàn)的員工公開(kāi)表?yè)P(yáng)并記錄在公

記功1000元

司貢獻(xiàn)榜上

小額

對(duì)輕微違規(guī)或浪費(fèi)水電的員工小額罰款30元

罰款

通報(bào)

負(fù)對(duì)違規(guī)者進(jìn)行公開(kāi)批評(píng)200元

批評(píng)

激

對(duì)不利公司行為且造成較嚴(yán)重的辦公室管理失誤的

勵(lì)記過(guò)500元

員工處罰并記錄在案

員工嚴(yán)重違紀(jì)且給公司帶來(lái)了嚴(yán)重影響，公司將與其

辭退/

解除雇傭關(guān)系

公司要保證員工認(rèn)真貫徹獎(jiǎng)懲機(jī)制，