合同管理規(guī)定

合同管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、公平公正、誠實(shí)守信、防范風(fēng)險(xiǎn)的原則。在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，保障公司的合法權(quán)益，維護(hù)公司的良好形象。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。合同管理委員會(huì)由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：審議合同管理制度、流程及重大合同；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理部門公司[具體部門名稱]為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度、流程；組織合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作；建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類、編號、歸檔管理；定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題；協(xié)助處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。3.合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。其主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請；負(fù)責(zé)合同的起草、修改和補(bǔ)充，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整；組織合同談判，與對方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行協(xié)商，爭取有利的合同條件；按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同履行情況，處理合同履行中的問題；向合同管理部門提交合同履行情況報(bào)告，配合合同管理部門做好合同管理工作。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程申請：合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對方當(dāng)事人等基本情況，并提交相關(guān)背景資料。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門。審核：合同管理部門收到申請表后，對合同的合法性、合規(guī)性、可行性、嚴(yán)密性等進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，是否與公司利益相符等。對于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和法律專業(yè)人員進(jìn)行會(huì)審，并出具審核意見。會(huì)簽：合同審核通過后，合同承辦部門將合同草案及相關(guān)資料提交其他相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對合同涉及的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行審核，并提出意見。會(huì)簽完成后，合同承辦部門將合同草案及會(huì)簽意見一并返回合同管理部門。審批：合同管理部門根據(jù)會(huì)簽意見，對合同草案進(jìn)行修改完善后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素，做出審批決定。對于重大合同，需經(jīng)合同管理委員會(huì)審議通過。簽訂：合同經(jīng)審批同意后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批后的合同草案一致，雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）齊全、有效。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同原件一式多份，分別送交合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門存檔。2.合同文本要求合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。合同條款應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等基本內(nèi)容。對于特殊合同，還應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和具體情況，約定其他必要條款。合同中涉及的金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵數(shù)據(jù)應(yīng)明確、具體，不得模糊不清或留有空白。如有需要，可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字和中文大寫同時(shí)表述，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章）。簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤合同承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤工作，及時(shí)了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。在合同履行過程中，應(yīng)定期向合同管理部門提交《合同履行情況報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、已履行的義務(wù)、未履行的義務(wù)及原因、對方當(dāng)事人的履行情況等。2.合同變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)填寫《合同變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門。合同管理部門對變更申請進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同變更經(jīng)審批同意后，合同承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人簽訂《合同變更協(xié)議》，作為原合同的補(bǔ)充文件。3.合同解除管理合同履行過程中如需解除合同，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)填寫《合同解除申請表》，說明解除合同的原因、依據(jù)、對公司的影響等，并提交相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門。合同管理部門對解除申請進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同解除經(jīng)審批同意后，合同承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人簽訂《合同解除協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同糾紛處理在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理部門，并積極采取措施解決糾紛。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和法律專業(yè)人員對糾紛進(jìn)行分析研究，制定解決方案。對于重大合同糾紛，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、合同檔案管理1.合同歸檔范圍公司簽訂的各類合同及與合同相關(guān)的文件、資料，包括合同草案、審核意見、會(huì)簽記錄、審批文件、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、履行情況報(bào)告、糾紛處理記錄等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行歸檔管理。2.合同編號規(guī)則合同管理部門應(yīng)建立統(tǒng)一的合同編號規(guī)則，對合同進(jìn)行分類編號。合同編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。合同編號一般由年份、部門代碼、合同類別代碼、順序號等組成。例如：20XX[部門代碼][合同類別代碼]00X，其中20XX表示年份，[部門代碼]表示合同承辦部門代碼，[合同類別代碼]表示合同類別代碼，00X表示順序號。3.合同歸檔要求合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料整理齊全，移交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，并建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂日期、履行情況等。合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)安全、防火、防潮、防蟲、防盜。合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。查閱合同檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案內(nèi)容。如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人同意，并注明用途。六、合同監(jiān)督與考核1.合同監(jiān)督合同管理部門應(yīng)定期對合同簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于違反合同管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.合同考核公司建立合同管理考核制度，對合同承辦部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、合法性、合規(guī)性，合同履行的情況，合同糾紛的處理情況，合同檔案的管理情況等?？己私Y(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對合同