NO23文書(shū)檔案管理制度教學(xué)教材

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。NO23文書(shū)檔案管理制度-第二十三章文書(shū)檔案管理制度在很多企業(yè)尤其是中小公司看來(lái)會(huì)議文書(shū)檔案的管理制度可有可無(wú)影響不大其實(shí)不然即使一個(gè)再小的公司如果對(duì)這些看似瑣碎的方方面面失于管理就會(huì)使公司的運(yùn)作陷入一種無(wú)序的狀態(tài)長(zhǎng)此以往公司的管理勢(shì)必陷入混亂因此要想避免這種后果必須掌握以下幾個(gè)方面一.文印室管理規(guī)定第一條為了加強(qiáng)公司的文件管理特制定本規(guī)定第二條公司的文件有打印必要時(shí)方予打印內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件一般不予打印第三條公司發(fā)文需由起草人定稿抄正經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印一般文

2、件的打印復(fù)印傳真須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理部門(mén)經(jīng)理不在時(shí)可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理第四條私人資料不得在公司打印復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送以免影響公司的正常工作第五條文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作按時(shí)完成任務(wù)對(duì)收到的文件資料應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)人員送發(fā)或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回不得延誤第六條文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念不得隨意將打印復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人不得載留任何文件第七條文印室對(duì)送來(lái)打印復(fù)印傳真的文件資料應(yīng)做好登記并在月終作統(tǒng)計(jì)核算屬業(yè)務(wù)部門(mén)的由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用屬行政管理部門(mén)的統(tǒng)一列行政開(kāi)支第八條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的給予批評(píng)或處元

3、以下罰款屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失處元以上罰款直至辭退第九條本規(guī)定自年月日起執(zhí)行表23-1行文表發(fā)文號(hào)保密區(qū)分絕對(duì)機(jī)密另文呈受文者副本份數(shù)附件發(fā)文號(hào)數(shù)極機(jī)密函機(jī)密令密事由繕校員發(fā)文日期普通傳遞法限時(shí)送特快送快件核辦人核稿人承辦人普通保存年二.文件收發(fā)規(guī)定第一條公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核公司總經(jīng)理簽發(fā)公司本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草辦公室審核總經(jīng)理簽發(fā)第二條文件簽發(fā)后送辦公室統(tǒng)一安排打字打印后送回起草部門(mén)校對(duì)校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印蓋章第三條文件和原稿由辦公室分類(lèi)歸檔保存?zhèn)洳榈谒臈l屬于秘密的文件核稿人應(yīng)該注明秘密字樣并確定報(bào)送范圍秘密文件按保密規(guī)定由專(zhuān)人印制報(bào)送第五條文件

4、統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送送件人應(yīng)將文件內(nèi)容報(bào)送日期部門(mén)接件人等事項(xiàng)登記清楚并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果秘密文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送第六條外來(lái)的文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收并分類(lèi)登記由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)不得積壓遲誤屬急件的應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送第七條傳閱文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)表23-2往來(lái)信函記錄表客戶(hù)或單位:類(lèi)別日期來(lái)去函內(nèi)容處理人回函日期回函內(nèi)容去來(lái)三.公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度第一條全公司公私報(bào)刊外來(lái)郵件外發(fā)公啟函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)第二條外發(fā)函電要求各部門(mén)因公需外發(fā)函電經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午點(diǎn)以前將函件電

5、報(bào)底稿送到收發(fā)室另填寫(xiě)掛號(hào)平信電報(bào)外發(fā)登記表每天下午點(diǎn)以前公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函電清點(diǎn)累計(jì)送交郵局寄發(fā)表233信函寄發(fā)記錄表業(yè)務(wù)類(lèi)公共關(guān)系采購(gòu)類(lèi)總務(wù)類(lèi)發(fā)函日期發(fā)函單位文別內(nèi)容寄發(fā)單位回函日期回函內(nèi)容第三條外來(lái)郵件管理外來(lái)郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)凡掛號(hào)紙包包裹單貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收一般公啟函電和公司內(nèi)職工私人信件由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)私人不明平信一律放到信架信袋內(nèi)由個(gè)人自取不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清及時(shí)分發(fā)不得丟失損壞擱置延誤對(duì)國(guó)外來(lái)函應(yīng)檢查封口郵戳如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收并向郵局反映查明原由凡掛號(hào)信匯款單包裹單貨運(yùn)單等的收件人在收發(fā)室通知發(fā)出后

6、應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單并及時(shí)去郵局取款取件超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)第四條報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)1、報(bào)刊訂購(gòu)訂購(gòu)時(shí)間：上半年下半年（2）訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)名稱(chēng)出版日期單價(jià)訂購(gòu)份數(shù)期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)確認(rèn)無(wú)誤后當(dāng)面繳款開(kāi)票公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外還須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人2、報(bào)刊收發(fā)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類(lèi)清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退任收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)不得耽擱延誤收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為小

7、時(shí)任何人不得進(jìn)入收發(fā)室四.公司文件管理規(guī)定（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用特制訂本制度第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函電來(lái)文同級(jí)函電來(lái)文本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文件資料第三條按照黨政分工的原則全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦歸口管理表234送發(fā)公文登記簿日期文號(hào)收文單位文別事由附件附本回涵內(nèi)容表23-6表格檔案處理工作一覽表部門(mén)表格檔案名稱(chēng)聯(lián)數(shù)負(fù)責(zé)職別表格性質(zhì)完成期限審核職別審核日期日?qǐng)?bào)月報(bào)記錄其他（二）收文的管理第四條公文的簽收凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外后分

8、別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封在簽收和拆封時(shí)收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因?qū)γ芗_(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行信封文件文號(hào)機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)第五條公文的編號(hào)保管兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單并分類(lèi)登記編號(hào)保管須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管不得個(gè)人保存第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由兩辦主任或副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由機(jī)要秘

9、書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文件要月即辦一般函電單據(jù)等分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)天特殊情況例外第七條文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定不得將有密級(jí)的文件帶回家宿舍或公共場(chǎng)所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室閱批文件一般不得超過(guò)天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)

10、責(zé)如有領(lǐng)導(dǎo)批示擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜閱文時(shí)不得抄錄全文不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密文件閱完后應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)切忌橫傳兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦部門(mén)接到文件函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理不得將文件壓放分散如需備查應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定并征得兩辦同意后予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)按照閱文范圍離退休干部一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠(chǎng)部各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上向下發(fā)送正式文件各群眾團(tuán)體部門(mén)需

11、要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿交廠(chǎng)辦審核廠(chǎng)部同意發(fā)文則由廠(chǎng)辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠(chǎng)字發(fā)文對(duì)全廠(chǎng)影響較大涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件須由廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)第九條發(fā)文的范圍凡是以廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件通告決定決議請(qǐng)示報(bào)告編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)均屬發(fā)文范圍廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于公布全廠(chǎng)規(guī)章制度轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營(yíng)管理政治工作生活福利等工作的決定發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項(xiàng)上行文外發(fā)文主要用于對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃

12、請(qǐng)示報(bào)告處理決定同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)技術(shù)人事勞資物資供應(yīng)科研基建經(jīng)營(yíng)管理等事宜在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營(yíng)管理中有關(guān)圖紙技術(shù)文件工藝修改審批工作安排部署傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定一般都不應(yīng)發(fā)文不備查考可以科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函應(yīng)各自編號(hào)備查不用廠(chǎng)部名義發(fā)文（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定各單位需要發(fā)文應(yīng)事先向廠(chǎng)部提出申請(qǐng)廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)主辦單位應(yīng)以國(guó)家法令上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿表23-6表格管理登記

13、表申請(qǐng)單位申請(qǐng)年月日表格名稱(chēng)表格編號(hào)表格用途備考草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)做到情況確實(shí)觀點(diǎn)鮮明條理清楚層次分明文字簡(jiǎn)練標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確書(shū)寫(xiě)工整嚴(yán)禁使用鉛筆圓珠筆紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)文稿擬就后擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題發(fā)送范圍印刷份數(shù)擬稿單位與擬稿人并簽名蓋章標(biāo)定日期和密級(jí)廠(chǎng)辦應(yīng)根據(jù)廠(chǎng)部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神有關(guān)文件規(guī)定對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改對(duì)涂改不清文字錯(cuò)漏嚴(yán)重內(nèi)容不妥格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿經(jīng)廠(chǎng)辦審查修改后的文稿送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容質(zhì)量負(fù)責(zé)對(duì)審核時(shí)修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚需經(jīng)會(huì)簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽文稿審核會(huì)簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的

14、規(guī)定呈送廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠(chǎng)辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對(duì)校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名文件打字后由廠(chǎng)辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)（五）文件的借閱和清退第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還任何人不得將文件帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級(jí)要求限期清退的文件進(jìn)行收繳清退工作一般為

15、月底一小清季末一中清年終一總清如發(fā)現(xiàn)文件丟失必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交保管保密催辦檢查工作（六）文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)工廠(chǎng)報(bào)告申請(qǐng)的批復(fù)廠(chǎng)部發(fā)出的報(bào)告指示決定決議通報(bào)紀(jì)要重要通知工作總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)季度年度報(bào)表等廠(chǎng)長(zhǎng)辦公室廠(chǎng)務(wù)會(huì)工廠(chǎng)管理委員會(huì)中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄廠(chǎng)一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告總結(jié)決議發(fā)言簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄等有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結(jié)果參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件資料及本廠(chǎng)在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等上級(jí)

16、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報(bào)告指示記錄以及本廠(chǎng)向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料反映本廠(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品工廠(chǎng)日志和大事記工廠(chǎng)向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料2、業(yè)務(wù)科室各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料由各業(yè)務(wù)科室群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔第十六條立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容名稱(chēng)作者時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)正本底稿主件附件收集齊全保持文件材料的完整性要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則重要工作重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向檔案館室移交清單一式兩份接交單位各留存一份備查（七）文

17、件的銷(xiāo)毀第十七條對(duì)于多余重復(fù)過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件廠(chǎng)辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由廠(chǎng)辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠(chǎng)監(jiān)視銷(xiāo)毀五.公司文書(shū)管理制度(一)總則第一條為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度第二條所謂文書(shū)是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文報(bào)告會(huì)議決議規(guī)定合同書(shū)專(zhuān)利許可證書(shū)電報(bào)各種賬簿圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與公文第三條全部文書(shū)歸公司所有并收藏任何個(gè)人不得私自占有第四條必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密第五條文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理凡重要事宜的指示請(qǐng)示匯報(bào)報(bào)告?zhèn)鬟_(dá)答復(fù)等等一律以文書(shū)的形式進(jìn)行所有文書(shū)的處置都

18、必須以準(zhǔn)確與迅速為原則必須明確責(zé)任即使在緊急狀況下以口頭或電話(huà)形式處置的事項(xiàng)事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)第六條文書(shū)的管理原則規(guī)定如下:文書(shū)的收發(fā)領(lǐng)取與寄送原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)管理另有文書(shū)管理細(xì)則做出規(guī)定(二)文書(shū)的收發(fā)第七條到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管部門(mén)接收并按下列要點(diǎn)處置一般文書(shū)予以啟封分送各部門(mén)私人文書(shū)不必開(kāi)啟直接送收信人分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)必須立即退回總務(wù)部(三)文書(shū)的處理第八條文書(shū)按機(jī)密程度可分為以下幾類(lèi):絕密指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)秘密指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)表表格登記單圖表名稱(chēng)聯(lián)數(shù)填制單位移送單位功能內(nèi)容性質(zhì)

19、印制日期數(shù)量表格編號(hào)每月用量產(chǎn)品經(jīng)理室自存生管部產(chǎn)品說(shuō)明產(chǎn)品說(shuō)明規(guī)格訂定各產(chǎn)品工程分析表工程分析工程標(biāo)準(zhǔn)品檢標(biāo)準(zhǔn)品檢組品檢標(biāo)準(zhǔn)品檢標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)退料單領(lǐng)料人自存會(huì)計(jì)生管領(lǐng)料憑證領(lǐng)退料名稱(chēng)數(shù)量憑證原物料庫(kù)存卡倉(cāng)庫(kù)物料管理原物料耗用狀況賬卡耗用月報(bào)表自存會(huì)計(jì)生管對(duì)賬控制原物料耗用狀況月報(bào)庫(kù)存月報(bào)表原物料庫(kù)存記錄制造通知單生管自存業(yè)務(wù)生產(chǎn)部派工用制造說(shuō)明原物料說(shuō)明發(fā)工用生產(chǎn)進(jìn)度表生產(chǎn)進(jìn)度生產(chǎn)狀況表自存程序控制用細(xì)步進(jìn)度產(chǎn)量控制工作表完工報(bào)告單自存經(jīng)理室計(jì)算成本原物料工時(shí)品質(zhì)記錄每批報(bào)告品檢日?qǐng)?bào)表品管自存生管品檢狀況各批品檢狀況日?qǐng)?bào)品檢記錄表自存工作表3、機(jī)密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)普通：指非機(jī)密

20、文書(shū)如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重要東西則另當(dāng)別論傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)第九條普通文書(shū)的處理原則如下由部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱回答批辦以及其他必要的處理或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理如果遇到重要或異常事項(xiàng)必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系按上級(jí)指示辦理各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)必須與各部門(mén)商議后方能予以處置第十條機(jī)密文書(shū)的處理原則如下機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理指名或親啟文書(shū)原則上應(yīng)在封面上注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名并由發(fā)文者封緘到達(dá)的指名或親啟文書(shū)原則上由信封上所指名的人開(kāi)啟其他人不得擅自啟封如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者不受本條規(guī)定的約束第十一條

21、文書(shū)的閱覽原則如下某文書(shū)被閱覽后閱覽者必須簽字表示已經(jīng)閱覽完畢如有必要可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū)必須附上傳閱登記簿按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫(xiě)并最終交還文書(shū)主管第十二條與各部門(mén)有關(guān)的文書(shū)在處理意見(jiàn)上如果存在分歧則由文書(shū)的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商如果不能協(xié)商一致上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)由上級(jí)裁決(四)請(qǐng)示審批第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)都必須經(jīng)請(qǐng)示獲得董事會(huì)總裁和常務(wù)董事審查裁決和公文批復(fù)之后方能實(shí)行第十四條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下職務(wù)及重要人事安排各種制度性規(guī)定的變更重要契約的締結(jié)解除與變更訴訟行為與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)示回執(zhí)

22、申請(qǐng)等等土地建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓大額饋贈(zèng)謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支分支機(jī)構(gòu)的增減與升降預(yù)算與決算事宜借款與貸款以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更重要或高額物品的采購(gòu)不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售定期或不定期刊物發(fā)刊修改與廢除以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃其他上述未涉及的重要事項(xiàng)第十五條請(qǐng)示審批者為分公司經(jīng)理以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管第十六條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書(shū)必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌以便能順利實(shí)施第十七條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書(shū)的方式經(jīng)主管呈交總部如果事情緊急允許直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示但事后必須盡快撰寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)第十八條請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容包括標(biāo)題正文理由說(shuō)明和附錄提案文書(shū)應(yīng)

23、一式多份分送有關(guān)部門(mén)如業(yè)務(wù)部門(mén)出版部門(mén)總務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等等第十九條請(qǐng)示提案文書(shū)必須編號(hào)注明起草者或請(qǐng)示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門(mén)并簽名蓋章第二十條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定則以請(qǐng)示提案書(shū)副本替代批復(fù)返回并請(qǐng)示部門(mén)予以執(zhí)行第二十一條請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部保管(五)文書(shū)的制作第二十二條文書(shū)制度要領(lǐng)如下文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要一事一議語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程加以證明必須做出交代必要時(shí)附上相關(guān)資料與文件必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者并署上請(qǐng)示審批提案者姓名對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)修改者必須認(rèn)真審閱原件修改后必須署名第二十三條文書(shū)的起草必須征得主管同意并且在主管有了明確的決定之后

24、進(jìn)行文書(shū)起草只是一個(gè)文書(shū)化的過(guò)程與結(jié)果文書(shū)的草案必須予以保存第二十四條重要文書(shū)必須經(jīng)過(guò)公證并且在正式文書(shū)形成前掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件第二十五條文書(shū)的署名按下列規(guī)定進(jìn)行公司內(nèi)文書(shū)如果是一般往來(lái)文書(shū)只需主管署名如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文書(shū)只需部門(mén)署名如果是重要文書(shū)按責(zé)任范圍由總裁副總裁常務(wù)董事署名或者署有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù)對(duì)外文書(shū)如合同書(shū)責(zé)任狀政府許可申請(qǐng)書(shū)回執(zhí)公告等重要文書(shū)一律署總裁職務(wù)與姓名如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名上列規(guī)定以外的文書(shū)也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名第二十六條文書(shū)的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章副本可

25、以加蓋署名者或所在部門(mén)印章如果文書(shū)署名者不在可加蓋職務(wù)或代理者印章并加蓋具體執(zhí)行者印章替代但在這種情況下文書(shū)存檔前必須加蓋署名者印章以部門(mén)或公司名義起草的文書(shū)在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)必須填寫(xiě)委托申請(qǐng)書(shū)經(jīng)所屬部門(mén)主管認(rèn)可并且加蓋印章之后向總務(wù)部門(mén)提出總務(wù)部主管經(jīng)審核簽名蓋章批準(zhǔn)申請(qǐng)如有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁在需要總裁簽字的情況下手續(xù)同前經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后去印章保管員處加蓋公司印章一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章須經(jīng)主管同意直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋(六)文書(shū)的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送必要時(shí)還須給文秘室以回

26、復(fù)或回執(zhí)調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清發(fā)送或接收單位單位地址以及收件人姓名并且注明快遞郵寄面呈或轉(zhuǎn)交等字樣公司內(nèi)部文書(shū)原則上不作封緘第二十九條各部門(mén)的郵寄文書(shū)必須于發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資明細(xì)賬上做好登記并填寫(xiě)表23-8表格請(qǐng)印申請(qǐng)單第一聯(lián)請(qǐng)印單位存第二聯(lián)存采購(gòu)單位第三聯(lián)存總務(wù)部門(mén)請(qǐng)印單位表格名稱(chēng)用途聯(lián)數(shù)及分送單位式聯(lián)第聯(lián)第2聯(lián)第3聯(lián)請(qǐng)印日期需要日期表格編號(hào)表格格式依舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請(qǐng)印數(shù)量每月耗量使用年數(shù)需校對(duì)否需否(七)文書(shū)的整理與保存第三十條文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理后分為兩類(lèi)保管一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū)另一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)第三十一條全部完結(jié)的文書(shū)分別按所屬部門(mén)文件機(jī)密

27、程度整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯并在文書(shū)保存簿上做好登記歸檔保存第三十二條制度規(guī)定不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)合同書(shū)往來(lái)公文與特許專(zhuān)利等特別重要的文書(shū)由總務(wù)部填寫(xiě)重要文書(shū)目錄后予以保存第三十三條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類(lèi)一類(lèi)是特別重要的文書(shū)直接歸主管保存另一類(lèi)是一般的文書(shū)留存各部門(mén)保管第三十四條文書(shū)的保存年限如下永久保存文書(shū)包括章程股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄重要的制度性規(guī)定重要的契約書(shū)協(xié)議書(shū)登記注冊(cè)文書(shū)股票關(guān)系書(shū)類(lèi)重要的訴訟關(guān)系文書(shū)重要的政府許可證書(shū)有關(guān)公司歷史的文書(shū)決算書(shū)和其他重要的文書(shū)保存十年文書(shū)包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)人事任命文書(shū)獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重

28、要文書(shū)保存五年文書(shū)指不需要保存十年的次重要文書(shū)保存一年文書(shū)指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)如果是調(diào)查報(bào)告原件則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限第三十五條全部重要的機(jī)密文書(shū)一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中第三十六條保存期滿(mǎn)以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的經(jīng)主管決定填寫(xiě)廢除理由和日期之后予以銷(xiāo)毀機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷(xiāo)毀第三十七條如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的結(jié)果第三十八條必須做好重要文件的借閱登記工作并注明歸還日期一切借閱都必須出具借閱證第三十九條在制度難以執(zhí)行時(shí)須與總務(wù)部聯(lián)系由文書(shū)主管做出裁定第四十條本制度自頒布之日起實(shí)施六.公司文書(shū)制作制度第一條

29、適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件除有特殊規(guī)定外一律依照本制度制作發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外也適用本制度第二條名義公務(wù)文件的往來(lái)以各部門(mén)經(jīng)理的名義簽署有些簡(jiǎn)單事項(xiàng)的文件應(yīng)以部門(mén)的名義簽署第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件須逐級(jí)上報(bào)各級(jí)主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫(xiě)出意見(jiàn)注明需呈報(bào)經(jīng)理的理由然后上報(bào)若不需呈報(bào)則在該文書(shū)右上方空白處注明公司部門(mén)的名稱(chēng)文號(hào)年月日第四條文書(shū)格式公務(wù)文件應(yīng)使用楷書(shū)盡可能簡(jiǎn)單準(zhǔn)確陳述理由和經(jīng)過(guò)時(shí)若正文繁復(fù)則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上第五條文件編碼文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號(hào)碼還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日以便處理第六條書(shū)寫(xiě)格式通常在第一

30、行寫(xiě)文號(hào)第二行寫(xiě)文件內(nèi)容的標(biāo)題另起一行寫(xiě)制發(fā)年月日制發(fā)者名稱(chēng)再一行寫(xiě)明收文件人的姓名然后再寫(xiě)文件內(nèi)容在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下通常采取在文件末尾處用后記的形式證明在文件末尾隔一行處寫(xiě)下復(fù)審件的號(hào)碼必要事項(xiàng)年月日及復(fù)審者姓名由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱(chēng)必要時(shí)要寫(xiě)上號(hào)碼和年月日第七條簽署應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)根據(jù)情況只署姓名在文件制發(fā)者個(gè)人或單位的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章作為文件處理的依據(jù)但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位的文件如通知等為了簡(jiǎn)便多采用印制好的印刷品此時(shí)簽名或蓋印可省略第八條封簽上的記錄文件信封上的記錄依照以下各條進(jìn)行在用于普通文件的信封上要寫(xiě)明送達(dá)單位的名稱(chēng)同時(shí)在左

31、側(cè)寫(xiě)上是否加急掛號(hào)等并在其下寫(xiě)上發(fā)文號(hào)碼信封背面寫(xiě)發(fā)文單位秘密文件的信封上除要在正面的左側(cè)寫(xiě)上秘外其他參照第一項(xiàng)必須由收文者親自開(kāi)啟的文件信封上要寫(xiě)姓名并在左側(cè)寫(xiě)上親啟字樣機(jī)密文件要用二層信封內(nèi)封上寫(xiě)文件標(biāo)題外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫(xiě)明秘的字樣文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明秘的字樣本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容除有關(guān)機(jī)密的外簡(jiǎn)易的文件可依照第二條進(jìn)行只要在封面左下角用小號(hào)字印上單位名即可第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定略第十條墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書(shū)寫(xiě)在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張文字應(yīng)清晰可辨第十一條文件種類(lèi)的區(qū)分部門(mén)經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用按以下原則區(qū)別使用不

32、同文種提案，不僅僅是發(fā)出的指令而且希望將其意見(jiàn)進(jìn)行廣泛討論承認(rèn)就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定表23-9定期報(bào)表發(fā)送記錄類(lèi)別：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表名稱(chēng)類(lèi)別報(bào)告提出日期份數(shù)呈送單位日?qǐng)?bào)月報(bào)年報(bào)1、現(xiàn)金收支表隔日或翌月日1副總經(jīng)理2、營(yíng)業(yè)報(bào)告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3、損益表隔月自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4、資產(chǎn)負(fù)債表5、6、7、8、請(qǐng)求所報(bào)內(nèi)容等候裁定報(bào)告關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)申請(qǐng)請(qǐng)求對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)也可用于單方面提出申請(qǐng)第十二條指示類(lèi)文件的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門(mén)經(jīng)理對(duì)下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用指示對(duì)申請(qǐng)請(qǐng)示及要求的答復(fù)傳達(dá)有關(guān)事務(wù)上的指令第十三條電文依靠電信傳達(dá)的文件要求特別簡(jiǎn)明避免使用容易誤解的文字并

33、省略敬語(yǔ)以使電文簡(jiǎn)短電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號(hào)重要的電信文書(shū)在發(fā)出電報(bào)的同時(shí)還應(yīng)將有關(guān)材料以書(shū)寫(xiě)或印刷的方式送交發(fā)件人第十四條本制度自頒布之日起實(shí)施七.公司文書(shū)收發(fā)制度第一條范圍本公司文件本公司及其事務(wù)所之間的書(shū)信文件傳票小包裹等以及公司外文件的收發(fā)分發(fā)等均按本制度執(zhí)行第二條統(tǒng)管部門(mén)文書(shū)的收發(fā)分布等事務(wù)由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理第三條部門(mén)文書(shū)責(zé)任者在部處室中設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)文件的分發(fā)保管等工作第四條文書(shū)的收受對(duì)公司外來(lái)文書(shū)的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)第五條收文的處理收文中除親啟信函掛號(hào)信傳遞證明外其余一般信函應(yīng)全部拆封拆封后以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處將信封附上用

34、別針別在一起收件室將全部收文的收受日期發(fā)文單位發(fā)文者姓名文件標(biāo)題內(nèi)容概要分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在收文簿上并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷(xiāo)第六條審核以及分發(fā)批示總務(wù)部經(jīng)理在對(duì)文件及收文簿加以審核后對(duì)收件室做出分發(fā)批示當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時(shí)如有事務(wù)急需處理可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作第七條分發(fā)收件室將收文簿及文件分發(fā)各部門(mén)各部門(mén)的文書(shū)負(fù)責(zé)人應(yīng)該在收文簿上蓋印簽收第八條處部門(mén)內(nèi)部文書(shū)處理文書(shū)負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印并遞交有關(guān)部門(mén)有關(guān)部門(mén)經(jīng)理閱文后對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示文書(shū)負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給有關(guān)工作人員在文書(shū)承辦量分發(fā)量較大的部門(mén)可設(shè)文書(shū)整理簿并據(jù)此處理文件第九條發(fā)送文書(shū)的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)

35、責(zé)在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理第十條部門(mén)內(nèi)總發(fā)送文書(shū)的處理文書(shū)發(fā)送者在信封上寫(xiě)清收件人地點(diǎn)姓名并注明是否采用掛號(hào)快遞等方式文書(shū)負(fù)責(zé)人將本部門(mén)文件分類(lèi)別請(qǐng)示發(fā)送第十一條發(fā)送的處理總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來(lái)的所發(fā)文的發(fā)文日期發(fā)送地點(diǎn)發(fā)文者名稱(chēng)全名內(nèi)容等項(xiàng)目登記在發(fā)文簿上貼好郵票投遞出去第十二條投遞文件投遞通常一天三次按以下時(shí)間投出：第一次上午十點(diǎn)第二次下午三點(diǎn)第三次下午五點(diǎn)遇有緊急投遞的文書(shū)可不受上述時(shí)間限制第十三條郵票的收付保管郵票購(gòu)入付出保管等情況應(yīng)登記在郵票收付保管明細(xì)表并在年末計(jì)算出余額與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)第十四條公司內(nèi)部的定期專(zhuān)遞不利用國(guó)家郵政而是通過(guò)公司內(nèi)部定期專(zhuān)遞發(fā)送的信函文

36、書(shū)傳票小包裹錢(qián)款以及其他物品的收集和遞送可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專(zhuān)遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)第十五條定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專(zhuān)遞時(shí)各部門(mén)應(yīng)在定期專(zhuān)遞收文簿上登記其內(nèi)容一式二頁(yè)副頁(yè)留存正頁(yè)與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專(zhuān)遞箱定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿作為發(fā)文單位記錄可代替發(fā)文簿每天進(jìn)行整理清點(diǎn)對(duì)于收文部門(mén)定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿可代替收文簿每天進(jìn)行整理清點(diǎn)八.公司文書(shū)處理制度(一)總則第一條范圍本公司文書(shū)處理均按本制度執(zhí)行在特殊情況下的應(yīng)急處理事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)第二條定義本制度所指文書(shū)包括以下內(nèi)容:高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文件部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文件合同書(shū)證券證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)

37、議書(shū)志愿書(shū)違約收文往來(lái)公文專(zhuān)利證明和注冊(cè)登記文書(shū)收支預(yù)算與決算書(shū)賬本票據(jù)憑證各種明細(xì)表各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)往來(lái)書(shū)信電報(bào)任命書(shū)意見(jiàn)書(shū)各種報(bào)告各種統(tǒng)計(jì)表其中與項(xiàng)文書(shū)的處理原則上按會(huì)議決定處理第三條類(lèi)別劃分上述文書(shū)按機(jī)密程度可劃分為以下幾類(lèi):機(jī)密文書(shū)絕密秘密保密普通文書(shū)即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)其他文書(shū)如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍雜志報(bào)紙以及調(diào)查資料類(lèi)的印刷品或復(fù)印謄寫(xiě)物品的第四條適用原則表23-10表格使用狀況調(diào)查表送：送出單位表格管制單位日期年月日名稱(chēng)如為新表請(qǐng)簡(jiǎn)要解釋表號(hào)如為新表免填作用此表之其他部門(mén)表格內(nèi)容有關(guān)事項(xiàng)此表目的及用途是否送出廠(chǎng)外？是否能否用透明窗信封？是否對(duì)現(xiàn)行程序的影響說(shuō)明改變或增加之處資料來(lái)自何處

38、的注出表號(hào)資料送往何處注出表號(hào)此表設(shè)計(jì)將影響其他何表有何其他表需重加設(shè)計(jì)與何表同時(shí)參以使用可以取代何種表注出表號(hào)何表作廢注出表號(hào)現(xiàn)有廢表之處理銷(xiāo)毀新表未使用前仍繼續(xù)使用通知已領(lǐng)出者使用完為止其他處辦理填寫(xiě)用鉛筆鋼筆復(fù)寫(xiě)打字其他填寫(xiě)方式如系機(jī)械注明名稱(chēng)及型式牌特殊裝訂所需級(jí)邊或印刷留紙邊使用情形在辦公室內(nèi)用在工場(chǎng)或庫(kù)房使用在室外用復(fù)制方法油印其他方法領(lǐng)用情形其他副本數(shù)量每日每周每月使用此表需增添新設(shè)備如需要請(qǐng)注明并估計(jì)費(fèi)用是否副本送遞單位數(shù)副本送遞單位名稱(chēng)必需用之單位保存時(shí)間月年處理時(shí)間每月日每月極少每一單位如何填寫(xiě)填寫(xiě)日期及編號(hào)等等蓋圖記等等（1）原234567規(guī)格需用量需印連續(xù)號(hào)碼否請(qǐng)說(shuō)明是

39、否裝訂成冊(cè)是否年量張份份期交貨月數(shù)及數(shù)量本冊(cè)第一次用量使用久暫永久臨時(shí)(多久時(shí)間)交貨日期特殊事項(xiàng)不夠填寫(xiě)時(shí)請(qǐng)用背面簽章申請(qǐng)人日期審核人日期批準(zhǔn)人日期公司各部門(mén)依據(jù)本制度保管與處理本部門(mén)有關(guān)事務(wù)文書(shū)(二)文書(shū)的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書(shū)原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門(mén)接受所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā)普通文書(shū)全部由接受部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封啟封時(shí)編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)注明收發(fā)日期在文書(shū)登記簿上作好登記由接受部門(mén)的主管或者由指定的文書(shū)保管員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)但是不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū)可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)絕密文書(shū)或親啟文書(shū)必須直接送交當(dāng)事者由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置第六條制度時(shí)間外

40、的處理值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū)或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)應(yīng)立即通知秘書(shū)室主任其他次重要文書(shū)只需通知收發(fā)室的主任并按其指示處理所有到達(dá)的文書(shū)值班人員都必須一一作好登記于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室第七條收發(fā)決定所有文書(shū)的接受轉(zhuǎn)交登記與領(lǐng)取事宜都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示第八條設(shè)立信使在文書(shū)的接受與處理過(guò)程中各部門(mén)間經(jīng)常需要相互傳遞文書(shū)因此在文書(shū)檔案室設(shè)一名信使來(lái)回傳遞各類(lèi)文書(shū)(三)文書(shū)的處理第九條處理原則文書(shū)處理的基本原則是準(zhǔn)確與及時(shí)并且明確文書(shū)處理的責(zé)任者第十條成文原則凡重要的往來(lái)交涉都必須形成文書(shū)或形成記錄即使情況特殊也必須事后追憶形成備忘錄第十一條特例對(duì)那些并不重要的事

41、項(xiàng)或者通過(guò)電話(huà)會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)按下列規(guī)定及時(shí)予以處理凡重要事項(xiàng)或者異常事項(xiàng)應(yīng)立即向所在部門(mén)主管做出報(bào)告并逐級(jí)向上請(qǐng)示必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系等候并按照上級(jí)指示處理文書(shū)中涉及的有關(guān)事項(xiàng)如果文書(shū)中涉及的事項(xiàng)與其他部門(mén)有關(guān)必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見(jiàn)再行事在具體處理時(shí)如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合并且其他部門(mén)提供配合需要一定的時(shí)間在這種情況下應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)應(yīng)聽(tīng)取其他部門(mén)的處理意見(jiàn)第十三條防止拖延文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定的事項(xiàng)以

42、防止文書(shū)的處理延遲或停頓如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象應(yīng)立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理第十四條重要文書(shū)的保管機(jī)要或絕密文書(shū)以及其他重要文件必須存放在帶鎖的檔案文件柜中予以嚴(yán)格保管文件柜的存放必須選擇在發(fā)生意外時(shí)能夠安全迅速轉(zhuǎn)移出去放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置(四)文書(shū)的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書(shū)的用紙除特殊情況外原則上采用規(guī)格第十六條字句文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字避免使用艱澀的詞句第十七條文體全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體第十八條復(fù)印絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本在特別有必要的情況下必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份送往何部門(mén)等等第十九條署名在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名特殊情況或有專(zhuān)

43、項(xiàng)指示的情況除外代表公司名義締結(jié)的合同書(shū)往來(lái)公文公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告全部署名董事會(huì)代表對(duì)外廣告及宣傳采用公司名稱(chēng)除此之外的文書(shū)署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名不重要的文書(shū)只需署上經(jīng)辦人姓名(五)文書(shū)整理第二十條編寫(xiě)符號(hào)各種文書(shū)都必須按整理的要求編寫(xiě)符號(hào)表示文書(shū)的類(lèi)別再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)給各文書(shū)排序以便于檢索第二十一條文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用表示部門(mén)名稱(chēng)的符號(hào)用部門(mén)名稱(chēng)的第一個(gè)漢字如制造部門(mén)工藝室用制工表示文書(shū)類(lèi)別直接用絕密密等字樣表示各種文書(shū)按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)同一文書(shū)或同一名稱(chēng)的文書(shū)追加一組自然數(shù)用隔開(kāi)如制工密編號(hào)按年度更新第二十二條填寫(xiě)文書(shū)登記簿所有文書(shū)的

44、符號(hào)與編號(hào)都必須填寫(xiě)在文書(shū)登記簿上第二十三條整理文書(shū)處理完結(jié)之后按文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理將大部分沒(méi)有必要查詢(xún)與翻閱的歸為一類(lèi)進(jìn)行另一類(lèi)需要經(jīng)常查閱的文書(shū)盡管文書(shū)處理已經(jīng)結(jié)束但文書(shū)的效用還沒(méi)有終結(jié)仍需要單獨(dú)整理第二十四條保管文書(shū)整理后大量不重要的文件直接送總務(wù)部門(mén)保管其他少量的重要文書(shū)在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門(mén)妥善保管(六)文書(shū)的送發(fā)與交接第二十五條主管部門(mén)全部文書(shū)的發(fā)送與交接由總務(wù)部負(fù)責(zé)在特殊情況下公司內(nèi)文書(shū)的送發(fā)與交接由相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)第二十六條絕密與親啟文書(shū)絕密與親啟文書(shū)必須加封并在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣的印章第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書(shū)必須在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣

45、印章分別表示可以由專(zhuān)職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交或在書(shū)信接受者不在的情況下留下文書(shū)囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)可以通過(guò)郵寄傳遞的文書(shū)必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)第二十八條填寫(xiě)送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書(shū)按轉(zhuǎn)交郵寄與面呈分別填寫(xiě)送發(fā)登記簿對(duì)于面呈文書(shū)還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過(guò)程的要點(diǎn)以及領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事人簽名蓋章(七)文書(shū)的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室按文書(shū)的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔第三十條編輯行政室按年度把重要的經(jīng)各部門(mén)整理編號(hào)的文書(shū)進(jìn)行匯總分編裝訂成冊(cè)存入檔案會(huì)計(jì)文書(shū)則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)一些不太重要的文書(shū)不必按文書(shū)類(lèi)別編輯只需按年度匯集成冊(cè)第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書(shū)按部門(mén)以文書(shū)

46、的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：永久保存凡屬于規(guī)則指令決議訴訟重要契約證書(shū)統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書(shū)以及員工人事勞資文書(shū)都?xì)w為永久保存文書(shū)保存十年類(lèi)似永久保存文件性質(zhì)沒(méi)有必要永久保存的文書(shū)合議書(shū)志愿書(shū)違約書(shū)往來(lái)公文復(fù)命書(shū)報(bào)告書(shū)和重要往來(lái)信函等等可以保存十年保存五年保存期從編輯日起算次重要且沒(méi)必要保存十年的文書(shū)可保存五年第三十三條廢除保存期滿(mǎn)或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷(xiāo)毀廢除必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)合議報(bào)總裁認(rèn)可由文秘室執(zhí)行如果對(duì)廢除沒(méi)有疑義應(yīng)即刻予以廢除或銷(xiāo)毀九.公司文書(shū)收發(fā)作業(yè)規(guī)范第一條主管部門(mén)本公司所有外來(lái)文書(shū)都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一接受第二條處理方法文秘室按下列

47、規(guī)定處理所到達(dá)的文書(shū)把公司文書(shū)與私人文書(shū)區(qū)分開(kāi)來(lái)由文秘室直接開(kāi)啟送達(dá)的公司文書(shū)并在文書(shū)的空白處加蓋收發(fā)印章注明收發(fā)日期對(duì)于送達(dá)各部門(mén)且不能開(kāi)啟的估計(jì)涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書(shū)以及絕密文書(shū)只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章注明收發(fā)日期收發(fā)印章見(jiàn)圖第三條登記凡符合下列規(guī)定的文書(shū)都必須做好登記（文書(shū)接收登記簿格式如下表所示）在一般文書(shū)或送交部門(mén)的普通文書(shū)中如果判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要的文書(shū)或者夾帶重要物品的文書(shū)專(zhuān)人傳遞送達(dá)的文書(shū)標(biāo)有絕密或親啟字樣的文書(shū)第號(hào)收-發(fā)-文秘科圖23-1收發(fā)印章圖示表23-11文書(shū)接收登記簿格式序號(hào)年月日寄送者姓名重要的事項(xiàng)接收者姓名文書(shū)種類(lèi)簽名蓋章回復(fù)第四條電報(bào)快遞文書(shū)文秘

48、室必須優(yōu)先處理電報(bào)特快專(zhuān)遞類(lèi)文書(shū)不得拖延第五條公休日到達(dá)的文書(shū)凡下班后或者缺席工作時(shí)間以外到達(dá)的文書(shū)一律由值班留守人員接收于此后第一個(gè)工作日早晨移交文秘室第六條分發(fā)文書(shū)的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行寫(xiě)給各部門(mén)的文書(shū)經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門(mén)的主管重要文書(shū)專(zhuān)遞文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)直接送交文書(shū)接受人在接受人不在的情況下囑托部門(mén)主管轉(zhuǎn)交領(lǐng)取文書(shū)者必須在登記簿上簽名蓋章文書(shū)中一切夾帶或附有的物品必須原樣送到當(dāng)事人手中私人信件直接分送本人在特殊情況下也可由代理者領(lǐng)取在必要情況下讓領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章第七條回復(fù)各部門(mén)在接到文書(shū)時(shí)應(yīng)給文秘室一個(gè)回復(fù)表示那些需要回復(fù)的文書(shū)已經(jīng)收到第八條退回分送給各部門(mén)的文書(shū)如果

49、出現(xiàn)差錯(cuò)或不是所在部門(mén)接收的文書(shū)應(yīng)直接退回文秘室再由文秘室處理第九條電報(bào)電話(huà)記錄收到電報(bào)后在文書(shū)登記簿上做好登記接到電話(huà)后填寫(xiě)電話(huà)記錄傳票如下表所示但普通的電話(huà)不必記錄表23-12電話(huà)記錄傳票來(lái)電要點(diǎn)來(lái)電者來(lái)電指名姓名單位地址電話(huà)部門(mén)姓名接電話(huà)時(shí)間月日（上下）時(shí)分接電話(huà)者十.公司重要文件保管處理規(guī)定第一條范圍本公司所有重要文件的收藏保管處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行第二條種類(lèi)重要文件分為以下四種分別處理:最重要文件日常用最重要文件非日常用一般重要文件日常用一般重要文件非日常用其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響的文件一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件日常用文件是指工作人員在日

50、常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考放在辦公桌近旁的文件非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件第三條保管場(chǎng)所在緊急情況下重要文件的收藏保管場(chǎng)所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管但根據(jù)文件的性質(zhì)數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更地下室內(nèi)貴重物品庫(kù)應(yīng)存放對(duì)于公司特別重要的材料各業(yè)務(wù)部門(mén)保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文件地下室倉(cāng)庫(kù)存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件一般重要文件中的日常用部分現(xiàn)場(chǎng)保管在各部室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９苌霞?jí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管表23-13表單填寫(xiě)說(shuō)明書(shū)機(jī)密等級(jí)甲乙丙計(jì)劃填寫(xiě)日期表格名稱(chēng)表格編號(hào)聯(lián)數(shù)傳遞流

51、程各聯(lián)用途說(shuō)明表格性質(zhì)月報(bào)表日?qǐng)?bào)表記錄表聯(lián)絡(luò)表分析表定期報(bào)表不定期報(bào)表記錄卡使用單位印制數(shù)量使用年數(shù)資料保存期限資料來(lái)源及填表說(shuō)明表格審核過(guò)程異常表示方式第四條分類(lèi)保管期限各種重要文件的分類(lèi)保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定對(duì)前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管最重要文件更應(yīng)如此第五條重要文件的另行保管重要的賬票或文件在沒(méi)有其他材料可以替代時(shí)即在確認(rèn)除原件外沒(méi)有其他可以反映其內(nèi)容的文件該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時(shí)需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標(biāo)記辦理另置安全場(chǎng)所保管的有關(guān)手續(xù)第六條保管的主管部門(mén)重要文件的搬出及收藏由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文件的整理保管由總務(wù)部門(mén)承

52、擔(dān)各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄并提交總務(wù)部門(mén)總務(wù)部在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用頻率第七條搬運(yùn)收藏時(shí)間將各業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行但在公司有特別指示時(shí)須遵照?qǐng)?zhí)行正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)第八條倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保管位置收藏文件在倉(cāng)庫(kù)的位置根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門(mén)決定在搬運(yùn)收藏文件時(shí)要注意準(zhǔn)確無(wú)誤地將文件置于各自位置當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大保管場(chǎng)所不足時(shí)應(yīng)預(yù)先與總務(wù)部協(xié)商要求給予增加或變更保管場(chǎng)所第九條銷(xiāo)毀處理對(duì)于保管期滿(mǎn)的文件總務(wù)部門(mén)在征求業(yè)務(wù)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后可予以銷(xiāo)毀第十條向公司外轉(zhuǎn)移對(duì)于重要文件在公司沒(méi)有特別命令時(shí)原則上不

53、允許攜帶搬運(yùn)至公司以外分公司及工廠(chǎng)的文件在無(wú)特別命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行并將期滿(mǎn)文件處理方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門(mén)十一.文書(shū)檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作特制定本制度第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)兼職文書(shū)人員歸檔工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚不得擅自帶走或銷(xiāo)毀(二)文件材料的收集管理第四條堅(jiān)持部門(mén)收集管理文件材料制度各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)兼職文書(shū)人員負(fù)責(zé)管理

54、本部門(mén)的文件材料并保持相對(duì)穩(wěn)定人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文含定稿和兩份打印的正件與附件批復(fù)請(qǐng)示轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件一律由辦公室統(tǒng)一收集管理第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件材料由主辦部門(mén)收集歸卷會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷公司工作人員外出學(xué)習(xí)考察調(diào)查研究參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)旅費(fèi)本公司召開(kāi)會(huì)議由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用第七條各部門(mén)專(zhuān)兼職文書(shū)的職責(zé)了解本部門(mén)的工作業(yè)

55、務(wù)掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍收集管理本部門(mén)的文件材料認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)承辦人員借用文件材料時(shí)應(yīng)積極地提供利用做好服務(wù)工作并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)(三)歸檔范圍第八條重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知報(bào)告決議總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)典型發(fā)言會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄等第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定決議指示命令條例規(guī)定計(jì)劃等文件材料第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)第十三條本公司的各種工作計(jì)劃總結(jié)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)會(huì)議記錄統(tǒng)計(jì)報(bào)表

56、及簡(jiǎn)報(bào)第十四條信訪(fǎng)工作材料第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同協(xié)議書(shū)等文件材料第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)處分的文件材料第十七條本公司職工勞動(dòng)工資福利方面的文件材料第十八條本公司的歷史沿革大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)照片錄音錄像等(四)平時(shí)歸卷第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度對(duì)處理完畢或批存的文件材料由專(zhuān)兼職文書(shū)集中統(tǒng)一保管第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類(lèi)目案卷類(lèi)目的條款必須簡(jiǎn)明確切并編上條款號(hào)第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全加以整理送交本部門(mén)專(zhuān)兼職文書(shū)歸卷第二十二條專(zhuān)兼職文書(shū)

57、人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料按照案卷類(lèi)目條款放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座并在收發(fā)文登記簿上注明(五)立卷案卷質(zhì)量要求第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范保證案卷質(zhì)量立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷編目第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)別不同的價(jià)值便于保管和利用第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整第二十六條在歸檔的文件材料中應(yīng)將每份文件的正件與附件印件與定稿請(qǐng)示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件多種文字形成的同一文件分別立在一起不得分開(kāi)文電應(yīng)合一立卷絕密文電單獨(dú)立卷少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系也可隨同絕密文電立卷第二十七

58、條不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行表23-14檔案封面卷宗脊背卷宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)二年裝訂線(xiàn)檔案室卷宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)單位名稱(chēng)歸檔部門(mén)名稱(chēng)(卷名)案卷類(lèi)目中的條款號(hào):歸檔時(shí)的案卷號(hào)自年月日起至年月日止本卷內(nèi)共張根據(jù)檔案材料保管期限表第條保管年檔案室卷宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起即批復(fù)在前請(qǐng)示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后其他文件材料依其形成規(guī)律

59、或特點(diǎn)應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)第三十條永久長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)的字跡要工整卷內(nèi)目錄放在卷首第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)若無(wú)情況可說(shuō)明也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)備考表應(yīng)置卷尾第三十二條案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)字跡要工整清晰第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式案卷裝訂裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷案卷應(yīng)用三

60、孔一線(xiàn)封底打活結(jié)的方法裝訂第三十四條案卷各部分的排列格式軟卷封面含卷內(nèi)文件目錄一文件一封底含備考表以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒置于檔案柜內(nèi)保存第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施十二.公司檔案管理辦法第一條依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法結(jié)合公司實(shí)際情況特制訂本辦法第二條公司檔案工作的基本原則是集中管理與分散管理相結(jié)合以集中管理為主即公司文書(shū)檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理檔案已交辦公室的除外分別由有關(guān)部門(mén)管理以便于及時(shí)利用維護(hù)檔案的完整與安全公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件材料由承辦單位主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件資料及時(shí)歸檔第三條公司辦公室設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案工作受上級(jí)部門(mén)檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督和檢查負(fù)責(zé)管