轉(zhuǎn)型時(shí)期高職院校學(xué)生檔案管理的問題及對策分析

1、轉(zhuǎn)型時(shí)期高職院校學(xué)生檔案管理的問題及對策分析在高職院校當(dāng)中，由于學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)息息相關(guān)，可以讓用人單位在招錄學(xué)生時(shí)客觀全面的理解學(xué)生。另外，高職院校在通過對學(xué)生檔案深化的分析與研究之后，在高職院校進(jìn)展教育與教學(xué)決策時(shí)，學(xué)生檔案可作為重要的參考根據(jù)，由于現(xiàn)今有許多高職院校的前身是中專學(xué)校，因此在根底設(shè)施方面具有缺乏之處。近年來，國家較為注重開展高職教育，并不斷劃撥給高職院校專項(xiàng)教育開展扶持資金，但是由于現(xiàn)今高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷拓展的趨勢，直接造成了教育經(jīng)費(fèi)入不敷出的現(xiàn)象。導(dǎo)致了高職院校投入到檔案建立的經(jīng)費(fèi)較少，導(dǎo)致了當(dāng)前高職院校檔案工作出現(xiàn)了開展滯后的情況。按照本校開展的現(xiàn)實(shí)狀況，筆者對于本

2、校學(xué)生檔案管理工作提出了自身的一些見解。一、高職院校學(xué)生檔案管理問題1、高職院校學(xué)生檔案的管理制度不健全。多年來，學(xué)生高職院校檔案缺乏必要的管理制度。雖然國家對高職院校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件，如?普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定?、?學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)那么?、?學(xué)校校園秩序管理假設(shè)干規(guī)定?等對學(xué)生的學(xué)籍、入學(xué)注冊轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、成績考核、畢業(yè)、獎懲等都作了比擬明確的規(guī)定。但其中并沒有涉及高校學(xué)生檔案的詳細(xì)管理，更沒有一項(xiàng)明確專門的規(guī)定。目前大局部高職院校的學(xué)生檔案管理比擬混亂，管理部門職責(zé)不明確：有的是學(xué)生處管，有的是系里管，學(xué)生的黨團(tuán)組織檔案又是團(tuán)委或組織部門管；這些學(xué)生檔案也是分散在各系當(dāng)中。由于學(xué)生檔案

3、形成時(shí)間周期比擬長，從入學(xué)登記到畢業(yè)要經(jīng)過幾年的時(shí)間，而且檔案材料相對分散，形成檔案管理無序、專業(yè)人員缺乏、各自為政的場面。2、學(xué)生檔案的管理形式及內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)。伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)高速開展的趨勢，高職教育也獲得了較好的開展，出現(xiàn)了許多的高職院校。高職院校出現(xiàn)大都有下述幾類情況：第一、現(xiàn)今的高職院校是由原來的中專學(xué)校、技校獨(dú)立的直接進(jìn)展升格；第二、現(xiàn)今的高職院校是由原來的幾所中專學(xué)校、技校共同合并辦學(xué)進(jìn)展升格；第三、現(xiàn)今的高職院校是由原來的教育學(xué)院或是播送電視大學(xué)進(jìn)展升格；第四、新設(shè)立的高職院校。當(dāng)前的高職院校具有多元化的辦學(xué)來源，在學(xué)生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面就必然會具有多樣化。因此，在學(xué)生檔

4、案在管理的內(nèi)容與形式方面必須具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前多數(shù)高職院校尚未明確確定標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生檔案的管理內(nèi)容，從而造成學(xué)生檔案搜集不齊全、管理不標(biāo)準(zhǔn)、利用不及時(shí)的現(xiàn)狀。高職院校學(xué)生檔案形成于多個職能部門，來源分散、內(nèi)容豐富是其主要特點(diǎn)。高職院校學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)包含了學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況。3、學(xué)生檔案管理未能施行現(xiàn)代化管理。目前還沒有推出一套完好適用、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件。大多數(shù)高職院校學(xué)生檔案管理形式陳舊，仍采取傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理和利用形式，檔案從搜集到整理、立卷、歸檔大局部都是通過手工操作來完成。計(jì)算機(jī)錄入案卷的目錄大都處于起步階段，學(xué)生檔案的全文錄入以及多媒體數(shù)據(jù)庫還是空白，現(xiàn)

5、代化的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，沒有真正建立起來，給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大的困難，學(xué)生檔案管理體制、管理形式上存在的問題，必然產(chǎn)生了學(xué)生檔案的管理落后于形勢開展的這種狀況，也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，從而限制了學(xué)校檔案館效勞功能的發(fā)揮。二、新形勢下學(xué)生檔案管理的有效對策1、建立健全檔案管理制度。高職院校應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際情況來建立健全檔案工作管理制度，來進(jìn)一步提升檔案工作的實(shí)效性。高職院校應(yīng)設(shè)立檔案工作的專門的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)展網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，設(shè)立學(xué)校檔案室，學(xué)校的各個管理部門以及各個院系等，都必須配置兼職的檔案管理員，促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)展。檔案工作指導(dǎo)機(jī)構(gòu)必需要注重涉及檔案管理工作當(dāng)

6、中各方面的問題，對于檔案管理工作進(jìn)展有效的改良與完善，從而有效的提升高職院校檔案管理工作的實(shí)效性。2、檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。高職院校想要構(gòu)建起科學(xué)合理的檔案管理工作制度，進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案的各項(xiàng)工作。應(yīng)對各個管理部門以及各個院系的檔案管理工作進(jìn)展績效考核，對于工作開展較好的部門或是院系，要進(jìn)展一定的精神或是物質(zhì)的獎勵。立足于學(xué)校實(shí)際工作情況，來制定出科學(xué)合理的檔案管理制度，從日常的檔案管理、檔案保密、檔案查閱、檔案綜合運(yùn)用等各個方面都要制定出行之有效的管理制定，讓學(xué)校的檔案管理工作充分表達(dá)出統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)高職院校檔案管理工作的持續(xù)深化。3、學(xué)生檔案信息化的管理。為了可以高效的管理學(xué)校檔案

7、，高職院?？蓪W(xué)生檔案進(jìn)展信息化管理，而要到達(dá)此目的，就必須有效的做到下述幾點(diǎn)：第一、應(yīng)在學(xué)校檔案館構(gòu)建起檔案信息化中心，來對全校電子文件進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化管理。第二、建立本校的官網(wǎng)，并設(shè)立檔案信息查詢的網(wǎng)頁，進(jìn)一步做好學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化效勞平臺。為相關(guān)的政府部門、用人單位、以及本校的師生們提供檔案的信息化查詢與利用，想要有效的促進(jìn)學(xué)校檔案進(jìn)展信息化管理工作獲得全面提升，就必須對檔案館的設(shè)施與設(shè)備進(jìn)展有效的更新。當(dāng)前大多數(shù)學(xué)校檔案館計(jì)算機(jī)中心設(shè)備簡陋，專用效勞器容量小，速度慢，還沒有裝備小型機(jī)組，無專用掃描機(jī)器、電子閱讀設(shè)備、無網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件等等。遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢高校開展的需要，亟待學(xué)校加大資金投入，加快高校檔案信息化步伐，改良效勞方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，全面提升高校檔案館現(xiàn)代化管理程度和整體效勞才能。本文由論文聯(lián)盟搜集整理三、結(jié)語總之，在當(dāng)前進(jìn)一步做好高職院校學(xué)生檔案工作，既符合于社會與高職院校自身開展的實(shí)際需要，同時(shí)也可以有效的滿足高職院校檔案工作開展的的實(shí)際需要。在當(dāng)前高等教育的高速開展趨勢下，高職院校必須立足于自身的教育與教學(xué)特點(diǎn)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變與更新檔案的效勞與運(yùn)用理念，借助于創(chuàng)新效勞途徑、創(chuàng)新檔案管理方式方法、進(jìn)一步提升檔案管理工作人員