應(yīng)付帳款管理

1、Applications 11i OracleOracle應(yīng)付帳款應(yīng)付帳款Oracle總帳總帳帳戶帳戶匯率匯率發(fā)票發(fā)票付款付款調(diào)整調(diào)整Oracle項目會計項目會計Oracle 采購采購供應(yīng)商供應(yīng)商Oracle固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)Oracle應(yīng)收帳款應(yīng)收帳款銀行銀行核心思想：企業(yè)支出要嚴格控制應(yīng)付帳款系統(tǒng)是如何實現(xiàn)這一思想的？流程設(shè)計上（匹配-審批）控制方法上 應(yīng)用掛起-釋放掛起； 匹配方法： 2-way 3-way 4-way.設(shè)置層次：Financial OptionPayable OptionSupplierSupplier SiteInvoice Invoice Distribution L

2、ine InvoicePayment Schedule LineOverride抽象抽象具體具體財務(wù)選項和應(yīng)付選項的區(qū)別？財務(wù)選項和應(yīng)付選項的區(qū)別？N設(shè)置設(shè)置- - 發(fā)票發(fā)票- - 付款期限付款期限N設(shè)置設(shè)置- - 發(fā)票發(fā)票- - 分布集分布集NN設(shè)置設(shè)置- - 付款付款 - - 銀行銀行NN設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 會計周期會計周期NN設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 應(yīng)收帳款周期應(yīng)收帳款周期NN設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 特別日歷特別日歷NN設(shè)置設(shè)置- - 日歷日歷 - - 帳齡周期帳齡周期NN設(shè)置設(shè)置- - 貨幣貨幣 - - 定義定義NN設(shè)置設(shè)置- - 稅收稅收 - - 稅

3、收名稱稅收名稱NN設(shè)置設(shè)置- - 帳簿集帳簿集 - - 定義定義NN設(shè)置設(shè)置- 選項選項 - 財務(wù)財務(wù)NN設(shè)置設(shè)置- - 帳簿集帳簿集 - - 選擇選擇NN設(shè)置設(shè)置- - 選項選項 - - 應(yīng)付應(yīng)付N聯(lián)系人聯(lián)系人 供應(yīng)商 供應(yīng)商地址供應(yīng)商地址供應(yīng)商地址供應(yīng)商地址聯(lián)系人聯(lián)系人 供應(yīng)商名稱、編號（Financial Option自動生成編號/手工輸入)、類型、納稅登記號、增值稅登記號、失效日期（在一定日期后，阻止發(fā)票和采購定單的輸入）父子公司的關(guān)系、供應(yīng)商的銀行信息、稅收信息等供應(yīng)商地點名稱、供應(yīng)商地點的地址支付地點、采購地點、詢價地點、聯(lián)系人信息 采購地點付款地點采購地點詢價地點付款地點聯(lián)系人聯(lián)

4、系人聯(lián)系人供應(yīng)商和供應(yīng)商地點設(shè)置錄入供應(yīng)商的基本信息和缺省信息錄入供應(yīng)商的基本信息和缺省信息N供應(yīng)商供應(yīng)商 - 供應(yīng)商供應(yīng)商錄入供應(yīng)商的詳細信息錄入供應(yīng)商的詳細信息N供應(yīng)商供應(yīng)商 - 供應(yīng)商供應(yīng)商NB打開打開錄入供應(yīng)商地點的基本信息錄入供應(yīng)商地點的基本信息供應(yīng)商供應(yīng)商 - 供應(yīng)商供應(yīng)商NB新的新的查看供應(yīng)商、供應(yīng)商地點、聯(lián)系人信息查看與指定字符相近的供應(yīng)商名稱查看新的供應(yīng)商地點查看付款歷史記錄，包括無效付款查看付款歷史記錄，包括折扣、部分付款的信息ABCCorporationABCCorpMerge SupplierRun Vendor Audit ReportIdentify Duplica

5、te SuppliersReview Merge ResultsMaintain Audit TrailABCCorporation Object invoice發(fā)票發(fā)票 基本基本計劃付款計劃付款供應(yīng)商信息供應(yīng)商信息缺省信息缺省信息 詳細詳細發(fā)票信息發(fā)票信息發(fā)票分配發(fā)票分配 Setup 發(fā)票缺省值的設(shè)置 Setup 發(fā)票稅收缺省值的設(shè)置 Setup 匹配缺省值的設(shè)置供應(yīng)商發(fā)來的發(fā)票，既可與PO匹配，也可不與PO匹配。供應(yīng)商發(fā)來的沖減（紅字）發(fā)票。自己生成的發(fā)票。員工因公發(fā)生的費用。用來匹配采購訂單的發(fā)票，輸入PO號，系統(tǒng)自動給出供應(yīng)商信息。輸入供應(yīng)商或員工的預(yù)付款。用來匹配采購訂單的發(fā)票，輸入

6、PO號，系統(tǒng)自動給出供應(yīng)商信息并匹配采購訂單的每一裝運行。待扣稅的發(fā)票。既可用來匹配采購訂單，又可匹配發(fā)票。可輸入正/負金額。 發(fā)票批的作用為什么使用發(fā)票批？為什么使用發(fā)票批？在發(fā)票批層次輸入發(fā)票的缺省值。這些缺省值可以忽略在系統(tǒng)或供應(yīng)商地點中為批中所有發(fā)票設(shè)置的缺省值。通過跟蹤控制發(fā)票數(shù)和總額與實際發(fā)票數(shù)和總額（由發(fā)票輸入產(chǎn)生）之間的差異以獲得最大的準確度。 可以方便聯(lián)機查找發(fā)票批并復(fù)核創(chuàng)建此批的人的姓名和日期。 輸入發(fā)票批發(fā)票批發(fā)票批準備批控制表準備批控制表輸入一批發(fā)票輸入一批發(fā)票查看批控制報表查看批控制報表更新批控制表更新批控制表收到發(fā)票收到發(fā)票按批歸檔按批歸檔創(chuàng)建發(fā)票批創(chuàng)建發(fā)票批N發(fā)票

7、發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組在發(fā)票批中錄入發(fā)票在發(fā)票批中錄入發(fā)票N發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組B發(fā)票發(fā)票發(fā)票管理: Invoice Batch發(fā)票管理:Entering Basic Invoice Information匹配采購定單匹配采購定單 或或指定分配集指定分配集 或或手工錄入科目手工錄入科目 發(fā)票發(fā)票1998、12、20計算機計算機 $35000傳真卡傳真卡 $1500合計合計 $36500錄入錄入生成生成發(fā)運至香港發(fā)運至香港自動的科目錄入產(chǎn)生到總帳的憑證產(chǎn)生到總帳的憑證發(fā)票管理:Invoice Distribution 記錄為裝運和處理發(fā)生的運費總額。記錄

8、為裝運和處理發(fā)生的運費總額。發(fā)票上的雜項費用。發(fā)票上的雜項費用。記錄發(fā)票的待扣稅。記錄發(fā)票的待扣稅。記錄為采購的貨物或服務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商的費用總額。記錄為采購的貨物或服務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商的費用總額。記錄采購貨物或服務(wù)的銷售稅或其他稅的總額。記錄采購貨物或服務(wù)的銷售稅或其他稅的總額。記錄運費的方式：自動建立運費分配在發(fā)票窗口分配運費和雜項運費輸入運費分配N設(shè)置設(shè)置 - 選項選項 - 應(yīng)付應(yīng)付N發(fā)票發(fā)票 -輸入輸入 -發(fā)票發(fā)票B分配分配B指派指派N發(fā)票發(fā)票 -輸入輸入 -發(fā)票發(fā)票如果您未將“分配集”與采購訂單匹配，則可以使用它來自動輸入發(fā)票分配。例如，您可以為廣告商創(chuàng)建“分配集”，該“分配集”可將發(fā)票中

9、的廣告費分配到四個廣告部門。 您可以對供應(yīng)商地點指定默認的“分配集”，以使系統(tǒng)將它用于您為此供應(yīng)商地點輸入的每張發(fā)票。如果您沒有對供應(yīng)商地點指定默認的“分配集”，則可以在每次輸入發(fā)票時對發(fā)票指定“分配集”。 為什么使用分配集？為什么使用分配集？“全部分配集”：(Full)可以創(chuàng)建具有設(shè)置百分比金額的分配?！昂喴峙浼保?Skeleton)可以創(chuàng)建無設(shè)置分配額的分配。例如，租金發(fā)票的“全部分配集”對銷售設(shè)備費用帳戶指定了70% 的發(fā)票額，對管理設(shè)備費用帳戶指定了 30% 的發(fā)票額。百分比總和為100%。相同發(fā)票的“簡要分配集”將為銷售設(shè)備費用帳戶創(chuàng)建一個分配，為管理設(shè)備費用帳戶創(chuàng)建一個分配，同

10、時將金額保留為零。然后，您可以根據(jù)變量（如每組此月份的人頭數(shù)）在發(fā)票輸入過程中輸入金額。 為什么使用分配集？為什么使用分配集？錄入發(fā)票與采購定單匹配一張發(fā)票可以與多張采購定單匹配多張發(fā)票可以與一張采購定單匹配 錄入借項通知單或貸項通知單與發(fā)票匹配輸入供應(yīng)商信息輸入供應(yīng)商信息輸入發(fā)票日期、號碼和金額輸入發(fā)票日期、號碼和金額標準、費用報銷單、混合標準、費用報銷單、混合選擇采購訂單選擇采購訂單選擇匹配選擇匹配輸入發(fā)票數(shù)量或匹配金額輸入發(fā)票數(shù)量或匹配金額如果匹配至如果匹配至PO分配行，選擇分配并輸入分配數(shù)量和金額分配行，選擇分配并輸入分配數(shù)量和金額保存發(fā)票保存發(fā)票輸入采購訂單信息輸入采購訂單信息采購訂

11、單缺省采購訂單缺省快速匹配快速匹配輸入附加的發(fā)票標題信息輸入附加的發(fā)票標題信息完成完成完成完成完成完成 錄入采購定單錄入采購定單 N采購定單采購定單 -采購定單采購定單 與采購定單的裝運行匹配與采購定單的裝運行匹配發(fā)票發(fā)票 - 輸入輸入 - 發(fā)票發(fā)票N與采購定單的裝運行和分配行匹配與采購定單的裝運行和分配行匹配 B打開打開發(fā)票發(fā)票 - 輸入輸入 - 發(fā)票發(fā)票N快速匹配快速匹配 發(fā)票發(fā)票 - 輸入輸入 - 發(fā)票發(fā)票N采購定單采購定單2 箱子箱子 1500 USD2 箱子箱子 1500 USD 4-方式匹配AP主處理會計分錄1、檢驗 借：材料采購（原材料暫估） 貸：AP應(yīng)計暫估2、入庫 借：原材料

12、 貸：材料采購（原材料暫估）3、匹配 借：AP應(yīng)計暫估 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商4、支付 借：應(yīng)付帳款供應(yīng)商 貸：銀行存款或現(xiàn)金 使用價格更正來記錄和更新發(fā)票的單位價格， 為能跟蹤價格變動，無須調(diào)整發(fā)票總量。 使用借項通知單或貸項通知單記錄價格減少； 使用標準或采購定單缺省記錄價格增加。為什么使用價格更正？為什么使用價格更正？為什么使用發(fā)票容限？為什么使用發(fā)票容限？使用發(fā)票容限來定義發(fā)票、采購定單、收據(jù)和稅收之間允許的差異。可定義基于百分比和總量的容限。容限決定在發(fā)票審批，系統(tǒng)是否對發(fā)票應(yīng)用匹配或稅收掛起。發(fā)票容限分為：采購定單匹配容限、稅收差異 使用掛起可阻止某個發(fā)票的付款，阻止某個發(fā)票的過帳。系

13、統(tǒng)提供了許多發(fā)票掛起的理由，也可根據(jù)發(fā)票審批的需要自己定義掛起。比如可針對供應(yīng)商或供應(yīng)商地點掛起，不必只針對單個發(fā)票掛起。對供應(yīng)商地點發(fā)票掛起；(掛起所有付款，發(fā)票數(shù)額限制，掛起不匹配發(fā)票，掛起未來發(fā)票）對選擇的發(fā)票掛起；對計劃付款掛起。為什么使用掛起？為什么使用掛起？YYYYYYYYNMixed NNYMixed Mixed 標識無效、不正確應(yīng)付帳款負債、匯率差異或分配帳戶的發(fā)票。使用預(yù)算控制時，在發(fā)票分配資金不足或系統(tǒng)不能提供資金檢查時掛起對沒有匯率的外幣發(fā)票掛起。在輸入或調(diào)整發(fā)票時可對發(fā)票人工應(yīng)用掛起。發(fā)票違背了預(yù)定義的匹配標準?！胺峙洳町悺保弧岸惒町悺?；“稅額范圍”對GL日期在將來期間

14、的發(fā)票應(yīng)用此掛起。在支付或過帳發(fā)票前必須提交審批。在發(fā)票工作臺使用Action對發(fā)票審批；在發(fā)票批匯總中使用Approve對發(fā)票審批；從提交請求窗口通過提交應(yīng)付審批程序?qū)Πl(fā)票批審批。使用該功能自動產(chǎn)生不同期段具有相似特征的發(fā)票 （如租金） 特殊日歷特殊日歷創(chuàng)建重復(fù)發(fā)票創(chuàng)建重復(fù)發(fā)票重復(fù)發(fā)票模版重復(fù)發(fā)票模版決定自動待扣稅、重復(fù)發(fā)票和KPI報告的周期。 可指定發(fā)票創(chuàng)建的間隔周期；定義重復(fù)發(fā)票在不同期間的增減比例； 員工費用員工費用輸入費用報銷單輸入費用報銷單發(fā)票引入發(fā)票引入創(chuàng)建費用發(fā)票創(chuàng)建費用發(fā)票批準批準付款付款核銷預(yù)付款核銷預(yù)付款員工費用報銷單:process設(shè)置員工費用報銷單輸入輸入員工和地點輸

15、入員工和地點定義員工為供應(yīng)商定義員工為供應(yīng)商定義費用報銷單模版定義費用報銷單模版打開打開“將員工設(shè)為供應(yīng)將員工設(shè)為供應(yīng)商商”選項，在提交發(fā)票選項，在提交發(fā)票引入時自動從員工建立引入時自動從員工建立為供應(yīng)商為供應(yīng)商在提交發(fā)票引入之前，在提交發(fā)票引入之前，在供應(yīng)商窗口輸入員工在供應(yīng)商窗口輸入員工 可以在線調(diào)整和取消發(fā)票：N發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組N發(fā)票發(fā)票N發(fā)票發(fā)票 - 分錄分錄 - 發(fā)票批組發(fā)票批組N發(fā)票發(fā)票N活動（取消）活動（取消）供應(yīng)商查詢規(guī)則 發(fā)票幣種詳細信息分配詳細信息 付款歷史發(fā)票詳細信息暫掛信息付款計劃N發(fā)票發(fā)票 - 查詢查詢 - 發(fā)票發(fā)票 發(fā)送給供應(yīng)商的支票。發(fā)

16、送給供應(yīng)商的支票。支付從公司其他實體轉(zhuǎn)來的發(fā)票，無需建立付款單據(jù)。支付從公司其他實體轉(zhuǎn)來的發(fā)票，無需建立付款單據(jù)。電子資金轉(zhuǎn)帳至供應(yīng)商開戶銀行。電子資金轉(zhuǎn)帳至供應(yīng)商開戶銀行。委托銀行在將來的特定日期付款給供應(yīng)商。委托銀行在將來的特定日期付款給供應(yīng)商。供應(yīng)商生成的付款單據(jù)，委托銀行在將來的特定日供應(yīng)商生成的付款單據(jù)，委托銀行在將來的特定日期付款給供應(yīng)商。期付款給供應(yīng)商。電子匯款電子匯款記錄在記錄在Oracle系統(tǒng)之外發(fā)生的付款，如支票、電匯。系統(tǒng)之外發(fā)生的付款，如支票、電匯。1。創(chuàng)建即時、單筆付款。創(chuàng)建即時、單筆付款2。使用付款批支付發(fā)票。使用付款批支付發(fā)票。既可用于手工又可用于計算機生成的付款

17、。既可用于手工又可用于計算機生成的付款。手工付款的前提條件：在ORACLE系統(tǒng)外建立付款支付的發(fā)票必須具備以下條件： 經(jīng)過審批、未取消、未暫掛、按發(fā)票列明的貨幣付款銀行帳戶必須使用記錄和組合支付類型的付款單據(jù)。選擇發(fā)票支付從發(fā)票工作臺支付指定計算機生成的付款改變付款貨幣提前付款計算機生成單筆付款的前提條件：為創(chuàng)建計算機生成支票，必須使Allow Online Print Payables 生效支付的發(fā)票必須具備以下條件： 經(jīng)過審批、未取消、未暫掛、按發(fā)票列明的貨幣付款銀行帳戶必須使用計算機生成和組合支付類型的付款單據(jù)。發(fā)票選擇發(fā)票選擇建立付款建立付款付款修改付款修改打印支票或打印支票或創(chuàng)建電子

18、付款創(chuàng)建電子付款確認付款確認付款格式付款格式付款初始化付款批創(chuàng)建和查詢付款批模版修改付款批格式化付款批確定付款批查詢付款信息選擇預(yù)付款核銷發(fā)票選擇發(fā)票核銷預(yù)付款若需要對發(fā)票和費用報告申請預(yù)付款，則選擇臨時付款類型若不需要對發(fā)票和費用報告申請預(yù)付款，則選擇永久付款類型可以把永久付款類型轉(zhuǎn)換為臨時付款類型Invoice:#PP-1000site 2 Date:TodayPO#N/A Terms:ImmediateDescription:Deposit for Sales/Customer Banquet $2,500.00 Total Due $(2,500.00)案例：案例：輸入預(yù)付款輸入預(yù)付款公司準備舉辦銷售和客戶的宴請會，酒店要求公司預(yù)支￥公司準備舉辦銷售和客戶的宴請會，酒店要求公司預(yù)支￥2500。供應(yīng)商已寄來發(fā)票要求相應(yīng)的押金。輸入預(yù)付款。供應(yīng)商已寄來發(fā)票要求相應(yīng)的押金。輸入預(yù)付款。Invoice:#PP1200site 2 Date:TodayPO#N/A Terms:ImmediateDescription:Banquet-for Sales Promotion $6,001.59 Less Deposit Received $(2,500.00)Balance Due