ISO文件控制與管理課件

文件控制與管理培訓

2012年2月

各位同事：大家好！歡迎參加

－文件控制與管理培訓課程

課程介紹課程目標了解對文件控制和管理的要求如何建立公司的文件管理制度文件控制與管理的運作課程安排（見培訓計劃）組織研討學習行動感受分享文件信息及其承載媒體信息：有意義的資料規(guī)范：闡明要求的文件程序文件程序：為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑記錄：闡明所取得結果或提供所完成活動的證據(jù)的文件19001中闡明文件的作用：

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動。

a)重復性和可追溯性；

b）提供客觀證據(jù)；

c）評價質量管理體系的有效性和持續(xù)的適宜性；

d）文件的形成本身不是目的，它應是一項增值的活動。

◆目的

通過對與公司經(jīng)營活動有關文件的編制、評審、發(fā)放（包括外來文件）、標識、使用、保管、更改、歸檔、作廢實施控制，確保在各相關部門使用文件為有效版本?！舴?/p>

圍

適用于所有與公司經(jīng)營活動有關文件（任何媒體形式）外來文件（包括:來自行業(yè)管理部門指導文件、專業(yè)技術文件、國家法律法規(guī)、電腦軟件等）?！粑募芾韱T的職責

1、確保文件發(fā)布前得到批準，且是充分與適宜的；

2、確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；

3、確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；

4、確保文件保持清晰、易于識別；

5、確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；

6、防止作廢文件的非預期使用，對作廢的保留文件進行標識。定義歸口控制部門（人）1、行政人力部王琛負責質量文件的發(fā)布、發(fā)放、存檔等總歸口控制。2、各部門經(jīng)理助理或文員負責本部門的相關文件的編制和使用保管。3、各部門負責人為本部門質量工作第一責任人，負有指導、督促、配合等職責。概念管理標準---對公司標準化領域中需協(xié)調統(tǒng)一的管理事項所制定規(guī)范性文件。一個人不需要標準標準=正確的過程+正確的結果標準是一種特殊的文件包括：范圍、引用標準（文件）、定義、職責、管理內容、記錄管理標準科學學性、適用性性要求組織到墻；職責到底；流程到邊；控制到點讓不參與標準準編寫的人員都能能看懂標準，清楚如如何執(zhí)行文件控制和管管理的要求1、文件的結構構層次、文件件的分類2、文件的編寫寫、文件的審審核與批準要要求3、文件與記錄錄的標識、文文件與記錄的的編號4、文件與記錄錄的檢索要求求、記錄的保保存期限規(guī)定定5、文件的分發(fā)發(fā)與回收管理理要求6、文件的版本本控制與變更更管理要求7、外來文件的的管理要求8、作廢文件的的管理要求等等受控文件和非非受控文件的的定義：受控文件：受控文件是是“非受控文文件”的對稱稱。凡是能夠產生生多個修改狀狀態(tài)或多個版版本的文件都都是受控文件件。也就是說說凡是存在修修改和換版的的文件就是受受控文件。受受控文件主要要是控制使用用文件的唯一一有效版本。。一般來說這這些文件是長長期使用并始始終處于修改改和換版狀態(tài)態(tài)的文件，如如：公司經(jīng)營方針針目標、程序文件、、各種規(guī)章制制度等。非受控文件：非受控文件是是“受控文件件”的對稱。。凡是不存在修修改和換版的的文件都是非非受控文件。。這些文件一一般情況下都都是一次性使使用，而且使使用的時間較較短，并在使使用過程中不不用修改和換換版。如：審審核計劃、停電通知等等。文件控制兩個批準●文件發(fā)布前得得到批準，以以確保文件是是充分與適宜宜的；●必要時對文件件進行評審與與更新，并再次批準；四個確?！翊_保文件的更更改和現(xiàn)行修修訂狀態(tài)得到識別別；●確保在使用處處可獲得有效版本的適用文件；；●確保文件保持持清晰、易于識識別；●確保外來文件得到識別，并并控制其分發(fā)發(fā)；一個防止防止作廢文件件的非預期使用，若因任何原原因而保留作作廢文件時，，對這些文件件進行適當?shù)牡臉俗R。天津濱海旺輝輝工程咨詢有有限公司體現(xiàn)文件控制制程序文件編號：QP4.2-01編制：版本：G審核：分發(fā)號：批準：有效版本文件編號樣例文件發(fā)布前得到批準更改單號修訂狀態(tài)生效日期09-14D2009.7.2211-15E2011.11.18文件修改狀態(tài)態(tài)紀錄狀態(tài)得到識別別樣例◆文件的編制與與批準●公司制訂的管管理性、技術術性文件由相關部門編寫。文件發(fā)布前由由編寫部門填寫文件審批批單，經(jīng)部門經(jīng)理審審核后，報總經(jīng)理批準后實施?！駥τ趪曳ǚ煞ㄒ?guī)、行行業(yè)管理部門門指導文件等等,作為外來文件件進行管理。。（外來文件審批批，并識別其其適用性）◆文件的發(fā)布和和使用●文件由人力行政部統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)發(fā)放時應標明明唯一的分發(fā)發(fā)號?！裨寮埌嫖募４嬖谌肆π姓浚靖鞑块T以以電子格式下發(fā)。文件發(fā)放到到相關部門時時應填寫“文件發(fā)放、回回收登記表”，由接收人人簽收并登記記?！裢鈦砦募筛鞑块T相關責責任人負責接收后統(tǒng)一上傳人力行政部進行文件識別，登記“外來文件清單”，經(jīng)總經(jīng)理理審批后，轉入相關部門執(zhí)行；●各部門質量人員應將公司發(fā)放的文件和和資料，及時時登記入“有效文件清單單”，以掌握有有效版本使用用，人力資源部負責登記整個公司司的“有效文件清單單”，對文件每每年至少清查查一次，并注明其其有效狀態(tài)。?！窀鞑块T質量人人員應對質量文件資料妥妥善保保管和使用用，嚴防防丟失誤刪?！舯匾獣r時對文文件評評審與與更新新●文件在在實施施中如如需要要修改改或更更新，，必須須進行行評審審，由由原制訂訂部門門負責更更改，，原審批批部門門負責審審批。。若由由其它部部門審審批時時，須獲獲得原原審批批部門門的有關背背景資資料?！裎募臅r時，由由申請請部門門填寫寫“文件更更改申申請單單”，表表明更更改的的內容容?！裎募牡母母慕?jīng)審審批后后，同同原文件件發(fā)放放范圍圍一致發(fā)發(fā)放，，同時時收回回原文文件并并做好好收、、發(fā)記記錄，，填寫寫“文件發(fā)發(fā)放、、回收收登記記表”。●確保文文件的的更改改和現(xiàn)現(xiàn)行修修訂狀狀態(tài)得得到識識別。?！舴乐棺髯鲝U、、失效效文件件的非非預期期使用用●作廢文文件由由人力行行政部部及時回回收并并做好好記錄錄，確確保防防止誤誤用。。文件件進行行作廢廢處理理時，，填寫寫“文件銷銷毀記記錄單單”，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準后后予以以銷毀毀，并并做好好登記記?！袢缫蚍ǚㄒ?guī)或或積累累知識識需保保留的的作廢廢文件件，由由部門門負責責人上上報人力行行政部部，標明明“作廢廢留存存”，，并并分開開保存存?！粑募牡慕栝嗛啞癖竟舅鞠嚓P人員可可向人力行行政部部借閱管管理性性或技技術性性文件件和資資料。。涉及公公司機機密文件不不得外外借，，顧客借閱文件，，須經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準。?！窠栝單奈募氻毺顚憣憽拔募杞栝啞?、復制制登記記表”。23編制審批首版文件發(fā)放簽收使用更改評審審批N版發(fā)布作廢回收文件控制流程分發(fā)號號N版文件作廢無效文件有效文文件清清單文件審審批表表24外來文文件控控制流流程收集識別確認發(fā)放簽收使用獲取新新版本確認舊版回收適用的的外來文文件外來文文件清清單外來文文件新版版本作廢（無效效）版本◆文件的的分類類●管理性性文件件：管理制度、、管理理規(guī)定、、工作流流程、各種記錄?！窦夹g性性文件件：各部門門工作作流程程、作業(yè)指指導書書、操操作規(guī)規(guī)定、、技術標準……?！裢鈦砦奈募褐竾H際標準準、國國家標標準、、行業(yè)業(yè)標準準等從從外部部獲取取的文文件、、資料料……?！粑募牡木幪柼枴窆芾硇孕晕募篏L/×××-□□□●技術性性文件件：JS/×××-□□□××----文件編編制部部門(“GS””--表示公司“XS”表示示銷售售部，，“FW”表示示服務務部“PJ”表示示配件件部……)□□----表示該該部門門文件件的順順序號號。例：整車銷銷售管管理規(guī)規(guī)定GL/XS-01●外來文文件沿沿用原原編號號（如：：……）?！衿渌奈募捎筛髀毬毮懿坎块T自自行編編號，，報人力行行政部部備案。。新文件件發(fā)行行：A）經(jīng)相相關人人員審審核B）交文文控受受控發(fā)發(fā)行C）電子子文檔檔發(fā)送送給文文控D）登錄錄部門門文件件清單單受控文文件的的修改改：A）文件件更改改申請請單；；B）各相相關人人員審審核；；C）文件件分發(fā)發(fā)回收收記錄錄；D）作廢廢文件件的處處理。。……業(yè)務部部門：：◆…………………………………….管理規(guī)定◆企業(yè)傳傳播指指導方方針◆新客戶戶的客客戶聯(lián)聯(lián)系流流程◆顧客抱抱怨（（投訴訴）處處理工工作流流程舉例例人力資資源：◆各級人人員崗位職職能描描述、績效效體系系◆員工內內、外部培培訓管管理規(guī)規(guī)定(培訓、、計劃劃記錄錄)◆新進員員工培培訓管管理規(guī)規(guī)定◆HR目標體體系文文件課間間休休息息記錄錄：：是一一種特特殊文文件。。表現(xiàn)在在：當當記錄錄尚未未填寫寫時，，一張張空白白表格格，仍仍屬于于文件件；一一旦填填寫完完成了了就起起到了了提供供所完完成活活動的的證據(jù)據(jù)的作作用，，這是是就轉轉變?yōu)闉橛涗涗?。記錄可可以是是表格格、圖圖表、、報表表等不不同表表現(xiàn)形形式，，也可可以是是照片片、電電子媒媒體等等不同同媒介介形式式。有效文件清清單部門：序號文件編號文件名稱備注序號文件編號文件名稱備注1***************制度2***************規(guī)定有效文件清清單部門：業(yè)務部文件件記錄錄35記錄控制標識貯存檢索保存期限處置每種記錄表表格有唯一一的名稱和和編號環(huán)境條件：：防蛀蟲、、防潮、防防損壞、防防丟失易查找，包包括對編目目、歸檔和和查閱的要要求根據(jù)產品特特點，法規(guī)規(guī)要求及項項目要求決決定保存期期過期記錄的的銷毀需需登記、批批準記錄是闡明明所取得的的結果或提提供所完成成活動的證證據(jù)的文文件質量記錄編號————根據(jù)年/月/日數(shù)量的多多少填寫要求————清晰晰、涂改要要簽章、禁禁紅鉛筆等等保存期限按按《質量記記錄清單》》按量月/年裝訂成冊冊，標識清清楚，妥善善保存保存到期的的記錄銷毀毀———文文件處置申申請單質量記錄的的借閱————文件借借閱申請單單1、文件發(fā)放、、回收登記記表2、文件更改申申請單3、文件（記錄）銷毀記錄單單4、文件借閱、、復制登記記表5、有效文件清清單6、外來文件清單7、文件審批批表8、質量記錄錄清單9、…………………涉及記錄文件名稱*********制度文件編號****編制部門****業(yè)務部門版

本A審核人意

見

審核人：

年

月

日批準人意

見

批準人：

年

月

日審批文件發(fā)放范圍文件發(fā)布實施時間備

注文件審批表表序號文件編號文件名稱備注1*************制度2******有效文件清清單部門：****業(yè)業(yè)務部門序號文件名稱章節(jié)編碼條款號修改內容摘要修改人修改日期批準人文件更改申申請單序號文件名稱文件編號版本號使用部門外來文件清清單序號記錄名稱記錄編號保存期限保存部門1文件審批表XS/ZJ-01-103年文件借閱、、復制登記記表文件發(fā)放、、回收登記記表時間文件名稱編號版本借/復份數(shù)簽名歸還時間備注序號文件名稱文件編號版次分發(fā)號發(fā)放記錄回收記錄備注簽收日期數(shù)量簽收日期數(shù)量文件（記錄錄）銷毀記記錄單文件名稱文件編號版次保管部門保管者保存期限銷毀理由銷毀內容銷毀日期

銷毀者

申請人部門負責人總經(jīng)理

質量記錄清單無人審批文文件不接收收，副本文文件不能再再復印。各部門文件件管理人員員調職、離離職或請假假時須提前前把文件交交接清楚，，并做好交交接手續(xù)（（根據(jù)該部部門最新的的“文件清清單”）。。公司所有新新發(fā)放/更改的文件件統(tǒng)一由文文控負責編編號，部門門不得私自自編號。所有須受控控的文件必必須經(jīng)過文控下發(fā)，部門門不得私自自發(fā)放。部門新制定定的受控文文件，須將將電子檔提提交文控處處，由文控控統(tǒng)一格式式、編號，，受控分發(fā)發(fā)。部門文件管管理員除其其原有職責責外，還須須負責部門門文件的接接收、歸檔檔、建立目目錄、日常常維護等工