如何打造高效時(shí)間管理

打造高效時(shí)間管理

主訓(xùn)導(dǎo)師黃蕊

黃蕊

中國企業(yè)培訓(xùn)師聯(lián)合會(huì)培訓(xùn)總監(jiān)

北京職協(xié)培訓(xùn)師專業(yè)委員會(huì)委員

中國教育戰(zhàn)略發(fā)展協(xié)會(huì)理事

北京博躍興華文化傳播公司咨詢顧問

北京川石圣管理咨詢公司總經(jīng)理

才博客戶管理研究院高級(jí)講師中國注冊(cè)高級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師

能做什么？核心課程高品質(zhì)溝通打造職業(yè)規(guī)劃金鑰匙時(shí)間管理情緒管理贏在大學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)感恩父母與愛同行職場(chǎng)禮儀做自己的主人就要先學(xué)會(huì)做時(shí)間的主人忙！茫！盲！亡以下是一個(gè)正常人的時(shí)間帳目表

正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的時(shí)間

項(xiàng)目每天耗時(shí)40年耗時(shí)結(jié)余

睡眠8小時(shí)13.3年26.7年

一日三餐2.5小時(shí)4.2年22.5年

交通1.5小時(shí)2.5年20年

電話1小時(shí)1.7年18.3年

看電視上網(wǎng)3小時(shí)5年13.3年

看報(bào)、聊天3小時(shí)5年8.3年

刷牙、洗臉、洗澡1小時(shí)1.7年6.6年

休假、白日夢(mèng)、鬧2小時(shí)3.3年3.3年

情緒、身體不適真正工作的時(shí)間只有3.3年！?。。?！你了解時(shí)間嗎？

時(shí)間是什么？醫(yī)生說：時(shí)間就是生命商人說:時(shí)間就是金錢教師說:時(shí)間就是知識(shí)農(nóng)民說：時(shí)間就是豐收科學(xué)家說：時(shí)間就是創(chuàng)新運(yùn)動(dòng)員說：時(shí)間就是記錄改革家說：時(shí)間就是速度。。。。。。。。。。?！皶r(shí)間就是效率”“時(shí)間就是金錢”“時(shí)間就是生命”“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”

時(shí)間是由過去、現(xiàn)在、未來組成的。時(shí)間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線?！俄f氏大詞典》無法取取代供給毫毫無彈彈性供給最最公平平無法蓄蓄積無法失失而復(fù)復(fù)得時(shí)間的的5大特征征什么是是“時(shí)時(shí)間管管理””？“時(shí)間間管理理”所所探索索的是是如何何減少時(shí)時(shí)間浪浪費(fèi)，以便便有效效地完完成既既定目目標(biāo)。。由于于時(shí)間間所具具備的的四個(gè)個(gè)獨(dú)特特性，，所以以時(shí)間間管理理的對(duì)對(duì)象不不是““時(shí)間間”，，它是是指面面對(duì)時(shí)時(shí)間而而進(jìn)行行的““自管理理者的的管理理”。時(shí)間管管理的的歷史史演進(jìn)進(jìn)第一代代時(shí)間間管理理（備備忘錄錄型））優(yōu)點(diǎn)：：應(yīng)變變能力力很強(qiáng)強(qiáng)且沒沒有壓壓力缺點(diǎn)：：較隨隨意，，忽略略整體體規(guī)劃劃時(shí)間管管理的的歷史史演進(jìn)進(jìn)第二代代時(shí)間間管理理(記事簿簿規(guī)劃劃與準(zhǔn)準(zhǔn)備,）優(yōu)點(diǎn)：：追蹤蹤約會(huì)會(huì)，事事件達(dá)達(dá)成率率比較較高缺點(diǎn)：：產(chǎn)生生凡事事安排排的習(xí)習(xí)慣時(shí)間管管理的的歷史史演進(jìn)進(jìn)第三代代時(shí)間間管理理（強(qiáng)強(qiáng)調(diào)價(jià)價(jià)值規(guī)規(guī)劃，，制定定優(yōu)先先順序序）優(yōu)點(diǎn)：：以價(jià)價(jià)值為為導(dǎo)向向，提提高生生產(chǎn)率率缺點(diǎn)：：忽略略了自自然法法則，，缺乏乏遠(yuǎn)見見時(shí)間管管理的的歷史史演進(jìn)進(jìn)第四代代時(shí)間間管理理（自自然法法則和和羅盤盤理論論）優(yōu)點(diǎn):以原則則為中中心，，以人人生方方向?yàn)闉槟繕?biāo)標(biāo)缺點(diǎn)：：一生的的時(shí)間間管理理——72歲人的的一生生★吃飯------六年年★工作------十十四年年★娛樂------六年年★走路------五五年★開會(huì)------三年年★打電話話------兩年年★學(xué)習(xí)------四年年★睡覺------二二十一一年★個(gè)人衛(wèi)衛(wèi)生------七七年★找東西西------一年★其他------三年善用時(shí)時(shí)間，，就是是善用用生命命時(shí)間安安排測(cè)測(cè)試表表—測(cè)測(cè)你你的時(shí)時(shí)間安安排是是否合合理下面用用最簡(jiǎn)簡(jiǎn)單的的辦法法測(cè)試試你是是否能能掌握握時(shí)間間，你你只需需回答答“YES””或”NO””1、你你通通常常工工作作很很長(zhǎng)長(zhǎng)時(shí)時(shí)間間嗎嗎？？2、你你通通常常把把工工作作帶帶回回家家嗎嗎？？3、你你感感到到很很少少花花時(shí)時(shí)間間去去做做你你想想做做的的事事嗎嗎？？4、如如果果沒沒有有完完成成你你所所希希望望做做的的工工作作，，你你是是否否有有負(fù)負(fù)罪罪感感？？5、即即使使沒沒有有出出現(xiàn)現(xiàn)嚴(yán)嚴(yán)重重問問題題或或危危機(jī)機(jī)，，你你也也經(jīng)經(jīng)常常感感到到工工作作有有很很多多壓壓力力？？6、你你的的案案頭頭有有許許多多并并不不重重要要但但長(zhǎng)長(zhǎng)時(shí)時(shí)間間未未處處理理的的文文件件嗎嗎？？7、你你經(jīng)經(jīng)常常在在做做重重要要工工作作時(shí)時(shí)被被打打斷斷嗎嗎？？8、你你經(jīng)經(jīng)常常占占用用用用餐餐時(shí)時(shí)間間工工作作嗎嗎？？9、在在上上個(gè)個(gè)月月里里，，你你是是否否忘忘記記一一些些重重要要的的約約會(huì)會(huì)？？10、你你時(shí)時(shí)常常把把工工作作推推到到最最后后一一分分鐘鐘，，然然后后很很努努力力地地去去做做完完它它們們嗎嗎？？11、你你覺覺得得找找借借口口推推延延你你不不喜喜歡歡做做的的事事容容易易嗎嗎？？12、你你總總是是感感到到需需要要做做一一些些事事情情而而保保持持繁繁忙忙嗎嗎？？13、當(dāng)當(dāng)你你長(zhǎng)長(zhǎng)休休了了一一段段時(shí)時(shí)間間，，你你是是否否有有負(fù)負(fù)罪罪感感？？14、你你常常無無暇暇閱閱讀讀與與工工作作有有關(guān)關(guān)的的書書籍籍？？15、你你是是否否太太忙忙于于一一些些瑣瑣碎碎的的事事而而沒沒有有去去做做與與目目標(biāo)標(biāo)一一致致的的大大事事？？16、你你是是否否有有沉沉醉醉于于過過去去的的成成功功或或失失敗敗之之中中而而沒沒有有著著眼眼于于未未來來？？總結(jié)結(jié)你你的的時(shí)時(shí)間間掌掌控控12-16個(gè)““YES””救命命??！你在在時(shí)時(shí)間間管管理理上上需需要要改改進(jìn)進(jìn)8-12個(gè)““YES””當(dāng)心心??！你需需要要重重新新審審視視你你的的時(shí)時(shí)間間行行動(dòng)動(dòng)指指南南4-8個(gè)““YES””可以以！！方向向正正確確，，但但需需要要提提高高沖沖勁勁0-4個(gè)““YES””恭喜喜?。?jiān)持持并并保保留留你你的的方方法法時(shí)間間殺殺手手分分類類有形形（（自自覺覺地地））接打打電電話話會(huì)議議打擾擾溝通通不不足足,信息息不不暢暢閱讀讀文文件件及及郵郵件件交通通堵堵塞塞QQ偷菜菜，，植植物物大大戰(zhàn)戰(zhàn)僵僵尸尸時(shí)間間殺殺手手分分類類無形形的的（（不不自自覺覺的的））1、無無目目標(biāo)標(biāo)，，欠欠缺缺周周詳詳?shù)牡挠?jì)計(jì)劃劃2、拖拖延延3、不不懂懂分分辨辨緩緩急急先先后后4、善善忘忘5、過過分分注注重重細(xì)細(xì)節(jié)節(jié)6、不不懂懂授授權(quán)權(quán)7、猶猶豫豫不不決決8、欠欠缺缺組組織織9、不不懂懂得得說說不不10、健健康康欠欠缺缺時(shí)間管理現(xiàn)狀分析表內(nèi)容項(xiàng)目自我表現(xiàn)能力鑒定從容應(yīng)對(duì)突發(fā)時(shí)間

強(qiáng)（）弱（）總是先處理重要事件，雖然這些事件并不緊急

強(qiáng)（）弱（）授權(quán)別人

強(qiáng)（）弱（）學(xué)習(xí)保持彈性

強(qiáng)（）弱（）快速高效向別人學(xué)習(xí)

強(qiáng)（）弱（）通過自我激勵(lì)來高效使用時(shí)間

強(qiáng)（）弱（）培養(yǎng)走向成功的良好思維

強(qiáng)（）弱（）及早進(jìn)入自己的生活角色

強(qiáng)（）弱（）在安排工作時(shí)，把類似的工作集中起來，以便消除重復(fù)的活動(dòng)

強(qiáng)（）弱（）擺脫例行公事（瑣碎事務(wù)）

強(qiáng)（）弱（）無論從事任何活動(dòng)，都預(yù)先設(shè)法把各種打擾的次數(shù)、影響和持續(xù)的時(shí)間縮減到最低限度

強(qiáng)（）弱（）避免在高峰期乘車、購物、進(jìn)餐

強(qiáng)（）弱（）積極休閑

強(qiáng)（）弱（）在疲勞之前提前休息

強(qiáng)（）弱（）不固執(zhí)于解決不了的問題，把問題記下來，讓潛意識(shí)和時(shí)間去解決

強(qiáng)（）弱（）有效效時(shí)時(shí)間間管管理理的的策策略略時(shí)間間管管理理的的第第一一策策略略———目目標(biāo)標(biāo)管管理理與與計(jì)計(jì)劃劃哈佛佛大大學(xué)學(xué)有有一一個(gè)個(gè)非非常常著著名名的的25年跟跟蹤蹤調(diào)調(diào)查查：：對(duì)對(duì)象象是是一一群群智智力力、、學(xué)學(xué)歷歷、、環(huán)環(huán)境境都都差差不不多多的的年年輕輕人人，，調(diào)調(diào)查查發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)：：27%的人人沒沒有有目目標(biāo)標(biāo)60％目目標(biāo)標(biāo)模模糊糊10％有有清清晰晰但但較較短短期期的的目目標(biāo)標(biāo)3％有有清清晰晰且且長(zhǎng)長(zhǎng)期期的的目目標(biāo)標(biāo)目標(biāo)標(biāo)是是前前進(jìn)進(jìn)的的羅羅盤盤25年后后調(diào)調(diào)查查發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)：：社會(huì)會(huì)最最底底層層，，抱抱怨怨整整個(gè)個(gè)社社會(huì)會(huì)社會(huì)會(huì)的的中中下下層層面面安安穩(wěn)穩(wěn)地地生生活活與與工工作作成為為各各行行業(yè)業(yè)的的專專業(yè)業(yè)人人士士成為為社社會(huì)會(huì)各各界界的的頂頂尖尖人人士士27%的人人沒沒有有目目標(biāo)標(biāo)60%目標(biāo)標(biāo)模模糊糊10%有清清晰晰但但較短短期期目目標(biāo)標(biāo)3%有清清晰晰且且長(zhǎng)期期的的目目標(biāo)標(biāo)目標(biāo)標(biāo)更更明明確確時(shí)間間更更有有序序思考考更更全全面面工作作更更有有效效抉擇擇更更正正確確行動(dòng)動(dòng)更更積積極極潛能能更更發(fā)發(fā)揮揮成就就更更卓卓越越目標(biāo)標(biāo)在在時(shí)時(shí)間間管管理理中中的的作作用用目標(biāo)標(biāo)體體系系的的SMART原則則Specific––具體體的的Measurable-可量量度度的的Achievable-可達(dá)達(dá)成成的的Realistic–現(xiàn)實(shí)實(shí)性性TimeBound–有時(shí)時(shí)限限如何何有有效效的的分分解解目目標(biāo)標(biāo)剝洋洋蔥蔥法法即時(shí)時(shí)目目標(biāo)標(biāo)大目目標(biāo)標(biāo)中期期目目標(biāo)標(biāo)長(zhǎng)期期目目標(biāo)標(biāo)大目目標(biāo)標(biāo)小目目標(biāo)標(biāo)更小小目目標(biāo)標(biāo)即時(shí)時(shí)目目標(biāo)標(biāo)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)目目標(biāo)標(biāo)設(shè)定定目目標(biāo)標(biāo)如何何有有效效的的分分解解目目標(biāo)標(biāo)多杈杈樹樹法法目標(biāo)子目目標(biāo)標(biāo)子目目標(biāo)標(biāo)子目目標(biāo)標(biāo)如何何由由目目標(biāo)標(biāo)到到計(jì)計(jì)劃劃工作作方方法法的的三三段段論論目標(biāo)方法行動(dòng)計(jì)劃計(jì)劃是從從目標(biāo)到到方法的的橋梁如何由目目標(biāo)到計(jì)計(jì)劃計(jì)劃工作作的一般般程序描述組織織、個(gè)人人的使命命和宗旨旨評(píng)估當(dāng)前前情況制定計(jì)劃劃目標(biāo)估量現(xiàn)狀狀和目標(biāo)標(biāo)間的差差距實(shí)施結(jié)果果評(píng)估實(shí)施計(jì)劃劃方案制定計(jì)劃劃方案預(yù)測(cè)未來來情況制定應(yīng)急急計(jì)劃5W2H法我有八位位好朋友友，肯把把萬事指指導(dǎo)我。。你若想想問其姓姓名，名名字不同同都姓何何：何事事、何故故、何人人、何時(shí)時(shí)、何地地、何去去、何如如，好像像弟弟和和哥哥。。還有一一個(gè)西洋洋派，姓姓名顛倒倒叫幾何何。若向向八賢常常請(qǐng)教，，雖是笨笨人不會(huì)會(huì)錯(cuò)。制定計(jì)劃劃是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)一切目目標(biāo)的起起點(diǎn)時(shí)間管理理的第二二策略——分清清工作的的輕重緩緩急四大類型型工作原原則A（碎石型型的事務(wù)務(wù)）◆危機(jī)◆急迫的的問題◆有期限限壓力的的計(jì)劃B(石塊型事事務(wù)）◆準(zhǔn)備事事項(xiàng)◆發(fā)掘新新機(jī)會(huì)◆規(guī)劃◆改進(jìn)產(chǎn)產(chǎn)能◆預(yù)防工工作C（細(xì)沙型型的事務(wù)務(wù)）◆不速之之客的接接待◆某些電電話、文文件的處處理◆某些湊湊熱鬧的的活動(dòng)◆某些必必要而不不重要的的會(huì)議D（水型的的事務(wù)））◆細(xì)瑣、、忙碌的的工作◆一些可可做不可可做的雜雜事◆一些不不必要的的應(yīng)酬◆浪費(fèi)時(shí)時(shí)間的事事重要不重要緊急不緊急1急2重3輕4緩縮小擴(kuò)大減少避免重要緊急不重要不緊急●快刀斬?cái)貋y麻●做好計(jì)計(jì)劃●交代他他人辦理理●不做或或拒絕重要不重要緊急不緊急20%65%15%﹤1%案例分析析一天下午午，天馬馬行空公公司的生生產(chǎn)部經(jīng)經(jīng)理馬大大哈正在在參加公公司召開開的企業(yè)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)戰(zhàn)略研討討會(huì)，由由于晚上上要陪女女朋友過過生日，，他心里里盤算著著這件事事。突然然收到手手機(jī)短信信，有兩兩個(gè)同學(xué)學(xué)從外地地出差來來此，約約馬大哈哈晚上參參加同學(xué)學(xué)聚會(huì)。。這時(shí)主主持人宣宣布，由由于會(huì)議議時(shí)間緊緊，請(qǐng)全全體與會(huì)會(huì)人員晚晚上要參參加分組組討論。。剛一散散會(huì)，另另一車間間的一名名班長(zhǎng)滿滿頭大汗汗跑進(jìn)會(huì)會(huì)場(chǎng)，拉拉著馬大大哈就往往外跑，，原來幾幾名工人人與運(yùn)輸輸部門的的幾個(gè)搬搬運(yùn)工發(fā)發(fā)生糾紛紛，現(xiàn)在在打起來來了，車車間主任任和在場(chǎng)場(chǎng)保安制制止不了了，只要要請(qǐng)班長(zhǎng)長(zhǎng)來找馬馬經(jīng)理假如你是是馬大哈哈，此時(shí)時(shí)此刻你你該怎么么辦？80/20原則時(shí)間管理理的第三三策略——養(yǎng)成成良好的的習(xí)慣如何養(yǎng)成成良好的的習(xí)慣1、隨時(shí)記記錄、及及時(shí)存盤盤、及時(shí)時(shí)丟棄2、一日之之計(jì)在于于昨夜3、系統(tǒng)化化工作4、馬上行行動(dòng)5、避開高高峰期6、避免爭(zhēng)爭(zhēng)論7、學(xué)會(huì)速速讀時(shí)間管理理的第四四策略——敢于于說“NO”拒絕的基基本原則則快速反應(yīng)應(yīng)，馬上上決斷注意國人人的“講講面子”婉言謝絕絕，而非非強(qiáng)力拒拒絕動(dòng)之以情情，曉之之于理提供良好好的建議議提供替代代的辦法法時(shí)間管理理的第五五大策略略——簡(jiǎn)潔潔美化辦辦公環(huán)境境讓辦公室室變整潔潔的9大技巧1、打掃、、清洗和和整理你你的辦公公桌。不不同的文文件夾使使用不同同的顏色。2、列出每每天要做做的事3、使用一一種日歷歷4、在事情情發(fā)生一一周前，，就要在在你的日日歷上記記下標(biāo)記記，寫上上這個(gè)事件要準(zhǔn)準(zhǔn)備的東東西5、列出你你的目標(biāo)標(biāo)清單6、選擇一一個(gè)或兩兩個(gè)想今今年完成成的目標(biāo)標(biāo)7、丟掉幾幾年來都都未曾使使用過的的辦公用用品8、更新記記錄卡9、整理桌桌子和周周圍的共共組環(huán)境境混亂不堪堪的辦公公桌整潔有序序的辦公公桌時(shí)間管理理的第六六策略——有效效授權(quán)有效授權(quán)權(quán)的好處處贏得時(shí)間間增強(qiáng)員工工的責(zé)任任感增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)隊(duì)的凝聚聚力在工作中中，員工工才能獲獲得能力力、經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)和信心心提高員工工的工作作滿意度度和自我我價(jià)值感感可以使員員工積極極參與經(jīng)經(jīng)營管理理中得其人方方授權(quán)——選擇合合適人員員增其能后后授權(quán)——輔導(dǎo)培培訓(xùn)人員員察其行穩(wěn)穩(wěn)授權(quán)——試行觀觀察人員員授權(quán)三原原則時(shí)間管理理的第七七策略——高效效會(huì)議有效會(huì)議議八戒條條1、不開沒沒有明確確議題的的會(huì)2、不開有有許多議議題的會(huì)會(huì)3、不開沒沒有準(zhǔn)備備的會(huì)4、不開可可開可不不開的會(huì)會(huì)5、不要無無關(guān)的人人參加6、不要做做離題的的發(fā)言7、不要做做重復(fù)性性的發(fā)言言8、不要馬馬拉松式式會(huì)議——議而不決決時(shí)間管理理的第八八策略——善于于應(yīng)對(duì)打打擾打擾時(shí)間間的5PPeople（人）：：同事、、上級(jí)Phone（電話））：煲電電話粥Paper（文件））：信件件、文件件、郵件件Peripheralvision（視力所所及的環(huán)環(huán)境干擾擾）：雜雜亂的辦辦公司、、辦公桌桌周圍堆堆放的雜雜物Personal（自我打打擾）：：開小差差、與別別人聊天天應(yīng)對(duì)打擾擾的方式式婉轉(zhuǎn)拒絕絕適當(dāng)推遲遲盡量減少少事先阻止止時(shí)間管理理的第九九策略——改善善拖延改善拖延延方法記取“過過去”，，把握““現(xiàn)在””，放眼眼“未來來昨天是一一張已被被注銷的的支票，，明天是一一張尚未未到期的的本票，，今天則是是隨時(shí)可可運(yùn)用的的現(xiàn)金。。請(qǐng)善用它它！總結(jié)希望你能能夠:看到自己己的問題題在那里里要改變生生活的習(xí)習(xí)慣和工工作方式式訂立目標(biāo)標(biāo),策略,行動(dòng)去應(yīng)應(yīng)付每一一個(gè)挑戰(zhàn)戰(zhàn)在自己所所能控制制的情況況下,把握每分分鐘在不能完完全自己己控制的的情況下下,把負(fù)面的的影響減減到最低低講師：黃黃蕊電話：郵箱：謝謝大家家9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、雨中黃黃葉樹，，燈下白白頭人。。。22:51:0322:51:0322:5112/23/202210:51:03PM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2222:51:0322:51Dec-2223-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。22:51:0322:51:0322:51Friday,December23,202213、乍見見翻疑疑夢(mèng)，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2222:51:0322:51:03December23,202214、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā)，，舊舊國國見見青青山山。。。。23十十二二月月202210:51:03下下午午22:51:0312月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月2210:51下下午12月-2222:51December23,202216、行動(dòng)出成果果，工作出財(cái)財(cái)富。。2022/12/2322:51:0322:51:0323December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時(shí)時(shí)，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點(diǎn)的的射線向前前。。10:51:03下下午10:51下午22:51:0312月-229、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時(shí)時(shí)停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Friday,December23,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。22:51:0422:51:0422:5112/23/202210:51:04PM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小努力力的積積累。。。12月月-2222:51:0422:51Dec-2223-Dec-2212、世間間成事事，不不求其其絕對(duì)對(duì)圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。22:51:0422:51:0422:51Friday,December23,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2222:51:0422:51:04December23,202214、意志堅(jiān)堅(jiān)強(qiáng)的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。23十十二月202210:51:04下下午22:51:0412月-2215、楚塞三湘湘接，